Ongelma tai haaste, johon toimintamalli vastaa
Lähtötilanteessa terveyden- ja sairaanhoidon työvoimaresurssien hallinta perustui hajautettuihin Excel-pohjaisiin ratkaisuihin, jotka eivät tukeneet tiedolla johtamista tai ajantasaista kokonaiskuvaa henkilöstön työpanoksesta. Tämä vaikeutti resurssien tehokasta kohdentamista ja työvuorosuunnittelua. Kehitettävä Resurssihallinta-sovellus vastaa tähän haasteeseen kokoamalla tiedot yhteen järjestelmään ja tukemalla strategista päätöksentekoa.
Toimintamalli linkittyy Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialueen järjestämissuunnitelmaan ja palvelustrategiaan, joissa korostetaan digitalisaation hyödyntämistä, toiminnanohjauksen kehittämistä ja resurssien vaikuttavaa käyttöä. Sovellus tukee myös hoitotakuun toteutumista ja palveluiden yhdenvertaista saatavuutta alueellisesti.
Toimintamallin kohderyhmä ja sen tarpeet
Toimintaympäristöä muovaavat hoitotakuulainsäädännön muutokset, väestön ikääntyminen ja alueelliset erot palvelutarpeessa. Kehittämistä ohjaavat hyvinvointialueuudistus, hoitovelan purku, resurssien tehokas kohdentaminen sekä digipalveluiden hyödyntäminen.
Asiakasnäkökulma: Asiakkaat odottavat sujuvaa ja oikea-aikaista hoitoa. Resurssien epätasainen jakautuminen ja näkyvyyden puute voivat viivästyttää palvelua ja heikentää hoitokokemusta.
Ammattilaisnäkökulma: Henkilöstö kokee kuormitusta epäselvistä työvuoroista ja resurssien riittämättömyydestä. Tarvitaan työkaluja, jotka tukevat työn suunnittelua ja vähentävät manuaalista työtä.
Organisaation näkökulma: Hajanaiset järjestelmät ja Excel-pohjaiset ratkaisut eivät tue tiedolla johtamista. Tarvitaan yhtenäinen järjestelmä, joka mahdollistaa läpinäkyvän ja tehokkaan resurssien hallinnan.
Yhteiskunnallinen näkökulma: Väestön ikääntyminen ja hoitotakuun kiristyvät vaatimukset edellyttävät tehokasta resurssien käyttöä. Digitaaliset ratkaisut ovat keskeisiä palveluiden saatavuuden ja vaikuttavuuden parantamisessa.
Kohderyhmä: Toimintamallin kohderyhmänä ovat Pohteen terveyden ja sairaanhoidon toimialueen johtajat ja päälliköt, jotka vastaavat henkilöstöresurssien suunnittelusta ja johtamisesta.
Asiakasymmärrys: Kehitystyössä on hyödynnetty laajasti kohderyhmän asiantuntemusta ja käytännön kokemuksia. Johtajien ja päälliköiden näkemyksiä on kerätty eri kehitysvaiheissa, ja heidän tarpeensa ovat ohjanneet ratkaisujen suunnittelua.
Osallistaminen: Kohderyhmä on ollut aktiivisesti mukana kehittämisessä muun muassa työpajojen, palautekierrosten ja testauksen kautta. Heidän palautteensa on vaikuttanut sovelluksen toiminnallisuuksiin ja käyttökokemukseen, ja osallistaminen on ollut keskeinen osa kehitysprosessia.
Strateginen yhteys: Asiakasymmärryksen kerryttäminen ja osallistaminen tukevat Pohteen strategiaa, jossa korostetaan osaamisen ja resurssien jakamista, vaikuttavaa johtamista ja henkilöstön osallistumista kehittämistyöhön.
Toimintamallille asetetut tavoitteet
Resurssihallinta-sovelluksen käyttöönotolla tavoitellaan parannuksia terveyden ja sairaanhoidon palveluiden työvoimaresurssien hallintaan. Hajautetut Excel-pohjaiset ratkaisut korvataan yhtenäisellä järjestelmällä, joka kokoaa tiedot yhteen ja tarjoaa ajantasaisen näkymän henkilöstön työpanoksen jakautumisesta. Tämä mahdollistaa:
- Tiedolla johtamisen: Esihenkilöt ja johto voivat tehdä perusteltuja päätöksiä resurssien kohdentamisesta.
- Työvuorosuunnittelun tehostamisen: Lääkärien ja hoitajien työvuorot voidaan suunnitella keskitetysti ja joustavasti.
- Palveluiden saatavuuden parantamisen: Hoitoon pääsy nopeutuu ja hoitotakuun toteutuminen helpottuu.
- Yhdenmukaisten toimintamallien käyttöönoton: Alueelliset erot palveluiden järjestämisessä vähenevät.
- Digitaalisten ratkaisujen hyödyntämisen: Sovellus tukee myös etäpalveluiden ja digitaalisen ajanvarauksen kehittämistä.
Strategisesti muutos tukee Pohteen palvelustrategiaa, talouden tasapainottamista ja hoitovelan purkua sekä vastaa lainsäädännön vaatimuksiin hoidon tarpeen arvioinnin ja yhteydensaannin osalta.
Toimintamallin keskeiset edellytykset
Resurssihallinta-sovelluksen käyttöönotto edellyttää vaiheittaista juurruttamista, johon sisältyy päätöksenteko, esihenkilöiden ja pääkäyttäjien nimeäminen, koulutusten järjestäminen, viestintä sekä osaamisen varmistaminen. Sovelluksen suunnittelussa ovat olleet tiiviisti mukana loppukäyttäjät, erityisesti terveyden ja sairaanhoidon toimialueen johtajat ja päälliköt. Tämä tukee ratkaisun juurtumista osaksi arjen toimintaa.
Kehittämisen tarve on noussut vahvasti käytännön haasteista, kuten hajanaisista resurssienhallinnan menetelmistä ja tiedolla johtamisen puutteista. Sovellus vastaa näihin haasteisiin tarjoamalla yhtenäisen ja ajantasaisen näkymän henkilöstöresursseihin.
Käyttöönoton onnistuminen edellyttää riittäviä resursseja: aikaa koulutuksiin ja perehdytykseen, henkilöstön työpanosta sekä teknistä ja sisällöllistä osaamista. Juurruttaminen etenee vaiheittain, ja sitä tuetaan ohjauksella, dokumentaatiolla ja jatkuvalla seurannalla. Vakiintuminen varmistetaan mittareiden ja palautteen avulla sekä johdon sitoutumisella ja käyttäjien osallistamisella.
