Suomi.fi viestien käyttöönotto, Kainuun hyvinvointialue (RRP, P4, I1b)
Suomi.fi viestien käyttöönotto, Kainuun hyvinvointialue (RRP, P4, I1b)
Toimintamallin keskeinen sisältö on Suomi.fi-viestien integrointi LifeCare-ohjelmistoon Kainuun hyvinvointialueella. Tavoitteena on vahvistaa digitaalista viestintää ja vähentää paperipostia ja manuaalista postitus työtä.
Toimintamallin nimi
Toimintamallin keskeinen sisältö on Suomi.fi-viestien integrointi LifeCare-ohjelmistoon Kainuun hyvinvointialueella. Tavoitteena on vahvistaa digitaalista viestintää ja vähentää paperipostia ja manuaalista postitus työtä.
Kuva
Toimintamallin perusidea on siirtää terveydenhuollon ajanvaraus- ja kutsuviestintä paperipostista hallitusti sähköiseen muotoon integroimalla Suomi.fi-viestit potilastietojärjestelmä LifeCaren osaksi. Kyse ei ole pelkästä teknisestä ratkaisusta, vaan koko viestintäprosessin yhtenäistämisestä ja digitalisoinnista: ajanvarauskirjeet ja liitteet päivitetään sähköiseen muotoon, lähettämiskäytännöt yhdenmukaistetaan ja yksiköt valmistellaan käyttöönottoon ennen teknistä aktivointia. Ratkaisu vähentää manuaalista työtä ja paperipostia, nopeuttaa asiakasviestintää ja varmistaa tietoturvallisen viestinnän, samalla tehden näkyväksi käyttöönoton kriittiset edellytykset, kuten digitaalisen vastauskanavan tarpeen.
Poliittiset tekijät:
- Sosiaali- ja terveydenhuollon uudistus: Kainuun hyvinvointialueen ICT-muutosvalmistelussa toteutetaan sosiaali- ja terveydenhuollon sekä pelastustoimen järjestelmien muutokset vastaamaan hyvinvointialueen tarpeita. Tämä uudistus on osa laajempaa kansallista sosiaali- ja terveydenhuollon uudistusta, joka vaikuttaa merkittävästi toimintaympäristöön.
Yhteiskunnalliset tekijät:
- Digitalisaation edistäminen: Kainuun hyvinvointialueen strategiana on lisätä digitaalista asiointia osana palvelujaan. Tämä parantaa digitaalista asiointia ja helpottaa sekä asiakkaiden että ammattilaisten arkea ottamalla Suomi.fi-palvelu käyttöön terveyspalveluissa.
Lainsäädännölliset tekijät:
- Tietoturva ja tietosuoja: Suomi.fi-viestien käyttöönotto edellyttää tiukkojen tietoturva- ja tietosuojavaatimusten noudattamista. Tämä varmistaa, että kaikki viestit toimitetaan turvallisesti ja luottamuksellisesti
- Ilmoittajansuojelulaki: Tämä laki antaa suojaa eräiden väärinkäytösten ilmoittajille, jotka työnsä yhteydessä havaitsevat Euroopan unionin tai kansallisen oikeuden rikkomista.
Taloudelliset tekijät:
- Kustannussäästöt: Digitaalinen viestintä vähentää paperipostin tarvetta ja siihen liittyviä kustannuksia, kuten postituskuluja ja hallinnollista työtä.
Kulttuuriset tekijät:
- Avoimuus ja luotettavuus: Kainuun hyvinvointialueen toiminnassa korostetaan avoimuutta ja luotettavuutta. Palveluista ja muutoksista tiedotetaan avoimesti, ja asiakassuhteiden perustana on luottamus.
Sosiaaliset tekijät:
- Asiakaskokemus: Parantamalla digitaalista viestintää ja vähentämällä paperipostia, asiakaskokemus paranee. Tämä mahdollistaa nopeamman ja tietoturvallisen viestinnän asiakkaiden kanssa.
Ympäristötekijät:
- Kestävä kehitys: Digitaalinen viestintä tukee kestävää kehitystä vähentämällä paperinkulutusta ja siihen liittyviä ympäristövaikutuksia.
Nämä tekijät yhdessä muodostavat toimintaympäristön, jossa Suomi.fi-viestien integrointi LifeCare-ohjelmistoon Kainuun hyvinvointialueella tapahtuu.
Toimintamallin ensisijainen kohderyhmä ovat Kainuun hyvinvointialueen terveydenhuollon yksiköt, jotka lähettävät asiakkaille ajanvaraus- ja kutsukirjeitä, kuten poliklinikat, kuvantamisen palvelut, psykiatria ja suun terveydenhuolto. Välillinen kohderyhmä ovat näiden palvelujen asiakkaat sekä asiakkaiden asioita hoitavat valtuutetut, kuten omaiset ja edunvalvojat, joille viestit toimitetaan Suomi.fi-palvelun kautta lainsäädännön mukaisesti.
Asiakasymmärrystä on kertynyt erityisesti valmisteluvaiheessa käytyjen yksikkökohtaisten keskustelujen, kirjepohjien ja liitteiden tarkastelun sekä palautteen kautta. Työn aikana tunnistettiin, että asiakkaiden näkökulmasta viestinnän selkeys, ajantasaisuus ja luotettavuus ovat keskeisiä, ja että paperiposti aiheuttaa viiveitä ja epävarmuutta erityisesti ajanvarauksiin liittyvissä tilanteissa. Samalla havaittiin, että kaikilla asiakkailla ei ole valmiuksia tai mahdollisuutta käyttää sähköisiä palveluja, minkä vuoksi vaihtoehtoiset lähetyskanavat on säilytettävä.
Asiakkaiden osallistaminen on tapahtunut pääosin epäsuorasti palvelujen arjesta kertyneen palautteen ja ammattilaisten havaintojen kautta. Kirjepohjien sisältöjä ja rakennetta on muokattu siten, että viestit ovat ymmärrettäviä myös sähköisessä muodossa ja soveltuvat erilaisille asiakasryhmille. Toimintamallissa on huomioitu mahdollisuus asioida sähköisesti tai perinteisesti asiakkaan valinnan ja valmiuksien mukaan, mikä on ollut keskeinen osa asiakaslähtöistä suunnittelua.
Kainuun hyvinvointialueella on toteutettu laaja valmistelukokonaisuus Suomi.fi-viestien käyttöönoton edistämiseksi ajanvaraus- ja kutsuprosesseissa. Työssä on kehitetty ja jalkautettu digitaalinen toimintamalli, joka yhtenäistää viestien lähettämisen prosessit eri yksiköissä ja varmistaa valmiuden siirtyä sähköiseen asiointiin. Toimenpiteet ovat kohdistuneet poliklinikoihin, kuvantamisen palveluihin, psykiatriaa ja suun terveydenhuoltoa palveleviin yksiköihin sekä muihin toimijoihin, jotka käyttävät ajanvarausviestintää.
Valmistelujen tavoitteena on ollut varmistaa yksiköiden valmius Suomi.fi-viestien aktivointiin, päivittää ajanvarauskirjeet ja liitteet digitaaliseen viestintään sopiviksi, varmistaa LifeCare-järjestelmän tekninen yhteensopivuus Suomi.fi-palvelun kanssa sekä tuottaa selkeä ja yhdenmukainen ohjeistus organisaatiolle. Valmistelut etenivät suunnitelmallisesti, ja yksiköiden valmiuksia saatiin parannettua merkittävästi.
Selvitystyön aikana huomattiin, että jo organisaatiossa ollutta digitaalista asiointi kanavaa ei ollut hyödynnetty kattavasti vaan yksiköissä oli paljon manuaalisesti tulostettuja ja lähetettäviä lomakkeita ja liitteitä.
Varsinaisten käyttöönottojen osalta aikataulu viivästyi, koska digitaalisen vastauskanavan rakentaminen ulkopuolisen toimijan toimesta siirtyi resurssipuutteen vuoksi. Kaikki sisäiset valmistelut saatiin kuitenkin tehtyä ajallaan.
Tavoitteiden toteutumista seurattiin muun muassa yksiköiden toimittamien päivitettyjen kirjepohjien ja liitteiden perusteella, teknisten testien ja LifeCaren määritysten etenemisen kautta sekä seuraamalla viestinnän tavoittavuutta ja yksiköiden palautteita. Arvion perusteella huomattava osa yksiköistä saatiin valmiiksi, mutta osa jäi kesken henkilöstön rajallisten resurssien ja lomakauden vuoksi. LifeCaren tekninen valmius eteni odotusten mukaisesti, mutta vastauskanavan puuttuminen esti lopulliset aktivoinnit.
Työn tuotoksina syntyivät yksiköille suunnatut ajantasaiset ohjeistukset, tarkistuslistat ja vaatimukset, kattava tilannekuva yksiköiden digivalmiuksista sekä käyttöönoton aikataulun ja jalkautuksen suunnitelma seuraavalle vuodelle. Kokonaisuus tuotti selkeitä hyötyjä: yksiköt saivat konkreettisen käsityksen sähköisen viestinnän edellytyksistä, ajanvarausdokumenttien epäselvyydet ja puutteet löydettiin ja korjattiin ennakkoon, ja käyttöönottoon liittyvät riskit pystyttiin tunnistamaan ajoissa. Nämä toimenpiteet luovat vahvan pohjan sujuville käyttöönottojen jatkamiselle vuoden 2026 aikana.