Toimintamallin kohderyhmä ja sen tarpeet
1.1.2024 voimaan tullut uusi asiakastietolaki velvoittaa sosiaalihuollon palvelunantajia liittymään Kanta-palvelujen käyttäjiksi 1.9.2026 alkaen. Pirkanmaan hyvinvointialueella otetaan käyttöön yhteinen sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmä, joka täyttää asiakastietolain asettamat vaatimukset. Terveyden- ja hyvinvoinnin laitos määrittelee kansalliset asiakirjarakenteet, joita asiakastietojärjestelmässä tulee käyttää.
Kohderyhmänä ovat Pirkanmaan hyvinvointialueen sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilaiset, jotka työskentelevät iäkkäiden palveluissa. Toimintamallin kehittämisen aikana on pidetty useita työpajoja, joissa on substanssiosaamista hyödyntäen kerrytetty tietoa kirjaamistarpeista ja osallistettu henkilöstöä kirjaamisen ohjeiden luomiseen.
Toimintamallin keskeiset edellytykset
Syksyllä 2024 henkilöstölle pidettiin kolme sosiaalihuollon rakenteisen kirjaamisen yleisinfoa, joiden tarkoituksena oli tuoda tietoa tulevasta kirjaamisuudistuksesta. Infoissa käsiteltiin kirjaamisuudistuksen taustaa, sosiaalihuollon palveluprosessia sekä millaista on laadukas kirjaaminen sosiaalihuollossa. Infoissa oli myös tietosuoja-asiantuntijan puheenvuoro. Yleisinfoilla tavoitettiin yhteensä n. 800 henkilöä.
Ennen asiakastietojärjestelmän suunniteltua käyttöönottoa henkilöstölle oli tarkoitus pitää yksikkökohtaisia koulutustilaisuuksia tehdyistä ohjeista. Asiakastietojärjestelmän käyttöönoton jälkeen oli suunniteltu useita kirjaamisen tukiklinikoita, jotta henkilöstö saisi heti käyttöönottovaiheessa tukea kirjaamiseen ja ohjeiden mukaiset toimintatavat juurtuisivat alusta alkaen.
Asiakastietojärjestelmän suunniteltua käyttöönottoa siirrettiin eikä käyttöönottoon hankkeen aikana päästy. Tämän vuoksi kirjaamisen tukiklinikoita ei voitu järjestää ja koulutustilaisuuksien sisältöjä muokattiin.
Asumispalveluiden henkilöstölle järjestettiin Teams- koulutuksia rakenteisiin asiakirjoihin kirjaamisesta vaihtuvilla teemoilla. Koulutuksia oli yhteensä 4 kpl. Koulutukset tallennettiin ja tallenne oli henkilöstön katsottavissa kahden viikon ajan koulutuspäivästä. Koulutuksilla tavoitettiin yhteensä n. 80 henkilöä.
Asiakasohjauksessa, liikkumisen tuen tiimissä sekä ohjaus- ja neuvontapalveluissa työskentelevälle henkilöstölle järjestettiin koulutusta sosiaalihuollon palveluprosessin etenemisestä ja sen vaiheista sekä asiakastietojen kirjaamisesta ja rakenteisten asiakirjojen käytöstä.
