Lastensuojelun jälkihuollossa asiakkaat ovat noin 18-23 -vuotiaita. Vastuutyöntekijät tapaavat asiakkaita kahdestaan sekä erilaisissa moniammatillisissa kokoonpanoissa. Lisäksi nuoret ottavat vastuutyöntekijöihin yhteyttä puheluin ja viestein eri kanavia hyödyntäen. Sosiaalihuollossa tapaamiset ja yhteydenotot tulee olennaisilta osin kirjata viivytyksettä asiakastietojärjestelmään. Kirjaaminen vie ammattilaisilta paljon aikaa, päivittäin keskimäärin 3 tuntia ja 14 minuuttia (lähde: STM:n selvitys tuo uutta tietoa sote-ammattilaisten kirjaamisen ongelmista ja kehittämiskohteista - Sosiaali- ja terveysministeriö)
Sosiaalityöntekijät ja -ohjaajat kirjaavat tapaamiset ja yhteydenotot rakenteiseen asiakirjamalliin "Merkintä tapaamisesta/yhteydenotosta" (Sosmeta). Erityisen kuormittavaksi koetaan palvelutarpeen arviointiin sekä asiakassuunnitelmiin liittyvä kirjaaminen, joka vie sosiaalityöntekijöiltä paljon aikaa. Ajankäyttö ei ole tasaista, sitä selittävät mm. ammattiryhmäkohtaiset erot työnkuvissa. (Lähde: STM: Selvitys kirjaamisen kuormittavuudesta ja hyötykäytöstä hyvinvointialueiden kokemana )
Satakunnan hyvinvointialueen strategiassa 2023–2025 painotetaan henkilöstöresurssien kohdentamista ja työnjaon kehittämistä siten, että ne tukevat palvelujen sujuvaa tuottamista. Strategisia arvoja ovat ammatillisuus, vastuullinen uudistuminen, yhdenvertaisuus ja inhimillinen kohtaaminen.
Tekoälyn hyödyntäminen perustuu hyvinvointialueen strategiaan 2023–2025 sekä Digivisioon 2028.
Tiivistelmä
Kirjaamisen AI-assistentti muuntaa ammattilaisen ja asiakkaan välisen keskustelun kirjalliseksi yhteenvedoksi, jonka ammattilainen tarkistaa ja tarvittaessa muokkaa ennen sen manuaalista siirtämistä asiakastietojärjestelmään. Satakunnassa käytössä toistaiseksi kaksi rakenteisen kirjaamisen asiakirjaa: Merkintä tapaamisesta/yhteydenotosta ja Merkintä neuvottelusta.
Ammattilainen voi käyttää AI-assistenttia asiakastapaamisessa, verkostoneuvottelussa tai puhelinkeskustelussa. AI-assistentille voi myös sanella tapaamisen jälkeen tärkeimmät asiat, jotka se koostaa rakenteisen kirjauksen muotoon. Älykästä sanelua voi hyödyntää myös asiakkaiden jättämien viestien kirjaamisessa.
Arviointi
Toimintamallia ei ole vielä arvioitu.
Toimintamallin kuvaus
Sosiaalihuollon kirjaaminen on muutoksessa. Kanta-palvelujen Sosiaalihuollon asiakastietovarantoon tallennettavat rakenteiset asiakasasiakirjat otetaan käyttöön. Asiakkaat voivat lukea itseään koskevia kirjauksia OmaKannasta. Rakenteinen kirjaaminen perustuu THL:n määrittelemiin asiakasasiakirjarakenteisiin ja edellyttää yhtenäistä tiedon rakennetta kaikissa sosiaalihuollon tietojärjestelmissä. Muutos vaikuttaa merkittävästi ammattilaisten työhön ja tietojärjestelmien kehittämiseen. Rakenteisten asiakirjojen käyttö on lakisääteisesti velvoittavaa 1.9.2026 alkaen, jolloin kaikki sosiaalihuollon asiakastiedot tulee tallentaa Kanta-palveluihin. Lähde: Sosiaalihuollon kirjaamisohjeet - THL
Kansallisella tasolla korostetaan tiedolla johtamista ja palveluiden vaikuttavuuden arviointia. Nämä edellyttävät rakenteista ja laadukasta kirjaamista. Sosiaalihuollon henkilöstövaje ja resurssipaine luovat tarpeen etsiä työtä helpottavia ja ajankäyttöä tehostavia ratkaisuja. Kirjaamisen tekoälyavusteinen tuki voi vähentää hallinnollista kuormitusta ja vapauttaa aikaa asiakkaiden kohtaamistyöhön. Sosiaalihuollossa on vahva asiakasosallisuuden ja eettisen kirjaamisen kulttuuri. Myös sosiaalialan ammattilaisten työhyvinvoinnin tukeminen on keskeistä.
Satakunnassa tunnistetaan samat haasteet kuin kansallisella tasollakin.
Sosiaalihuollon tekoälyyn perustuvan kirjaamisen assistentin käyttöä voidaan tarkastella eri näkökulmista.
Ammattilaiselle työkalu tarjoaa enemmän keskittymisrauhaa siihen, mitä asiakas kertoo. Työkalun tekemä kirjaamisluonnos antaa mahdollisuuden tarkastella tekstiä yhdessä asiakkaan kanssa, jolloin asiakas on mukana tuottamassa omaa kirjaustaan. Hänellä on mahdollisuus kertoa oma näkemyksensä ja mahdolliset väärinymmärrykset on helppo korjata. Organisaation näkökulmasta kirjaukset noudattavat rakenteisen kirjaamisen mallia ja ovat ajantasaisia.
Kokeilun kohderyhmänä ovat jälkihuollon sosiaalityöntekijät ja -ohjaajat sekä heidän asiakkaansa.
- Asiakkaille kerrotaan ammattilaisten käyttämästä työkalusta.
- Asiakkailta pyydetään joka kerta suullinen suostumus työkalun käyttöön
- Asiakkailla on mahdollisuus nähdä kirjausluonnos
- Ammattilaiset kysyvät asiakkailta kokemuksia työkalun käyttämisestä
- Työaikaa enemmän asiakaskohtaamisiin kuin kirjaamiseen
- Laadukkaat ja ajantasaiset kirjaukset asiakastietojärjestelmään
- Työhyvinvoinnin lisääntyminen
- Asiakaskokemuksen koheneminen
- Työkalun käytön analytiikka-tiedot
- Kokeiluun osallistuvien työntekijöiden sekä esihenkilön haastattelu, laadullinen arviointiaineisto
Toimintamalli on valmis juurrutettavaksi ja levitettäväksi. Kirjaamisen AI-assistentin käyttöönotto on helppoa, se vaatii vain lyhyen käyttökoulutuksen. Käyttöönoton laajentamiseksi suositellaan tiedotustilaisuutta, teams-kanavan perustamista, AI-assistentin testaajien kokemusten hyödyntämistä uusien käyttäjien tukena sekä non stop -käyttöönottokoulutuksia. Käyttöönoton laajentaminen edellyttää koordinointia.
Kirjaamisen AI-assistentti muuntaa ammattilaisen ja asiakkaan välisen keskustelun kirjalliseksi yhteenvedoksi, jonka ammattilainen tarkistaa ja tarvittaessa muokkaa ennen sen manuaalista siirtämistä asiakastietojärjestelmään. Satakunnassa käytössä toistaiseksi kaksi rakenteisen kirjaamisen asiakirjaa: Merkintä tapaamisesta/yhteydenotosta ja Merkintä neuvottelusta.
Ammattilainen voi käyttää AI-assistenttia asiakastapaamisessa, verkostoneuvottelussa tai puhelinkeskustelussa. AI-assistentille voi myös sanella tapaamisen jälkeen tärkeimmät asiat, jotka se koostaa rakenteisen kirjauksen muotoon. Älykästä sanelua voi hyödyntää myös asiakkaiden jättämien viestien kirjaamisessa.
Kirjaamisen AI-assistenttia on testattu noin 200 asiakastilanteessa. Kirjausten laatuarvio 1-5 asteikolla on noin 3,9.
Yksilöhaastattelujen perusteella kootut huomiot:
- Kirjaamisiin käytetty aika on vähentynyt 50-70%
- Kirjaukset ovat ajantasaisia, rakenteisia ja tasalaatuisia
- Asiakaskohtaamiset ovat vuorovaikutteisempia
- Asiakkailla on mahdollisuus päästä näkemään kirjaus tapaamisen aikana, osallistava kirjaaminen mahdollistunut
- Moniammatillisessa ja työparityöskentelyssä kirjaus saadaan nopeasti kaikkien tarvittavien tahojen käyttöön, joka mahdollistaa palveluketjujen jatkuvuuden
- Tekoälytyökalu on mahdollistanut myös puhelujen ja viestien kirjaamisen aikaisempaa kattavammin
- Tekoälytyökalua on voinut hyödyntää myös päätösten valmistelussa
- Työntekijöiden työhyvinvointi on kohentunut: muistitaakka pienentynyt ja stressi tekemättömistä kirjauksista vähentynyt
Kirjaamisen AI-assistentin käyttöönotto on helppoa, se vaatii vain lyhyen käyttökoulutuksen. Käyttöönoton laajentamiseksi suositellaan tiedotustilaisuutta, teams-kanavan perustamista, AI-assistentin testaajien kokemusten hyödyntämistä uusien käyttäjien tukena sekä non stop -käyttöönottokoulutuksia. Käyttöönoton laajentaminen edellyttää koordinointia.