Käyttöönotossa ja levittämisessä huomioitavaa
On sovellettavissa, mutta resurssilaskenta kannattaa tehdä huolellisesti. Keskimäärin poissaolon käsittely vie aikaa noin 0,5 tuntia per poissaolo (perustuu Eloisan Tilannekeskuksen arvioihin)
Päivystävät esihenkilöt ja työnjakajat hoitavat vain akuutteja sijaisjärjestelyjä organisaation akuutin sijaishankinnan ohjeen mukaisesti: 1. Harkinta, tarvitaanko sijaista vai pärjätäänkö muilla järjestelyillä 2. Onko varahenkilöstössä henkilöä sijoitettavissa yksikköön 3. Saadaanko keikkalainen Temporen kautta 4. Saadaanko omaa henkilöstöä sijaistamaan (lisä- ylityökorvaukset, kutsurahat). (Tärkeysjärjestys edullisimmasta toimintatavasta kalleimpaan)
Poissaolot ja niiden ratkaisut kirjataan ylös yhteiseen tiedostoon, josta yksikön oma esimies saa tiedon poissaolosta ja niiden ratkaisuista. Tiedostoihin on kirjattu yksikkötiedot, päivystysajan yhteystiedot yksikköön, esimiehen tiedot, Secapp-työvuorokutsukoodit, Titanialista-numerot. Kotihoidon työnjakajille lähetetään lisäksi erilliset viestit kotihoidon poissaoloista, jotta niiden järjestely voidaan aloittaa arkiaamuisin heti klo 6 alkaen. Lisäksi päivystäjillä on käytössä yksiköiden minimimiehitys- ja vuorovahvuustiedot. Erilliseen taulukkoon yksiköiden omat esihenkilöt voivat kirjata, mikäli heillä on jo tiedossa viikonloppuna töihin halukkaita työntekijöitä. Muussa tapauksessa listassa on ainoastaan Secapp-työvuorokutsukoodit.
Viestintä: Päivystävien tiimi kokoontuu kerran viikossa maanantaisin, jolloin käydään läpi edellinen viikonloppu ja mietitään kehittämiskohteita toiminnalle. Päivystävillä on oma Teams-kanava ja keskusteluryhmä viestintää ja ohjeita varten.
Käytettävät järjestelmät: Titania, kotihoidon toiminnanohjausjärjestelmät, Secapp työvuorokutsujärjestelmä, Tempore-keikkalaisten työpöytä, Respa-varahenkilöiden varausjärjestelmä, Teams. Päivystävät esihenkilöt eivät käytä kotihoidon toiminnanohjausjärjestelmiä, se on työnjakajien vastuulla.
