Ongelma tai haaste, johon toimintamalli vastaa
Kotikuntoutuksessa henkilöstö on useissa eri toimipisteissä maakunnan eri alueilla ja johtamista toteutetaan pääasiassa etäjohtamisena. Yhteensä henkilöstöä on noin 75 henkilöä ja lähiesihenkilönä heillä on yksi palveluesihenkilö. Esihenkilö on harvoin fyysisesti läsnä työpisteillä ja palvelussa on tunnistettu tarve johtamisen vahvistamiselle. Osa henkilöstöstä tekee kotikäyntejä ja osa työskentelee eri asumisen- ja kotiutusyksiköissä maakunnan alueella.
Kotihoidon digitaalisen palvelutoiminnan keskuksessa työskennellään myös kahdessa toimipisteessä. Henkilöstö vastaa kotihoitoon tuleviin puheluihin sekä tuottaa asiakkaiden etäkäynnit kuvapuhelinlaitteiden välityksellä.
Molemmissa yksiköissä oli tarve vahvistaa päivittäisjohtamista.
Toimintamallin kohderyhmä ja sen tarpeet
Kymenlaaksossa kotiin tuotettavien palveluiden tarve tulee kasvamaan merkittävästi yli 75-vuotiaiden määrän kasvaessa edelleen lähivuosina. Kymenlaakson hyvinvointialueen palveluiden kehittämistyötä on tehty maakunnallisella tasolla aktiivisesti vuodesta 2019 alkaen valtakunnalliset suositukset ja lakimuutokset huomioiden.
Kotikuntoutuksessa toimii useampi eri tiimi: kotiutusyksiköiden, asumispalveluiden sekä kotiin vietävien palveluiden tiimit. Saman esihenkilön alaisuudessa työskentelee useita kymmeniä kuntoutuksen ammattilaisia, useissa eri toimipisteissä.
Kotihoidon digitaalisen palvelutoiminnan keskus vastaa puheluiden ja etäkäyntien toteutuksesta. Työntekijöitä on puhelinpalveluissa 25 henkilöä, kahdessa eri toimipisteessä. Lisäksi saman esihenkilön alla työskentelee työnjakajia.
Organisaatiotasolla johtamisen merkitys on tunnistettu tärkeänä tekijänä veto- ja pitovoiman kannalta ja henkilöstön työhyvinvointi on tärkeä arvo. Nykyisessä tilanteessa, jossa sote-henkilöstöstä on pulaa, hyvän johtamisen merkitys korostuu.
Kotikuntoutuksessa henkilöstöltä on noussut toiveita esihenkilön kanssa yhteisen ajan lisäämisestä ja mahdollisuudesta keskustella työhön liittyvistä aiheista. Palaverikäytäntönä on ollut aiemmin tiimipalaverit kolmen viikon välein.
Kotihoidon digitaalisen palvelutoiminnan keskuksessa tiimipalavereita on ollut viikoittain ja heidän tarve on enemmän tiedonkulun vahvistamiseen liittyvää.
Kymenlaakson alueen ikääntyneiden määrä kasvaa merkittävästi seuraavan 20 vuoden aikana. Yli 85-vuotiaiden määrän on arvioitu kaksinkertaistuvan nykyisestä vuoteen 2040 mennessä. Vuonna 2020 9,5%:lla 75 vuotta täyttäneistä oli kotihoidon asiakkuus ja vuonna 2030 vastaavan luvun on arvioitu olevan 12,1 %.
TulKoti-hankkeen kohderyhmänä ovat Kymenlaakson hyvinvointialueen ikäihmiset, jo palveluiden piirissä olevat asiakkaat sekä ennaltaehkäisevää palvelua tarvitsevat asiakkaat. Hankkeessa on tarkoitus kehittää kaikkia toimia, joiden avulla ikääntyneiden turvallista kotona asumista voidaan tukea. Kehitystoimenpiteissä huomioidaan myös iäkkäiden omaiset, läheiset ja omaishoitajat. Keskeinen kohderyhmä on myös Kymenlaakson hyvinvointialueen henkilöstö, joka tuottaa palveluja ikääntyneille asiakkaille.
Kotiin vietävien palveluiden tarve tulee kasvamaan tulevina vuosina. Tulostavoitteet koskettavat myös kotikuntoutusta ja yhteisten toimintamallien ja johtamisen merkitys tulee korostumaan entisestään.
Toimintamallille asetetut tavoitteet
Tavoitteena on vahvistaa johtamista lisäämällä esimiehen tapaamisia pystypalaverikäytännön avulla (kotikuntoutuksessa), jolloin henkilöstöllä on mahdollisuus käydä keskustelua esihenkilön kanssa sekä tuoda valkotaulun avulla näkyväksi työn eri osa-alueita. Toisena tavoitteena on yhteisen, samanaikaisen tiedottamisen mahdollistaminen. Valkotaulu toimii ikään kuin sähköisenä ilmoitustauluna.
Mittarit ja keinot tavoitteiden toteutumisen seurantaan ja arviointiin
Ensimmäisen kotikuntoutuksen tiimin malli käynnistyi keväällä 23. Valkotaulu ja viikoittaiset pystypalaverit otettiin käyttöön ensimmäisenä kotiutusyksiköiden tiimissä. Kuukausi aloituksen jälkeen aiheesta pidetiin koko henkilöstölle väliarviointitapaaminen ja käytiin läpi ajatuksia ja muutostarpeita. Asumispalvelu- ja kotiin vietävien palveluiden -tiimeissä mallit käynnistyivät syksyllä 23. Malleja on muokattu ja hienosäädetty useaan kertaan prosessin aikana. Lisäksi on käyty keskusteluja esihenkilön kanssa.
Kaikille tiimeille on pidetty vähintään yksi arviointitapaaminen, jossa henkilöstö on saanut kertoa kokemuksia ja esittää muutosehdotuksia.
Kotihoidon digitaalisen palvelutoiminnan keskuksen mallin kehittäminen toteutui syksyllä 23. Mallin jatkohyödyntäminen jäi palvelun vastuulle eikä arviointia pystytty tekemään hankeajan puitteissa.
Toimintamallin keskeiset edellytykset
Toimintamallit on aloitettu tiimeittäin. Kehittämiselle on annettu aikaa ja henkilöstölle mahdollisuus tutustua mallien luonnoksiin sekä vaikuttaa lopullisiin malleihin ennen käyttöönottoa. Viikoittaiset pystypalaveriajat on sovittu yhdessä henkilöstön kanssa heidän työhön sopiviksi ja aikaa on vaihdettu tarvittaessa. Pystypalaverit on toteutettu Teamsillä kestokutsuna ja ne kestävät vain 15min per viikko, joten ajallisesti malli ei vie kohtuuttomasti työaikaa.