IDEAKILPAILUN TOTEUTTAMINEN
Ideakilpailu lähtee konkreettisesta tarpeesta, joka on havaittu esimerkiksi matalan kynnyksen toiminnan tilannetta kartoittamalla ja eri toimijoita kuulemalla. Konkreettinen tarve voi olla esimerkiksi se, että monelle kohderyhmään kuuluvalle kynnys lähteä mukaan olemassa oleviin harrasteliikuntaryhmiin on liian suuri (esim. fyysisesti tai psyykkisesti liian kuormittavia) tai kohderyhmän tarpeista lähtevää toimintaa ei juuri ole tarjolla.
Ideakilpailun suunnittelu käynnistyy teeman ja kohderyhmän valinnalla sekä kilpailun reunaehtojen, kuten käytettävissä olevien resurssien, aikataulun ja valintakriteerien määrittelyllä. Ideakilpailun kautta haettavan ja tuettavan toiminnan tulee olla matalan kynnyksen liikuntaa tai liikunnallista tekemistä, jossa ei ole kyse suorituksista eikä siinä vaadita lajiosaamista. Osallistumisen vapaaehtoisuus ja maksuttomuus tai edullisuus mahdollistaa satunnaiset kokeilut ja kokeilut, joihin osallistujalla ei muuten olisi mahdollisuutta.
Kilpailun järjestäjätaho valmistelee projektilomakkeen, ohjeet ja markkinointimateriaalin sekä kokoaa valintaraadin. Ideakilpailun järjestäjän on hyvä varata markkinointiin reilusti aikaa ja tiedottaa kilpailusta yhdistys- ja kuntatoimijoita jo ennen kilpailun käynnistymistä. Ideakilpailua markkinoidaan mahdollisimman laajasti eri kanavissa, joiden kautta on mahdollista tavoittaa teemasta kiinnostuneita toimijoita sekä kohderyhmää.
Osallistujat kokoavat projektitiimejä, joihin kuuluu yhdistys- ja kuntatoimijoita sekä mahdollisuuksien mukaan kohderyhmän edustajia. Kohderyhmän osallisuuteen on hyvä kiinnittää huomiota jo projektia suunniteltaessa. Aktiivisen osallisuuden ja vertaistoimijuuden kautta toiminta on aidosti kohderyhmän näköistä.
Tiimin vetäjätahon, joka myös toimii projektiehdotuksen jättäjänä, tulee olla kolmannen sektorin toimija, koska toimintamallilla halutaan vahvistaa kolmannen sektorin ja kansalaisten osallistumista yhteiseen vaikuttamis- ja kehittämistyöhön. Toisaalta toimijalla tulee olla omaa taloudellista resurssia ja sen tulee olla suhteellisen vakiintunut toimija niin, että projektin toteutuminen olisi mahdollisimman turvattua ja keskeytymisen riski minimoitu. Projektiin liittyvä hallinto ja rahoitus hoidetaan tahon kanssa, jolla y-tunnus.
Projektitiimien muodostaminen vie aikaa, mikäli yhdistyksellä ei ole vakiintuneita yhteistyökumppaneita lähdössä mukaan toimintaan. Myös kilpailun järjestävä taho voi auttaa toimijoita sopivan yhteistyökumppanin löytämisessä. Projektin tavoitteesta riippuen sopivia yhteistyökumppaneita voivat olla esimerkiksi heikossa asemassa olevien kanssa työskentelevät ammattilaiset, liikuntapalveluiden tai nuorisotoimen edustajat, muut yhdistykset sekä yritykset.
Kilpailuaikana voidaan järjestää työpajoja, joissa toimijat voivat halutessaan saada ohjausta ja vertaistukea oman ideansa työstämiseen projektiehdotukseksi. Toimijoille tarjotaan myös mahdollisuutta hakijakohtaiseen neuvontaan esimerkiksi puhelimitse tai etäyhteydellä. Tiimit muotoilevat ideastaan projektiehdotuksen projektilomakkeelle ja palauttavat sen kilpailun järjestäjälle määräaikaan mennessä.
Vaihtoehtoisesti ideakilpailun voi toteuttaa myös kaksivaiheisena, jolloin ensimmäisellä kierroksella projektitiimit jättävät projekti-idean, ja osa näistä aihioista valitaan jatkotyöstöön. Projekti-ideoita voidaan työstää yhdessä toimijoiden kanssa esimerkiksi hakijakohtaisissa työpajoissa. Tarkennetuista projektiehdotuksista valitaan sen jälkeen toteutettavat kokeiluprojektit.
KOKEILUPROJEKTIEN VALINTA
Toimintamallissa toteutettavien kokeiluprojektien valinnan tekee tehtävää varten koottu raati, johon kuuluu asiantuntijoita, kuntatoimijoita, kohderyhmän edustajia sekä kilpailun järjestäjätahon edustajia. Projektiehdotukset arvioidaan esimerkiksi seuraavien kriteerien mukaisesti:
- Projektissa toteutettavan toiminnan tulee olla matalan kynnyksen liikuntatoimintaa tai liikunnallista tekemistä.
- Toiminnallisuus: konkreettista toimintaa kohderyhmälle, erityisesti vailla työtä ja koulutusta oleville tai vähän liikkuville henkilöille
- Kohderyhmän osallisuus projektin suunnittelussa ja toiminnan toteuttamisessa
- Yhteistyö ja kumppanuus projektissa. Yhdistysten välinen yhteistyö sekä kunnan osallistuminen projektin suunnitteluun ja toteutuksen katsotaan eduksi.
- Toteutettavuus: voidaanko projekti toteuttaa ehdotuksen mukaisesti ja haettavalla summalla
- Juurruttaminen: miten toiminta voisi jatkua kokeiluprojektin jälkeen
Kokeiluprojektien toteutus ostetaan projektiehdotukset tehneiltä tiimeiltä, ja toteutuksesta laaditaan sopimus projektiehdotuksen jättäneen toimijan ja kilpailun järjestäjätahon välillä. Osa toteutukseen tarvittavien hankintojen kuluista saatetaan sopia maksettavaksi vasta projektin päätyttyä, joten toteuttajalla pitää olla myös omia resursseja.
KOKEILUPROJEKTIEN TOTEUTUS JA ARVIOINTI
Kilpailun järjestäjätaho pitää kokeiluprojektin käynnistyessä kunkin tiimin kanssa aloituspalaverin, jossa suunnitellaan yhdessä toimintaa, viestintää sekä täsmennetään hankintasopimuksen sisältöä. Toteuttajatiimit toteuttavat kokeiluprojektit sovitulla aikavälillä. Kohderyhmään kuuluvilla tiimiläisillä on mahdollisuus toimia projektissa esimerkiksi ryhmän vetäjänä tai tapahtuman suunnittelijana.
Varsinkin kohderyhmään kuuluvia tiimiläisiä ajatellen projekteissa on tärkeää panostaa kannustavaan ja turvalliseen ilmapiiriin. Turvallisuuden tunnetta lisää muun muassa se, että tiimiläinen voi valita millä tavalla osallistuu (vaikka vain ensin seuraamalla toimintaa sivusta), vältetään suorittamista ja toiminnasta tehdään muutoinkin psyykkisesti ja sosiaalisesti mahdollisimman vähän kuormittavaa (esim. ryhmätoimintaa tulee vetämään tuttu ryhmänohjaaja; vältetään toimintaa, jossa huomio kohdistuu yhteen henkilöön). Myös hyvä ennakkoinformaatio on tärkeää.
Toteutuksen aikana toimintaa seurataan ja projekteista viestitään eri kanavissa sekä kokeiluprojektin toteuttajan että kilpailun järjestäjän toimesta.
Kokeiluprojektin päätyttyä tiimit raportoivat toiminnasta kilpailun järjestäjälle esimerkiksi lomakkeella. Kilpailun järjestäjä käy tiimien kanssa loppukeskustelut, jossa arvioidaan yhdessä kokeiluprojektin toteutusta, vaikuttavuutta ja jatkomahdollisuuksia. Keskustelujen avulla pyritään auttamaan kokeiluprojektien toteuttajia juurruttamaan toiminta osaksi omaa toimintaansa tai etsimään vaihtoehtoisia keinoja toiminnan jatkumiseksi. Jo kokeiluprojektin aikana on hyvä kartoittaa aktiivisesti sopivia yhteistyömalleja ja rahoitusmahdollisuuksia, jotta toiminta voisi jatkua keskeytyksettä, jos kokeilu havaitaan toimivaksi.
Projektien onnistumisista kannattaa kertoa sekä muille alueen kunta- ja yhdistystoimijoille että projektitiimien osallistujille. Varsinkin kohderyhmään kuuluvien tiimiläisten osallistumisesta kannattaa antaa julkisesti kiitosta ja raportoida heille myös myöhemmin, mikäli toiminta on juurtunut. Näin toimintaan osallistuminen tuntuu entistä merkityksellisemmältä ja voi kokea tehneensä jotakin yleisesti arvostettua. Tämä on tärkeää osallisuuden kokemuksen kannalta.
TARVITTAVAT RESURSSIT
Toimintamallissa ideakilpailun järjestäjätaho toimii taustaorganisaationa koordinoiden ideakilpailua ja rahoittamalla kokeiluprojektit. Ideakilpailun toteuttamiseksi tarvitaan henkilöstöresursseja kilpailun valmisteluun, toteuttamiseen ja markkinointiin sekä kokeiluprojektien toteutuksen aikaiseen toiminnan seurantaan ja loppuarviointiin. Rahoitus toimintaan voi tulla kilpailun järjestäjätaholta tai esimerkiksi kehittämishankkeen kautta EU:lta, valtiolta tai hankkeeseen osallistuvilta kunnilta. Toimintamallissa kokeiluprojektien toteutus hankitaan ostopalveluna yhdistystoimijoiden vetämiltä tiimeiltä.
Rahoituksen järjestämisessä voidaan soveltuvin osin hyödyntää kumppanuusrahoitusmallia tai osallistuvaa budjetointia.
Kumppanuusrahoitusmalli (Thl.fi)
Osallistuva budjetointi – inklusiivisella toiminnalla osallisuutta lähiöön (Innokylä)
Kokeiluprojekteja toteuttavilta tiimeiltä edellytetään aikaa, kiinnostusta ja tarvetta toiminnan kehittämiseen, kokeilunhalua, mahdollisuutta tavoittaa kohderyhmää sekä kykyä osallistaa kohderyhmää mukaan toiminnan suunnitteluun ja toteuttamiseen. Parhaat lähtökohdat projektin sujuvalle toteutukselle on silloin, jos projekti-idea lähtee kohderyhmältä ja kohderyhmä on myös aktiivisesti toteuttamassa toimintaa.
Projektin suunnitteluun ja toteutukseen tarvitaan myös henkilöstöresurssia sekä toiminnasta riippuen tiloja ja välineitä, jotka on mahdollista hankkia käyttöön kokeiluprojektin rahoituksella. Taholla, joka jättää projektiehdotuksen ja vetää tiimiä, tulee olla myös omia taloudellisia resursseja, sillä sopimuksen mukaisesti osa hankinnasta maksetaan vasta toteutuksen jälkeen.
Toiminnan jatkuminen kokeiluprojektin jälkeen on mahdollista yhdistyksen omana toimintana tai esimerkiksi yhteistyökumppanin kautta. Tässä tarvitaan henkilö- ja taloudellisia resursseja toiminnan sisällöstä riippuen.
