Ohjautuminen ja arviointi sosiaalihuollon asiakasneuvonnasta perheiden sosiaalityöhön sekä lasten ja perheiden palveluihin, Kymenlaakson HVA (RRP, P4, I1)

Luotu 09.12.2024
Ohjautuminen ja arviointi sosiaalihuollon asiakasneuvonnasta perheiden sosiaalityöhön sekä lasten ja perheiden palveluihin, Kymenlaakson HVA (RRP, P4, I1)
Ohjautuminen ja arviointi sosiaalihuollon asiakasneuvonnasta perheiden sosiaalityöhön sekä lasten ja perheiden palveluihin, Kymenlaakson HVA (RRP, P4, I1)

Tiivistelmä

Sosiaalihuollon asiakasneuvonta käsittelee ja arvioi puhelimitse, chatissa ja digitaalisesti saapuvia yhteydenottoja liittyen lasten ja perheiden sosiaalipalvelujen tarpeisiin. 

  • Sosiaalihuollon asiakasneuvonnan ammattilaisen arvio merkittävässä roolissa
    • Tunnistaa vireilletulon tyypin: yhteydenotto, ilmoitus tai hakemus
    • Kontaktoi asiakkaan
    • Tekee alkuarvioinnin
    • Konsultoi alkutiimiä tarvittaessa
    • Siirtää asian perheiden sosiaalityöhön tai muuhun sopivaan palveluun sovituin käytännöin
  • Alkutiimi toimii vahvasti konsultoivassa roolissa sosiaalihuollon asiakasneuvonnan ammattilaisille
  • Perheiden sosiaalityö
    • Vastaanottaa alkuarvioidun vireilletulon ja jatkaa asian käsittelyä kuten aiemminkin

Arviointi

Toimintamallia ei ole vielä arvioitu.

Toimintamallin kuvaus

Ongelma tai haaste, johon toimintamalli vastaa

Kymenlaakson hyvinvointialueella käynnistyi 1.2.2023 sosiaalihuollon asiakasneuvonnan yksikön toiminta, jossa neuvotaan ja ohjataan työikäisten, ikäihmisten, vammaispalvelujen sekä lasten ja perheiden sosiaalipalveluihin liittyvissä kysymyksissä. Sosiaalihuollon asiakasneuvonta kehitettiin osana Tulevaisuuden sote-keskus- hanketta ja jatkokehittämisen tukea tarjotaan Suomen kestävän kasvun ohjelman aikana. Suomen kestävän kasvun ohjelmassa sosiaalihuollon palvelujen kehittämisen kokonaisuus keskittyy Kymenlaakson hyvinvointialueen strategisiin painopisteisiin, joissa tavoitteena on edistää tarpeenmukaisten ja vaikuttavien palveluiden tarjoamista kaikille Kymenlaakson asukkaille sekä vahvistaa palveluiden saavutettavuutta eri kanavissa. 

Lähtötilanteessa sosiaalihuollon asiakasneuvonta ei voinut ohjata asiakkailta tulevia yhteydenottoja suoraan perheiden sosiaalityöhön, vaan kaikki vireille tulevat asiat ohjatiin alkutiimiin arvioitavaksi. Työskentelyn lähtökohtana oli tarkastella asiakkaan ohjaamista suoraan sosiaalihuollon asiakasneuvonnasta perheiden sosiaalityöhön ja vapauttaa alkutiimin resurssia vähentämällä päällekkäistä arviointityötä. Asiakkaan asia kirjataan ja siirretään perheiden sosiaalityöhön yhdellä yhteydenotolla, jolloin asiakkaan ei tarvitse kertoa samaa asiaa usealle ammattilaiselle ja palvelupolku sujuvoituu.

Toimintamallin kohderyhmä ja sen tarpeet

Kymenlaakson hyvinvointialueeseen kuuluu kuusi kuntaa: Hamina, Kotka, 
Kouvola, Miehikkälä, Pyhtää ja Virolahti. Vuoden 2020 lopussa Kymenlaaksossa asui 162 812 
henkilöä ja ennusteen mukaan Kymenlaakson väestömäärän arvioidaan pienenevän 15 prosenttia vuoteen 2040 mennessä. Tämä heikentää alueen huoltosuhdetta entisestään. Lisäksi Kymenlaaksossa sosioekonomiset haasteet, kuten työttömyys ja pienituloisuus, ovat yleisiä. Väestön ikääntyminen ja sosioekonomiset haasteet kuormittavat Kymenlaakson sosiaali- ja terveydenhuollon palvelujärjestelmää. 

Kymenlaakson korkea palvelutarve ja haastava taloustilanne yhdistettynä koronaviruspandemian kasvattamaan sosiaali- ja terveydenhuollon hoito-, kuntoutus- ja palveluvelkaan luovat tarpeen sosiaali- ja terveydenhuollon palvelujen saatavuuden vahvistamiselle ja kustannusvaikuttavuuden lisäämiselle. Kymenlaakson alueen väestön palvelutarve on suuri ja työttömyys on monimuotoista. Mielenterveyden ja käyttäytymisen häiriöiden vuoksi työkyvyttömyyseläkettä saavia on alueen 18–34-vuotiaisiin suhteutettuna maan eniten. Työikäisistä noin kolmannes uskoo, ettei todennäköisesti jaksa työskennellä vanhuuseläkeikään saakka. Lisäksi huumeongelmat ovat maan kärkitasoa, sairastavuus on keskimääräistä suurempaa, syrjäytymisvaarassa olevia nuoria aikuisia on suhteellisesti maan eniten ja lapsiperheiden ongelmat ovat alueella moninaisia. 

Hyvinvointialuestrategian mukaisesti Kymenlaaksossa halutaan järjestää tarpeenmukaiset ja vaikuttavat palvelut kaikille kymenlaaksolaisille. Lisäämme etä- ja digipalveluiden osuutta palveluissamme tarjotaksemme asiakkaillemme monipuoliset asiointimahdollisuudet. Suomen kestävän kasvun ohjelman ja Kymenlaakson hyvinvointialueen tuottavuusohjelman mukaisesti digitaalisen asioinnin määrä sosiaalihuollon palveluissa kasvaa 30% 2025 loppuun mennessä. 

Kehittäminen koskee sosiaalihuollon asiakasneuvontaa, alkutiimiä ja perheiden sosiaalityötä. 

Tulevaisuuden sosiaali- ja terveyskeskus hankkeessa kehitetyn sosiaalihuollon asiakasneuvonnan toiminnan käynnistymisen jälkeen perheiden sosiaalityön, alkutiimin ja sosiaalihuollon asiakasneuvonnan välillä tunnistettiin jatkokehittämistarpeeksi kuvata sosiaalihuollon asiakasneuvonnan roolia, tehtäviä ja arviointityötä lasten ja perheiden palveluihin ohjaamisessa. Tarpeena oli erityisesti kuvata ja selkiyttää yksiköiden välistä toimintaa, lastensuojelullisia kysymyksiä, eri vireilletulo tyyppien käsittelyä sekä kuvata digitaalisten yhteydenottojen käsittely sosiaalihuollon asiakasneuvonnassa.

Sosiaalihuollon asiakasneuvontaan yhteyttä ottaville Kymenlaakson hyvinvointialueen asukkaille haluttiin sujuva ja yhtenäinen polku sosiaalihuollon asiakasneuvonnasta perheiden sosiaalityöhön.

Kehittämiskokonaisuus liittyy tiivisti ja mahdollisti perheneuvolan, lapsiperheiden kotipalvelun ja varhaisen tuen perhetyön ohjauksen ja neuvonnan keskittämiseen sosiaalihuollon asiakasneuvontaan. Ohjauksen ja neuvonnan kehittämisessä tunnistettiin tarve työskentelylle, jotta asiakasneuvontaan siirtyvät puhelimitse, chatissa ja digitaalisesti tehdyt yhteydenotot voidaan käsitellä, arvioida ja siirtää sosiaalihuollon asiakasneuvonnasta sopivaan kohdepalveluun. (kts. toimintamallin kuvaus:  https://innokyla.fi/fi/toimintamalli/keskitetty-ohjaus-ja-neuvonta-sosiaalihuollon-asiakasneuvonnasta-perheneuvolaan).

Suomen kestävän kasvun ohjelmassa toteutettiin Kymenlaakson hyvinvointialueen koronavelka-analyysi, josta nousi tarpeita lasten ja perheiden palvelujen kehittämiselle: 

  • Matalan kynnyksen palveluiden vahvistaminen ja kasvava tarve matalan kynnyksen sosiaalipalveluille ja etsivälle nuorisotyölle
  • Sosiaalihuollon itsepalvelujen ja sähköisten palveluiden kehittäminen
  • Yhteiskehittäminen lasten ja perheiden palveluissa ja kuntatoimijoiden ja vapaaehtoisjärjestöjen vahvempi hyödyntäminen resurssien vapauttamiseksi niille, jotka sitä eniten tarvitsevat.
  • Tuen saamisen viivästyminen voi komplisoida tilanteita ja lisätä raskaampien palveluiden tarvetta

Kehittämisen kohderyhmänä ovat kaikki Kymenlaakson alueen lapset ja lapsiperheet, jotka tarvitsevat tietoa, ohjausta ja neuvontaa liittyen sosiaalipalveluihin, arjen haasteisiin tai perheiden sosiaalityön palveluihin. 

Toimintamallille asetetut tavoitteet

Kehittämistyön tavoitteena oli jouheva ja sujuva palvelupolku lasten ja perheiden palvelujen asiakkaille sosiaalihuollon asiakasneuvonnasta perheiden sosiaalityöhön. Tavoitteena oli yhdessä tarkastella, voidaanko sosiaalihuollon asiakasneuvonnalle siirtää puhelimitse ja digitaalisesti tulevien yhteydenottojen käsittelyä ja arviointia. Tahtotilana oli hyödyntää sosiaalihuollon asiakasneuvontaa laajemmin lapsiperheiden palvelujen ohjauksessa ja neuvonnassa sekä helpottaa alkutiimin työmäärää.

Hyödyt ja muutos asiakkaalle

  • Yksi yhteydenotto riittää ja asiakkaan ei tarvitse kertoa samaa asiaa useita kertoja eri ammattilaisille
  • Yhteydenottokanavat laajenevat ja matalan kynnyksen yhteydenottoväylät ovat asiakkaan hyödynnettävissä​

  • Asiakkaat saavat saman sisältöisen alkuarvioinnin ja vältetään raskaampiin palveluihin ohjautumista, asiakas saa oikea-aikaisesti tarpeenmukaista apua​ ja heitä ohjataan myös aktiivisesti 3.sektorin toimintaan ja hyvinvointia edistäviin palveluihin

  • Monialainen osaaminen heti palvelupolun alkuvaiheessa​ sujuvoittaa avunsaantia

Hyödyt ja muutos ammattilaiselle ja organisaatiolle

  • Sosiaalihuollon asiakasneuvonnan ammattilaisten arviointityö laajenee ja monialainen ohjaus vahvistuu
  • Päällekkäinen työ vähenee
  • Yhteisesti sovitut käytännöt ja toimintamalli yhteydenottojen käsittelyyn sosiaalihuollon asiakasneuvonnan, alkutiimin ja perheiden sosiaalityön välillä
  • Asiakastieto kirjataan rakenteisesti sekä käsitellään ja siirretään digitaalisesti​

  • Asiakasvirta sujuvoituu ja vältetään raskaampiin palveluihin ohjautumista, asiakas saa oikea-aikaisesti tarpeenmukaista apua​ ja heitä ohjataan myös aktiivisesti 3.sektorin toimintaan ja hyvinvointia edistäviin palveluihin

Toimintamallin keskeiset edellytykset

Lasten ja perheiden palvelujen ohjauksen ja neuvonnan keskittämisen ehtona oli toimintamallin kehittäminen yhteydenottojen käsittelemiseksi ja arvioimiseksi sosiaalihuollon asiakasneuvonnassa. Perheneuvolan, lapsiperheiden kotipalvelun ja varhaisen tuen perhetyöhän liittyvien yhteydenottojen määrä lisääntyi sosiaalihuollon asiakasneuvonnassa, joten tarvittiin yhteisesti sovitut käytännöt alkuarvoitujen asioiden käsittelystä ja siirtämisestä sopivaan palveluun.

  • Toimintamallin suunnitteluun osallistuivat alusta alkaen palvelujen työntekijät
  • Johtaminen
    • Selkeä ja yhdessä määritelty tavoitetila, johon on sitouduttu ja tavoitteen saavuttamista seurattiin aktiivisesti
      • Tavoitteen määrittämisessä tuki Tulevaisuuden sote-keskus hankkeessa aloitettu työ ja sosiaalihuollon asiakasneuvonnan toiminnan käynnistyminen sekä tarve laajentaa toimintaa lasten ja perheiden palveluihin
    • Monitasoisen johdon aktiivinen rooli
      • Esihenkilöt ja johtavat sosiaalityöntekijät osallistuneet projektiryhmätyöskentelyyn ja tehneet tarvittavat linjaukset arjen käytäntöihin
  • Infot ja yhteistyötapaamiset
    • Infoja toiminnan muutoksesta pidetty eri palveluille

       

Toimintamallin ydinsisältö

Sosiaalihuollon asiakasneuvonta käsittelee ja arvioi puhelimitse, chatissa ja digitaalisesti saapuvia yhteydenottoja liittyen lasten ja perheiden sosiaalipalvelujen tarpeisiin. 

  • Sosiaalihuollon asiakasneuvonnan ammattilaisen arvio merkittävässä roolissa
    • Tunnistaa vireilletulon tyypin: yhteydenotto, ilmoitus tai hakemus
    • Kontaktoi asiakkaan
    • Tekee alkuarvioinnin
    • Konsultoi alkutiimiä tarvittaessa
    • Siirtää asian perheiden sosiaalityöhön tai muuhun sopivaan palveluun sovituin käytännöin
  • Alkutiimi toimii vahvasti konsultoivassa roolissa sosiaalihuollon asiakasneuvonnan ammattilaisille
  • Perheiden sosiaalityö
    • Vastaanottaa alkuarvioidun vireilletulon ja jatkaa asian käsittelyä kuten aiemminkin
Miten lasten ja perheiden palvelujen yhteydenotot ohjautuvat asiakasneuvonnasta sopivaan palveluun
Digitaaliset yhteydenotot sosiaalihuollon asiakasneuvonnasta palveluun

Toimintamallin aikaansaama muutos

Hankesuunnitelman mukaisesti hyvin toimiva asiakasohjaus ja asiakasneuvonta on erityisehto koronavelan purkamisessa ja hoitotakuun parantamisessa. Työskentely kiinnittyy strategisiin painopisteisiin, joissa tavoitteena on edistää tarpeenmukaisten ja vaikuttavien palveluiden tarjoamista kaikille Kymenlaakson asukkaille sekä vahvistaa palveluiden saavutettavuutta eri kanavissa.  Hankkeen tavoitteena on sosiaalihuollon digitaalisen asioinnin lisääminen, henkilöstön työaikaa säästävien digitaalisten rakenteiden lisääminen ja asiakkaan sujuvamman ohjautumisen toteutuminen. 

Kehittämistyön tuloksena asiakas saa tarvitsemansa ohjauksen ja neuvonnan lasten ja perheiden sosiaalipalveluihin liittyen yhdellä yhteydenotolla sosiaalihuollon asiakasneuvonnasta. Sosiaalihuollon asiakasneuvonnan ammattilainen voi käsitellä ja arvioida asiakkaan yhteydenoton sekä siirtää sen suoraan perheiden sosiaalityöhön tai muuhun sopivaan palveluun.  

Sosiaalihuollon asiakasneuvonnassa on lisääntynyt:

  • Perheiden sosiaalityöhön ohjautuvien yhteydenottojen käsittely ja arviointi
  • Digitaalisesti saapuneiden yhteydenottojen käsittely ja arviointi

 

 

Käyttöönotossa ja levittämisessä huomioitavaa

Kehittämisessä tärkeää:

  • Johdon tuki
    • Palvelujen esihenkilöiden/johtavan sosiaalityöntekijän rooli tärkeä arjen työssä tapahtuvan muutoksen vauhdittajana 
    • Ylimmän johdon kanssa luotu yhteinen kokonaiskuva ja tavoitetila kehittämiselle, jota kohti pyritään ja seurataan säännöllisesti etenemistä
  • Projektiryhmän työskentely ja osallistujat
    • Projektiryhmän työpajoja riittävän usein, jotta prosessi pysyy hallinnassa
    • Useiden palvelujen ja yksiköiden välinen yhteistyö korostuu, jolloin tulee olla edustajat kaikista palveluista
    • Mahdollisuus käyttää kirjaamisasiantuntijoita työskentelyssä (monialainen projektiryhmä)
  • Uuden toiminnan kuvaaminen
    • Prosessin kuvaamisessa kannattaa käyttää erilaisia menetelmiä 
      • Projektiryhmän työskentelyssä siirryttiin käyttämään powerpoint-esitystä whiteboardin sijaan.
  • Prosessiin ja työskentelyyn on varattava riittävästi aikaa, jotta palvelujen sisäinen organisoituminen ja roolien/tehtävien muutokset onnistuvat
  • Nykytilan kuvaamisen merkitys korostuu, jotta voidaan tunnistaa prosessista kohdat, jotka muuttuvat ja tavoiteltu muutos konkretisoituu
    • Yhteinen ymmärrys eri toimijoiden välillä heti yhteisen työskentelyn alkuvaiheessa

Taustatiedot

Maantieteellinen alue
Kymenlaakson hyvinvointialue
Kehittäjäorganisaatiot
Kymenlaakson hyvinvointialue
Toimintaympäristö
Kymenlaakson hyvinvointialue, lasten, nuorten ja perheiden sosiaalipalvelut
Rahoittaja
Muu EU-rahoitus
Sosiaali- ja terveysministeriö (STM)