Kotihoidon toimintamallin kehittäminen

Luotu 11.05.2022
Kotihoidon toimintamallin kehittäminen
Kotihoidon toimintamallin kehittäminen

Tiivistelmä

Kotihoidon työn tekemisen toimintamallissa tarkoituksena on luoda toimivat, yhteiset käytännöt kotihoidon toiminnan ohjaukselle, käyntien suunnittelulle ja toteutukselle. Uudessa toimintamallissa työnjakajat jakavat asiakaskäynnit optimointiohjelman Ratkaisu-toimintoa käyttäen. Ratkaisu-toiminnon käyttö edellyttää tarvelähtöistä työvuorosuunnittelua tiimitasolla, asiakkaiden taustatietojen ajantasaisuutta ja tiivistä yhteistyötä kotihoidon alueiden työntekijöiden, työnjakajien ja esihenkilöiden välillä. Uuden toimintamallin myötä optimointiohjelmalla pystytään jakamaan työt tarvelähtöisemmin ja vähentämään matka-aikoja asiakkaiden luokse.

Kohderyhmä

Ammattilaiset
Ikäihmiset

Arviointi

Toimintamallia ei ole vielä arvioitu.

Toimintamallin kuvaus

Ongelma tai haaste, johon toimintamalli vastaa

Päijät-Häme haluaa olla strategisen kehittämistyön myötä edelläkävijä innovatiivisten kotona-asumista tukevien palvelujen järjestäjänä ja toteuttajana. Päijät-Hämeen hyvinvointialueella tiedostetaan ikääntyvien palvelutarpeen kasvu sekä työntekijöiden rekrytoinnin haasteet. Alkutilanne on se, että kotihoidon työntekijöille ajomatkoja asiakaspaikkojen välillä tulee paljon, työt eivät jakaudu aina asiakastarpeen mukaan siten, että oikea-aikaisuus ja työntekijöiden osaaminen kohdentuvat. 

Toimintamallin kohderyhmä ja sen tarpeet

Päijät-Hämeessä tarve kotona-asumisen tukemiselle voidaan perustella ikääntyvän väestön palvelutarpeella ja sen jyrkällä kasvulla. 75 vuotta täyttäneen väestön osuuden Päijät-Hämeessä on ennustettu olevan 17,7 % vuonna 2030, mikä on koko maan ennustettua osuutta (14,3 %) korkeampi ja Suomen kaikista maakunnista kuudenneksi korkein. Uudet innovatiiviset palveluratkaisut, erityisesti kotona asumista tukeviin palveluihin, ovat edellytys palvelurakenteen ongelmien korjaamiseksi ja tulevaisuuden turvaamiseksi. Tarvetta tämän hankkeen mukaiselle kehittämistyölle on selvitetty myös ikääntyneille, omaisille ja sidosryhmille kohdistettujen kyselyiden ja työpajojen avulla. Päijät-Hämäläiset ikääntyneet haluavat yleensä asua kotonaan ja kotikunnassaan mahdollisimman pitkään.

Asiakas: Varmistetaan palveluiden asiakasnäkökulma, yksilöllisyys ja joustavuus. Jaetaan käynnit asiakastarpeen mukaan siten, että oikea-aikaisuus ja työntekijöiden osaaminen kohdentuvat.

Ammattilainen: Lisätään henkilöstön työhyvinvointia ja sitoutumista parantamalla työolosuhteita sekä selkeyttämällä työnjakoa, tasapuolisuutta ja oikeudenmukaisuutta. Tällä muutoksella vastataan myös kotiin vietävien palveluiden henkilöstöpalautteesta esiin nousseisiin ongelmiin. 

Organisaatio: Määritellään kotihoidon henkilöstön vähimmäistarve. Tarve perustuu asiakkaalle aikaperusteisesti myönnettyihin palveluihin (välitön asiakastyö).  Varmistetaan henkilöstön riittävyys, kun hoidontarve ja rekrytointihaasteet kasvavat.

Yhteiskunta: Ikääntyneiden kotona asumista turvataan tarvelähtöisellä käyntien suunnittelulla ja toteutuksella sekä teknologiaa hyödyntämällä.

Kohderyhmänä on ollut kotihoidon asiakkaat, joiden kotihoidon käynnit optimoidaan tarpeen mukaisesti. Asiakasymmärrystä on kerätty piloteissa haastattelemalla kotihoidon asiakkaita, työntekijöitä ja esihenkilöitä. Asiakkaita on osallistettu haastattelemalla heitä kotihoidon käyntien toteutuksesta ennen uuden toimintamallin käyttöön ottoa ja lopuksi kyselyllä kotihoidon toimintamallin muutoksen onnistumisesta. Lisäksi asiakkaille on järjestetty asiakasiltapäivä.

Toimintamallille asetetut tavoitteet

Tavoitteena on ollut varmistaa ikääntyneiden kotiin vietävien palveluiden asiakasnäkökulma, yksilöllisyys ja joustavuus. 

Tavoitteena on ollut jakaa kotihoidon käynnit optimointiohjelman avulla Ratkaisu-toimintoa käyttäen asiakatarpeen mukaan siten, että oikea-aikaisuus ja työntekijän osaaminen kohdentuvat.

Tavoitteena on ollut myös lisätä henkilöstön työhyvinvointia ja sitoutumista parantamalla työolosuhteita sekä selkeyttämällä työnjakoa, tasapuolisuutta ja oikeudenmukaisuutta.

Mittarit ja keinot tavoitteiden toteutumisen seurantaan ja arviointiin

Asiakastyön osuus työajasta on tavoitteiden mukainen​:

Optimointiin suunnitellun asiakasajan osuus (%)​

Välittömän työajan osuus (%) – toteuma​

Aamun viive – työvuoron alku (min)​

Illan viive – työvuoron alku (min)​

Aamuvuoron pisin tauko (min)​

Iltavuoron pisin tauko (min)​

 

Asiakkailla käy tutummat hoitajat​:

10 tutuimman hoitajan osuus käynneistä​

Eri hoitajien määrä kuukaudessa​

 

Työvuoroihin suunnitellaan oikeat työntekijät:

Priorisoidulle yksikölle suunniteltujen käyntien osuus​

 

Työntekijöiden osaaminen vastaa käyntien sisältöjä:

Osaamiset ja rajoitteet yhtenäistetty ja päivitetty​

Käynnit, joista suorittajalta puuttuu kompetenssi​

 

Järjestelmä optimoi suurimman osan käynneistä:

Manuaalisesti jaettujen käyntien osuus​

 

Ajomatkat ja reititys ovat järkevämpiä​:

Optimointiin suunnitellun matka-ajan osuus (%)​

Matka-ajan osuus työajasta (%) - toteuma​

 

Käyntilistat ovat toteutettavissa ja mahdollistavat tauot:

Aikaikkunaan suunniteltujen käyntien osuus​

 

Taustatiedot ovat ajan tasalla:

Tiimien optimointiasetukset yhtenäistetty (kyllä/ei)

Päivitykset tehty (kuukausittain kyllä/ei)

 

Työhyvinvointi paranee:

Lyhyet sairauspoissaolot 

 

Toimintamallin keskeiset edellytykset

Hankkeelle on mahdollistettu riittävät taloudelliset resurssit sekä hankkeen toiminnan edellyttämät asiantuntijapalveluiden ostot, tilat, välineet ja laitteet. Haaste hankkeen etenemiselle on ollut henkilöstön resurssipula samoin kuten muissakin kotiin vietävien palveluiden toiminnoissa, koska toteuttajina ovat samat henkilöt. Toimintamallin juurtuminen osaksi kotiin vietävien palveluiden toimintaa vaatii sitoutumista, jatkuvaa seurantaa ja tietojen päivittämistä. Kotihoito kehittämistyön kohteena on tärkeä laajuutensa ja palveluna tarkoituksenmukaisuutensa vuoksi. Kotiin vietävien palveluiden parissa työskentelevien työntekijöiden rooli ikääntyvien palveluiden kehittäjänä on erityisen tärkeää, koska ikääntyneille osallistuminen itse palveluiden kehittämiseen ja palautteen antaminen voi olla haasteellista. Toiminnan tehostamisella tässä hankkeessa tarkoitetaansiirtymistä tarvelähtöiseen työskentelytapaan, jolloin tavoitetellaan asiakkaiden edun mukaisesti mahdollisimman suurta asiakastyön osuutta työajasta. Toisaalta uudella toimintamallilla  aikaansaadaan myös taloudellista hyötyä.

Toimintamallin ydinsisältö

Kotihoidon työn tekemisen toimintamallissa tarkoituksena on luoda toimivat, yhteiset käytännöt kotihoidon toiminnan ohjaukselle, käyntien suunnittelulle ja toteutukselle. Uudessa toimintamallissa työnjakajat jakavat asiakaskäynnit optimointiohjelman Ratkaisu-toimintoa käyttäen. Ratkaisu-toiminnon käyttö edellyttää tarvelähtöistä työvuorosuunnittelua tiimitasolla, asiakkaiden taustatietojen ajantasaisuutta ja tiivistä yhteistyötä kotihoidon alueiden työntekijöiden, työnjakajien ja esihenkilöiden välillä. Uuden toimintamallin myötä optimointiohjelmalla pystytään jakamaan työt tarvelähtöisemmin ja vähentämään matka-aikoja asiakkaiden luokse.

Toimintamallin aikaansaama muutos

Mitattaviksi asioiksi on valittu muun muassa tuttujen hoitajien käynnit asiakkaiden luona, matka-ajat asiakkaiden luokse ja välittömän työajan osuus. Hankkeen aikana on huomattu, että toimintamallin käyttöönotto on selkeyttänyt työskentelyä, helpottanut käyntisuunnittelua, lyhentänyt matka-aikoja ja asiakkaiden luona ovat käyneet tutuimmat hoitajat, joten kokemukset ovat inhimillisesti ja taloudellisesti myönteisiä. Toimintamallin käyttöönotto tukee iäkkäiden palveluiden tarkoituksen mukaista toteuttamista, koska jo näin lyhyen kokemuksen perusteella toiminta muuttuu asiakkaiden, työn organisoinnin, talouden ja ympäristönäkökulmien kannalta paremmaksi. 

Käyttöönotossa ja levittämisessä huomioitavaa

Uusi toimintamalli on otettu käyttöön kotiin vietävien palveluiden toiminta-alueella ja sitä on mahdollisuus levittää koko hyvinvointialueelle tai muillekin vastaavanlaisessa tilanteessa olevalle hyvinvointialueelle. Onnistuminen vaatii riittävät henkilöstö- ja taloudellisetresurssit sekä toiminnan edellyttämät tilat, välineet ja laitteet. Toimintamalli vaatii henkilöstöltä yhteistyötä ja sitoutumista, jatkuvaa tietojen ylläpitoa ja päivitystä sekä riittäviä resursseja.

Taustatiedot

Kehittäjäorganisaatiot
Päijät-Hämeen hyvinvointialue
Toimintaympäristö
Päijät-Hämeen hyvinvointialue, ikääntyneiden kotiin vietävät palvelut
Rahoittaja
Sosiaali- ja terveysministeriö (STM)