Kotihoidon muutosagentit ja digitaalisen osaamisen tukeminen

Luotu 11.05.2022
Kotihoidon muutosagentit ja digitaalisen osaamisen tukeminen
Kotihoidon muutosagentit ja digitaalisen osaamisen tukeminen

Tiivistelmä

Kotihoidon muutosagentit kuuluvat Etelä-Savon hyvinvointialueen muutosagenttiverkostoon, jonka tarkoituksena on lisätä Etelä-Savon hyvinvointialueen työntekijöiden digikyvykkyyttä. Hankkeen tehtävänä oli jalkauttaa toimintamalli kotihoitoon. 

Muutosagenttiverkoston tarkoitus on edistää uusien digitaalisten toiminta- ja palvelumallien käyttöönottoa Etelä-Savon hyvinvointialueella. Muutosagenttitoiminnassa työntekijältä odotetaan: 

  • Kiinnostusta ja positiivista asennetta muutoksia kohtaan
  • Aktiivisuutta oman digiosaamisen kehittämiseen ja tiedonhankintaan
  • Kehittävää otetta oman yksikön digiasioihin
  • Muutosagentti hallitsee ja tuntee perustasolla: Etelä-Savon hyvinvointialueella käytössä olevat digitaaliset sotepalvelut sekä tärkeimmät digitaaliset työkalut (Microsoftin Office -sovellukset esim. Teams, Outlook)

Kohderyhmä

Ammattilaiset

Arviointi

Toimintamallia ei ole vielä arvioitu.

Toimintamallin kuvaus

Ongelma tai haaste, johon toimintamalli vastaa

Digitaalisten ohjelmien käyttö yleistyy, mutta niiden hallinta ei ole vielä kaikilla hallussa. Kun yksikössä on muutosagentti, osaa hän neuvoa yleisimpien sovellusten käyttöä, kertoa mistä löytyisi ohjeistusta niihin ja mistä kysyä neuvoa. Muutosagentti toimii myös viestin viejänä ja tuojana erilaisten ratkaisujen kehittämisessä ja ongelmien ratkaisuissa.

Muutosagenttitoiminnalle asetettiin selkeät tavoitteet. Heitä koulutetaan säännöllisesti uusien digityökalujen käyttöön sekä muihin muutoksiin, jotta osaavat välittää tietoa eteenpäin. 

Työaikaa on käytettävissä viisi tuntia kuukaudessa muutosagenttitoimintaan.
Työaika käytetään verkoston yhteisiin muutosagenttivalmennuksiin osallistumiseen,
tiedon välittämiseen omassa yksikössä tai lähitukena toimimiseen, esimerkiksi järjestelmien käytön opastamisessa sekä omien digitaitojen kehittämiseen.

Kotihoidon muutosagentit perehtyivät kotihoidossa käytössä oleviin digitaalisiin sovelluksiin ja teknologian käyttöön.

Digitaalisen osaamisen vahvistaminen koettiin tarpeelliseksi kaikille kotihoidon työntekijöille. Sovellusten käyttäminen ja asentaminen helpotti kotihoidon työntekijän arkea. Kotihoidon yksikkökierroksien avulla saatiin työntekijöitä ohjattua paikan päällä jolloin työntekijöiden osallistuminen ja tukeminen oli helpompaa.

Toimintamallin kohderyhmä ja sen tarpeet

Muutosagenttitoiminta on osa Etelä-Savon hyvinvointialueen digitalisaatiota.
Muutosagenttiverkoston tarkoitus on edistää uusien digitaalisten toiminta- ja palvelumallien käyttöönottoa Etelä-Savon hyvinvointialueella. Toiminnan tavoitteena on, että työkaverit kehittävät toistensa digiosaamista ja auttavat muutosten läpiviennissä. 

Suurin osa muutoksista liittyy uuden teknologian käyttöönottoon, mutta muutosagentit voivat jelpata myös muissa asioissa! Muutosagenteista muodostuva verkosto on vuorovaikutteinen, tukea saa sekä toisiltaan että verkoston vastuuhenkilöiltä. 

Kotihoidon muutosagentit ovat työntekijöiden tukena ja opastajina sovellusten käyttöön otossa.

Kotihoidon muutosagentit ovat osa Etelä-Savon hyvinvointialueen muutosagenttitoimintaa.

Kotihoidon työntekijät tarvitsevat ohjausta ja tukea digitaalisten työvälineiden käyttöön. Kotihoidon yksikkökierroksien myötä heille tarjottiin tietoa ja opastusta.

Uusien ja vanhojen digitaalisten ratkaisujen eteenpäin vieminen työyhteisössä opastamalla ja tukemalla. 

Tuetaan työntekijöiden digikyvykkyyttä, jolloin myös asiakkaiden digikyvykkyys kasvaa työntekijöiden osatessa ainakin yleisimpien digitaalisten sovellusten alkeet.

Digitaalisen osaamisen vahvistamisen tavoitteet, kotihoidon yksikkökierrokset:

•Hankkeesta ja sen toimenpiteistä tiedotettu

•Asiakaslähtöiset palvelut ympärivuorokautisesti

•Toimintatapoja kotiin annettavien palveluiden ja tuen varmistamiseksi

•Ammattitaitoinen henkilöstö oikeassa paikassa oikeaan aikaan

•Kotihoidon työhyvinvointia tukeva malli

•Yhtenäinen perehdytysmalli ja materiaali

•Tukea työntekijöiden digitaalisen osaamisen vahvistamista

•Kehittämisideoiden löytäminen ja työntekijöiden tavoittaminen kehittämisen tueksi

•Uusien yhteisten toimintamallien luominen ja niistä tiedottaminen

Kotihoidon muutosagenteille asetettiin selkeät tavoitteet ja heitä koulutettiin uusien digityökalujen käyttöön sekä muihin muutoksiin, jotta osaavat välittää tietoa eteenpäin. He voivat olla myös asiakkaiden apuna uusien teknologisten ja digitaalisten palveluiden käyttöön otossa.

Digitaalisen osaamisen vahvistaminen kotihoidon työntekijöille ja esihenkilöille: -Asiakaslähtöisempi työ, kun eri sovellusten hallinta ja käyttö mobiilissa mahdollistuu ja työtä voidaan tehdä enemmän asiakkaan luona/kanssa.

Toimintamallille asetetut tavoitteet

Tavoitteena oli saada Etelä-Savon hyvinvointialueen jokaiseen kotihoidon yksikköön koulutettua ainakin yksi Kotihoidon muutosagentti. Näin saisimme työntekijöille tukea digitaaliseen osaamiseen sekä parempaan viestintään.

Digitaalisen osaamisen vahvistaminen: kotihoidon yksikkökierroksien avulla kotihoidon työntekijöiden ja esihenkilöiden tieto taito lisääntyi.

Mittarit ja keinot tavoitteiden toteutumisen seurantaan ja arviointiin

Viestinnän kehittyminen kotihoidossa: Muutos näkyy työntekijöiden mobiileissa viestinnän välineiden lisääntyessä. Kotihoidon yksikkökierroksilla asennettiin mobiileihin sähköposti- ja teams sovelluksia. 

Tietoisuuden lisääminen: Eri sovelluksien käyttöönoton ja käytön opastaminen.

Työn teon sujuvoittaminen: Eri sovellusten avulla työn tekeminen kentällä helpottui, kun mobiilin avulla voi tehdä enemmän asioita ja aikaa toimistolla tarvitsee vähemmän. 

Toimintamallin keskeiset edellytykset

Kotihoidon muutosagenteille järjestettiin erillisiä työpajoja (3 työpajaa ja yhteensä 21 osallistujaa) ja kannustettiin osallistumaan Etelä-Savon hyvinvointialueen muutosagenttitoimintaan, jossa on erillinen starttikurssi sekä koulutuksia digitaalisten välineiden käyttöön. Muutosagenteilla on mahdollisuus käyttää työaikaa muutosagenttitoimintaan 5 tuntia kuukaudessa. Tavoitteena oli saada kotihoitoon jokaiseen kotihoidon yksikköön ainakin yksi kotihoidon muutosagentti.

Muutosagenttien vähäisyyden vuoksi, digitaalisen osaamisen vahvistamista tuettiin hankekoordinaattorien toteuttamilla kotihoidon yksikkökierroksilla, joissa tavoitettiin lähes kaikki kotihoidon työntekijät. Kotihoidon yksikkökierroksilla tavoitteina oli:

  • Tiedottaa hankkeesta ja sen toimenpiteistä 
  • Tiedottaa kotihoidon työhyvinvointia tukevasta mallista
  • Keskustella yhtenäisestä perehdytysmallista ja materiaaleista
  • Tarjota tukea työntekijöiden digitaalisen osaamisen ja digitaalisten työvälineiden käytön vahvistamiseksi
  • Kehittämisideoiden löytäminen ja työntekijöiden tavoittaminen kehittämisen tueksi
  • Tiedottaa ja keskustella uusista yhteisistä toimintamalleista

 

Kotihoidon yksikkökierroksilla hanketyöntekijät sopivat yksiköiden esihenkilöiden kanssa tapaamisajankohdan tiimipalaveripäiville ja esihenkilö varasi työntekijöilleen aikaa osallistua palaveriin. Yksikkökierroksilla tuettiin työntekijöiden digitaalista osaamista:

  • Sähköisten työvälineiden asennuksen tukea, käyttöönottoa ja ohjausta (sähköposti, intra, Teams, matkalasku, työnantajan sähköisten dokumenttien tallennustila)
  • Kauppatilausten tekeminen mobiilisti
  • Kotihoidon sähköinen perehdytysmateriaali
  • Kotihoidon ohjeet (henkilöstö, asiakastyö)
  • Lääkkeiden annosjakelu (qr-koodien lukeminen, ohje)
  • Secapp-järjestelmästä tiedottaminen

Kotihoidon yksikkökierroksilla oltiin läsnä ja kuunneltiin työntekijöitä. Erilaisten sovellusten ohjaaminen tapahtui pääosin niin, että työntekijä itse teki ja häntä ohjattiin vieressä ja vastattiin kysymyksiin. Lisäksi pidettiin kaikille yhteisiä opastuksia. Kotihoidon yksiköitä/tiimejä on yhteensä Savonlinnan alueella 10, Pieksämäen alueella 4 ja Mikkelin alueella 17.

Toimintamallin ydinsisältö

Kotihoidon muutosagentit kuuluvat Etelä-Savon hyvinvointialueen muutosagenttiverkostoon, jonka tarkoituksena on lisätä Etelä-Savon hyvinvointialueen työntekijöiden digikyvykkyyttä. Hankkeen tehtävänä oli jalkauttaa toimintamalli kotihoitoon. 

Muutosagenttiverkoston tarkoitus on edistää uusien digitaalisten toiminta- ja palvelumallien käyttöönottoa Etelä-Savon hyvinvointialueella. Muutosagenttitoiminnassa työntekijältä odotetaan: 

  • Kiinnostusta ja positiivista asennetta muutoksia kohtaan
  • Aktiivisuutta oman digiosaamisen kehittämiseen ja tiedonhankintaan
  • Kehittävää otetta oman yksikön digiasioihin
  • Muutosagentti hallitsee ja tuntee perustasolla: Etelä-Savon hyvinvointialueella käytössä olevat digitaaliset sotepalvelut sekä tärkeimmät digitaaliset työkalut (Microsoftin Office -sovellukset esim. Teams, Outlook)

Toimintamallin aikaansaama muutos

Vuonna 2022 saatiin kasaan noin 40 Kotihoidon muutosagenttia, mutta vuonna 2023 Etelä-Savon hyvinvointialueelle siirryttäessä aktiivisia kotihoidon muutosagentteja jäi vain 9. Syynä tähän oli, että osalla työntekijöistä ei ollut omien sanojensa mukaisesti aikaa muutosagenttitoimintaan ja osa vaihtoi työpaikkaa. Joitain työntekijöitä ei vain tavoitettu. 

Kotihoidon muutosagenttitoiminnasta tehtiin hankkeelle YAMK opinnäytetyö, ”Kotihoidon muutosagentti M365 edelläkävijänä Etelä-Savon hyvinvointialueella” (Enqvist & Tiainen 2023), joka tuki toimintamallin arviointia. Alla esitelty opinnäytetyön keskeiset tulokset:

Opinnäytetyön tuloksissa nousseet positiiviset seikat muutosagenttitoiminnasta:

  • Starttikurssit olivat laadukkaita
  • Teams hyödyllinen tiedonjakokanava ja koulutuksiin osallistumisen mahdollistaja
  • Itseoppiminen: kokeileminen, testaaminen ja omatoimisuus, rooli tuo vaihtelua arkeen
  • Osaamisen jalkauttaminen
  • Roolin avulla voi lisätä imua omaan työhön tiedon ja osaamisen kasvamisen myötä

Opinnäytetyön tuloksissa nousseet muutosagenttitoiminnan puutteet:

  • Lähtötasoa ei arvioida, digiosaaminen eritasoista
  • *M365 sovelluksiin ei ole organisaatiotasoisia koulutuksia, *M365 käsite tuntematon, *M365 hyödyt koettu vähäisiksi
  • Tehtävänkuva koetaan epäselväksi

Opinnäytetyössä tuloksissa nousseet muutosagenttitoiminnan hyödyt:

  • Itsenäinen opiskelu
  • Muutosjohtajuuden lisääminen: Yhtenäiset toimintamallit ja linjaukset
  • M365 tietouden ja käytön lisääminen
  • Laajempi näkyvyys lisäisi kiinnostusta
  • Koulutukset tallenteina

Opinnäytetyössä tuloksissa nousseet muutosagenttitoiminnan uhat:

  • Ajan ja kiinnostuksen puute
  • Epävarmuus, ohjauksen tarve
  • Rooli koettiin irrallisena hoitotyöstä, johon heidät on lähtökohtaisesti palkattu

Opinnäytetyö on kokonaisuudessaan luettavissa: enqvist_tiainen.pdf (theseus.fi) 

 

Kotihoidon yksikkökierrosten tulokset

Yksikkökierrokset tukivat laajasti työntekijöitä digitaalisten työvälineiden käytössä, jolloin työyksiköissä kokonaisuutena on nyt enemmän osaamista. 

Esihenkilöitä ja työntekijöitä tavoitettiin ja kuultiin (348 työntekijää). Yksikkökierroksilla löydettiin alueellisia eroja ja yhtäläisyyksiä. Hankekoordinaattoreiden havainnot kierroksella olivat, että yksikkökierroksien ollessa käynnissä, kulki tietoa työntekijöiden kesken opastuksista, niin työntekijät ja esimiehet pyysivät apua herkemmin. Myös esihenkilöiden tietoisuuden lisääntyminen ja sitä kautta tiedon siirtyminen työntekijöille edistyi (esim. Teamsin hyödyntäminen työssä). Kierroksien aikana/jälkeen työntekijöiden tavoitettavuus parani, sillä kierroksien alkupuolella hyvin harvalla työntekijällä oli mobiilissa käytössään sähköposti ja Teams. Toisella kierroksella keskityttiin enemmän Teamsin käytön opastukseen. Mobiilissa olevien sovellusten hallinta ja käyttö lisääntyi ja yksikkökierrokset koettiin tarpeellisiksi ja myös pyydettiin uudelleen käymään osaan yksiköistä

Yksikkökierrosten sekä muutosagenttitoiminnasta tehdyn opinnäytetyön perusteella voidaan todeta, että kotihoidon yksiköissä on tarvetta ohjaajalle/tukijalle digitaalisten työvälineiden käyttöönottoon ja käyttämiseen. Tämä osaltaan kertoo siitä, että muutosagenttien hyödyntäminen/kouluttaminen on tärkeää ja että muutosagentteja täytyisi saada koulutettua lisää niin, että heitä olisi joka yksikössä.

Muutosagenttitoiminta jatkuu organisaation omana toimintana.

Käyttöönotossa ja levittämisessä huomioitavaa

Toimintamalli on sovellettavissa mihin tahansa organisaatioon. Koulutuksissa ja muutosagenttien valmennuksissa kannattaa huomioida juuri se toimintaympäristö, jossa muutosagentti työskentelee. Kotihoidossa korostuvat esimerkiksi erilaiset mobiilisovellukset ja niiden käytön hallinta. 

Työntekijöille on varattava aikaa koulutuksille ja muutosagentin työhön oman työn ohella. Liika vastuu suhteessa toimintaan käytettävään aikaan voi heti aluksi voi viedä motivaatiota muutosagenteilta. Muutosagenttitoimintaa tukee digiosaajien jalkautuminen tiimeihin, jolloin perustaidot- ja osaaminen vahvistuu. 

Taustatiedot

Maantieteellinen alue
Etelä-Savon hyvinvointialue
Kehittäjäorganisaatiot
Etelä-Savon hyvinvointialue
Toimintaympäristö
Etelä-Savon hyvinvointialue
Rahoittaja
Sosiaali- ja terveysministeriö (STM)