Ongelma tai haaste, johon toimintamalli vastaa
Kotihoidon ammattilaisilla on asiakaskäynneillä tarve kirjata ja tarkistaa sekä sosiaali- että terveyshuollon tietoja, käyttää eri sovelluksia esimerkiksi lääkkeiden, ruoka- ja hoitotarvikkeiden tilaamiseen ja tarvittaessa ottaa yhteyttä toisiin ammattilaisiin tai asiakkaan läheisiin.
Aiemmin edellä mainitut tarpeet toteutettiin osin puhelimella ja osin toimistolla tietokoneella. Tämä toimintatapa edellytti ammattilaisilta useiden salasanojen ja asioiden hallintaa ja muistamista.
Pilotin tarkoituksena oli testata mobiililaite, joka mahdollisti yhdellä kirjautumisella pääsyn tarvittaviin tietojärjestelmiin ja sovelluksiin ollen samalla helppokäyttöinen ja kustannustehokas.
Toimintamallin kohderyhmä ja sen tarpeet
Mobiililaite pilotoitiin hyvinvointialueen ikäihmisten palvelulinjalla, kotona asumista tukevissa palveluissa, kahdessa kotihoidon yksikössä.
Asiakkaalle ammattilaisten käyttämät monikäyttöiset laitteet näyttäytyvät ammattilaisten välisen tiedonkulun tehostumisena ja siten turvallisuuden tunteen voimistumisena.
Ammattilaisen näkökulmasta on tarpeen löytää kirjaamista helpottava, useita järjestelmäintegraatioita mahdollistava helppo, monikäyttöinen ja kustannustehokas laite.
Organisaatiolle on tarpeen löytää laite, joka kustannustehokkaasti palvelee valitulla palvelulinjalla sekä asiakasta että ammattilaista.
Kohderyhmänä on kotona asumista tukevien palveluiden henkilöstö.
Toimintamallille asetetut tavoitteet
Pilotin tavoiteltuna muutoksena on saada käyttöön laite, jossa on kotihoidon ammattilaisten tarvitsemat sovellukset helposti, yhdellä kirjautumisella käytettävissä, laite on kustannustehokas ja laitteiden hallinta niin määrällisesti kuin sovellusten osalta on yhdessä paikassa.
Mittarit ja keinot tavoitteiden toteutumisen seurantaan ja arviointiin
Pilotin aikana ryhmällä on säännölliset, viikoittaiset teams-tapaamiset, jossa käydään läpi laitteen käytettävyyttä ja mahdollisia kehityskohteita. Laitteen käytettävyyden mittarina toimii kotihoidon ammattilaisten kokemukset laitteen käytöstä arjen työssä.
Toimintamallin keskeiset edellytykset
Mobiililaitteen käytön pilottia suunniteltaessa prosessi aloitettiin laitehallinnan ja koulutusten suunnittelemisella ja tarvittavien sovellusten määrittelyllä. Tästä edettiin tietoturva-arvioihin ja siitä edelleen kotihoidon ammattilaisten koulutuksiin. Ammattilaisten koulutuksen jälkeen laitteet otettiin käyttöön kotihoidon tiimeissä ja sovittiin viikoittaiset statuspalaverit pilottiin osallistuville.
Pilottiin osallistuvat kotihoidon tiimit sopivat kuka tai ketkä tiimistä edustavat kotihoitoa pilotissa. Tehtävään valikoitui kotihoidon ammattilaisia, jotka ovat kiinnostuneita teknologiasta, uuden kehittämisestä ja uusien toimintatapojen käyttöönotosta.
Statuspalaverin tarkoituksena on toimia sekä laitteen käyttäjien tukena että tehdä näkyväksi laitteen käytön kehityskohteita ja niiden kehityskaarta. Statuspalaverin kestoksi on määritelty yksi tunti kerran viikossa ja palaveriin osallistuu pilottiin osallistuvien kotihoidon tiimien ammattilaisia ja tiimien esihenkilöt, laitetoimittajan edustajat ja palvelulinjan kehittämistiimien edustajat.
Mobiililaitteen pilotoinnin prosessi voi muunneltuna toimia käyttöönottoprosessina myös pilotin jälkeen. Käyttöönoton alussa on hyvä pitää statuspalaverit kerran viikossa riittävän tuen ja mahdollisten kehityskohteiden esille tuomisen vuoksi. Käytön vakiinnuttua riittänee mobiililaitteen käytön kokemusten jakaminen esimerkiksi kerran kuukaudessa tiimikokousten yhteydessä.
