Kokouskäytännöt kuntoon – selkeyttä, osallisuutta ja yhteisiä pelisääntöjä
Kokouskäytännöt kuntoon – selkeyttä, osallisuutta ja yhteisiä pelisääntöjä
Toimintamallissa luotiin työyhteisöön yhteiset kokouskäytänteet. Tavoitteena oli korostaa olennaista tietoa ja vähentää informaatiotulvaa, sekä lisätä vuorovaikutusta työyhteisössä ja vahvistaa kuulluksi tulemisen kokemusta.
Toimintamallin nimi
Toimintamallissa luotiin työyhteisöön yhteiset kokouskäytänteet. Tavoitteena oli korostaa olennaista tietoa ja vähentää informaatiotulvaa, sekä lisätä vuorovaikutusta työyhteisössä ja vahvistaa kuulluksi tulemisen kokemusta.
Toimintamallin tarkoituksena oli luoda uudet yhteiset kokouskäytänteet, joihin koko henkilöstö sitoutuu. Kokouskäytänteet kirjattiin ja tuotiin koko henkilöstölle näkyväksi. Myös olemassa olevan kokousmuistion rakennetta muokattiin tarkoituksenmukaisemmaksi ja työyhteisölähtöisemmäksi. Työyhteisössä sovittiin, mikä tieto on oleellista käydä palaverissa – muun tiedottamisen osalta sovittiin yhteisistä tiedotuskanavista. Uusiin kokouskäytänteisiin sitouttamiseksi henkilöstöltä vaadittiin lukukuittaus. Tavoitteena oli ajankäytön tehostaminen, tarkoituksenmukaisen tiedon korostaminen ja informaatiotulvan hallinta. Lopulta pyrittiin henkilöstön kuormittuneisuuden vähentämiseen.
Työyksikössä ja organisaatiossa oli tehty selvityksiä, joista nousi esiin toistuvia haasteita. Yksikössä oli tapahtunut merkittäviä muutoksia esihenkilöstön vaihtuvuuden ja hyvinvointialueelle siirtymisen myötä. Uudet toimintamallit ja muuttuneet toimenkuvat sekä viestinnässä koetut haasteet olivat lisänneet henkilöstön kokemaa kuormitusta.
Työn palkitsevuus, koettu arvostus sekä päätöksenteon etäisyys arjesta ja vaikutusmahdollisuuksien vähäisyys vaikuttivat negatiivisesti työhyvinvointiin.
Organisaatio- ja yksikkötason tiedottamista tapahtui sähköpostitse, Teams-tiimeissä (palvelualuetaso, palveluyksikkö, verkostot ja työyksikkö) sekä organisaation intranetissä. Yksikössä järjestyy lisäksi viikoittain esihenkilöjohtoinen yksikköpalaveri. Yksikköpalavereissa kului merkittävästi aikaa ylemmiltä tasoilta tulevien tiedotteiden ja ohjeiden läpikäymiseen, jolloin yksikön sisältä nousevat aiheet jäivät herkemmin käsittelemättä. Kiireen tuntu ja koettu tietotulva vähensivät työntekijöiden omatoimista tiedonhakua, jolloin ajantasainen tieto ei saavuttanut kaikkia.
Kohderyhmänä on Kotikuntoutuskeskus 3:n henkilöstö.
Toimintamallin käyttöönotto edellytti suunnitelmallisia toimenpiteitä ja koko työyhteisön sitoutumista.
- Kokouskäytänteiden ja pelisääntöjen luominen
- Alustavien kokouskäytänteiden esittely työyhteisössä ja kehitysehdotusten keräämisen aloittaminen
- Tulleiden ehdotusten läpikäynti
- Muutokset tulleiden ehdotusten pohjalta ja kokouskäytänteiden vahvistaminen
- Kokouskäytänteiden käyttöönotto
- Ohjeistus työyksikön perehdytyskansioon
Resurssitarve oli maltillinen. Työryhmän aikaa kului alustavien käytänteiden kirjaamiseen ja kehitysehdotusten jälkeen muokkausten tekemiseen. Koko työyhteisön ajallista työpanosta tarvittiin korjausehdotusten tekemisessä, käytänteiden käyttöönoton ohjaamisessa sekä niihin tutustumisessa. Taloudellisia resursseja ei tarvittu. Vakiinnuttaminen tapahtuu arjessa, kun uudet työkalut ja käytännöt juurtuvat osaksi jokapäiväistä työtä.
Uusien kokouskäytänteiden ja tiedottamisen kanavien selkeyttämisen myötä tiedonkulku koetaan yksikössä sujuvampana. Yksikköpalaverissa aika käytetään tehokkaammin ja palaverin sisältö koetaan tarkoituksenmukaisena. Koettu tietotulva ja kiireen tuntu palavereissa on vähentynyt.
Numeerisesti arvioituna (Kokemuskysely):
- Viikkopalaverissa käsitellään työni kannalta oleelliset asiat selkeästi: 3,33 (2/25). 3,87 (10/25)
- Henkilöstöllä on riittävästi mahdollisuuksia tuoda esiin ajatuksiaan ja näkemyksiään viikkopalavereissa käsitellyistä asioista: 3,38 (2/25), 4,00 (10/25)
- Henkilöstön esiin tuomat aiheet käsitellään viikkopalaverissa: 3,67 (2/25), 4,27 (10/25)
- Voin esittää uusia ideoita työn ja toiminnan kehittämiseksi: 3,54 (2/25), 4,13 (10/25)
- Työyhteisöä osallistetaan riittävästi työyksikköä koskeviin päätöksiin ja muutoksiin: 3,33 (2/25), 3,80 (10/25)
Vetoa pitoa valmennuksen myötä yksikön eNPS luku on noussut helmikuun mittauksesta (-4) lokakuun mittaukseen (20).