Ongelma tai haaste, johon toimintamalli vastaa
Hyvinvointialueella ei ollut yhtenäistä käytäntöä toimeentulotuen työnjaosta etuuskäsittelijöiden ja sosiaalialan ammattilaisten välillä. Joillakin alueilla etuuskäsittelijöitä ei ollut lainkaan, kun taas toisilla he toimivat osana sosiaalityön tiimejä. Tunnistettiin tarve vahvistaa etuuskäsittelijöiden työtehtäviä, jotta sosiaalihuollon ammattilaiset voisivat keskittyä asiakastyöhön sen sijaan, että käsittelisivät toimeentulotukihakemuksia.
Aikuisten sosiaalipalveluissa toteutettiin organisaatiomuutos, jossa toimeentulotuen ja etuuskäsittelyn kokonaisvastuu keskitettiin yhden yksikön alaisuuteen. Etuuskäsittelijöistä muodostettiin oma tiimi, ja uusia työntekijöitä koulutettiin tehtävään. Kyseinen yksikkö vastaa toimeentulotuen prosessista kokonaisuudessaan.
Muutoksen tavoitteena on nopeuttaa asiakkaiden pääsyä palveluihin ja varmistaa asioiden käsittely ajallaan. Etuuskäsittelijöiden ja sosiaalialan ammattilaisten tehtävänkuvat, päätösoikeudet ja vastuut käytiin läpi, ja prosessiin haluttiin selkeyttä sekä yhtenäinen työskentelymalli ja ohjeistus etuuskäsittelyyn.
Selkeä prosessi on tarpeen paitsi suurten hakemusmäärien vuoksi, myös sosiaalityön näkökulmasta, sillä sosiaalihuollon ammattilaisilla on käsiteltävänään monimutkaisia ja haastavia hakemuksia sekä ilmoituksia. Tavoitteena on vähentää painetta erityisesti täydentävän toimeentulotuen hakemusten osalta. Lisäksi etuuskäsittelijöillä on muita tehtäviä, kuten välitystilien hoito ja toimistotyöt, jotka vievät aikaa varsinaisesta toimeentulotuen käsittelystä.
Toimintamallin kohderyhmä ja sen tarpeet
Toimeentulotuki on viimesijainen taloudellinen tukimuoto, jonka tarkoituksena on turvata yksilön tai perheen välttämätön toimeentulo silloin, kun käytettävissä olevat tulot, varat tai muut ensisijaiset etuudet eivät siihen riitä. Tuki on tarkoitettu tilapäiseksi avuksi tilanteisiin, joissa taloudellinen tilanne on kriisiytynyt eikä muuta tukea ole saatavilla.
Toimeentulotuki jakautuu kolmeen osaan:
- Perustoimeentulotuki – haetaan Kelasta, ja se kattaa jokapäiväiseen elämään kuuluvat välttämättömät menot, kuten ruoka, asuminen, terveydenhuolto ja vaatetus. Tuen määrä perustuu laskelmaan, jossa huomioidaan hakijan tulot ja hyväksyttävät menot.
- Täydentävä toimeentulotuki – haetaan omalta hyvinvointialueelta, ja se on tarkoitettu erityisiin tai yksilöllisiin menoihin, joita ei huomioida perustoimeentulotuessa. Esimerkkejä ovat lasten harrastusmenot, kodin perustarvikkeet tai pitkäaikaissairauden aiheuttamat kustannukset.
- Ehkäisevä toimeentulotuki – haetaan myös hyvinvointialueelta, ja sen tavoitteena on ennaltaehkäistä taloudellista syrjäytymistä sekä tukea itsenäistä selviytymistä. Tukea voidaan myöntää esimerkiksi asumisen turvaamiseen, nuoren itsenäistymiseen tai työllistymistä edistäviin menoihin.
Toimeentulotuki ei ole pysyvä tulonlähde, vaan tilapäinen ja viimesijainen tukimuoto. Hakijan tulee ensin selvittää mahdollisuutensa saada muut ensisijaiset etuudet. Hakemuksen yhteydessä arvioidaan aina hakijan kokonaistilanne, ja tarvittaessa ohjataan myös muiden palvelujen piiriin.
Hyvinvointialueella toimeentulotukea voivat myöntää sekä sosiaalihuollon ammattilaiset että etuuskäsittelijät. Sosiaalihuollon ammattilaisilla on laajempi harkintavalta, kun taas etuuskäsittelijät toimivat annettujen ohjeiden mukaisesti. Sosiaalihuollon toimintaympäristö muuttuu jatkuvasti esimerkiksi sosiaaliturvajärjestelmän, lainsäädännön, työmarkkinoiden, digitalisaation, elinkustannusten ja väestörakenteen muutosten myötä.
Sosiaalihuollon ammattilaiset kohtaavat usein laajoja ja moniulotteisia asiakastilanteita, ja etuuskäsittelijöiden työ voi merkittävästi helpottaa heidän työkuormaansa. Tämä sujuvoittaa toimeentulotuen käsittelyä, jonka määräajat ovat tiukasti säädeltyjä ja kirjattu lainsäädäntöön.
Asiakas
- Asiakkaan asia ohjautuu oikealle ammattilaiselle, mikä varmistaa asiantuntevan käsittelyn.
- Päätös palvelusta saadaan lakisääteisessä ajassa – mahdollisesti jopa nopeammin.
- Sosiaalihuollon ammattilaisilla on enemmän aikaa paneutua asiakkaan tilanteen selvittämiseen ja arviointiin.
- Asiakas hyötyy tasa-arvoisesta ja yhdenmukaisesta toimeentulotuen käsittelystä, kun prosessia johdetaan keskitetysti yhdestä yksiköstä ja tiimistä.
Organisaatio
- Toimeentulotukiasioiden käsittely on selkeämpää ja tehokkaampaa.
- Lakisääteiset käsittelyajat voidaan varmemmin saavuttaa.
- Työnjako ja vastuut ovat selkeämmät, mikä tukee toiminnan hallittavuutta ja laatua.
Ammattilainen
- Selkeä vastuunjako mahdollistaa sen, että kukin ammattilainen voi keskittyä omaan ydinosaamiseensa.
- Työkuorma jakautuu tarkoituksenmukaisesti, mikä tukee työhyvinvointia ja tehokkuutta.
- Etuuskäsittelijöiden rooli tukee sosiaalihuollon ammattilaisten työtä erityisesti toimeentulotuen osalta.
Yhteiskunta
- Sosiaalihuollon ammattilaiset voivat auttaa asiakkaita tehokkaammin ja nopeammin.
- Ennaltaehkäisevä työ ja oikea-aikainen tuki vähentävät syrjäytymisen riskiä ja edistävät itsenäistä selviytymistä.
- Palveluiden vaikuttavuus ja resurssien käyttö tehostuvat.
Toimeentulotuen saajat ovat monimuotoinen joukko ihmisiä, joiden tulot eivät riitä kattamaan välttämättömiä menoja. Yhteistä heille on usein taloudellinen haavoittuvuus ja muiden tukimuotojen riittämättömyys. Keskeiset ryhmät:
- Nuoret aikuiset, erityisesti 18–24-vuotiaat, jotka ovat vailla opintoja tai työtä.
- Yksinhuoltajat ja lapsiperheet, joilla menot ylittävät ensisijaisten tukien kattavuuden.
- Työttömät ja työelämän ulkopuolella olevat, mukaan lukien pitkäaikaistyöttömät ja työkyvyttömät.
- Maahanmuuttajat, joilla työllistyminen ja kotoutuminen ovat kesken.
- Vähävaraiset työssäkäyvät, joilla palkka ei riitä elämiseen.
- Ikääntyneet, erityisesti yksinasuvat eläkeläiset, joilla on korkeat lääkekulut tai pienet eläkkeet.
Yhteisiä piirteitä keskeisillä ryhmillä on: alhainen tulotaso, palvelutarpeiden kasautuminen ja usein moniongelmaisuus.
Vaikka toimeentulotuki on tarkoitettu tilapäiseksi tueksi, osa ihmisistä on pitkäaikaisia asiakkaita. Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueelle tulee noin 2800 täydentävän tai ehkäisevän toimeentulotuenhakemusta kuukaudessa.
Asiakkaita ei ole osallistettu, mutta prosessia on pohdittu siitä alkaen kun hakemus jätetään hyvinvointialueelle - miten hakemuksen käsittely olisi nopeinta ja tehokkainta.
Toimintamallille asetetut tavoitteet
- Selkeytetään sosiaaliohjaajien ja sosiaalityöntekijöiden suhdetta etuuskäsittelijöihin - tarkoituksena, että etuuskäsittelijät tekisivät kaikki täydentävän toimeentulotuen päätökset, jotka eivät vaadi sosiaalihuollon ammattilaisen harkintaa.
- Luodaan selkeät linjat tilanteista, joissa etuuskäsittelijät voivat tehdä täydentävän toimeentulotuen päätöksen.
- Tehdään ohjeet siitä miten taloudellisen tuen suunnitelma kirjoitetaan sosiaalityössä ja milloin etuuskäsittelijä voi auttaa päätöksen valmistelussa.
- Päivitetään sisäistä ohjeistusta, delegointisääntöä sekä toimeentulotuen ohjeita uuden yhteistyömallin mukaan.
Mittarit ja keinot tavoitteiden toteutumisen seurantaan ja arviointiin
Olemme keränneet tietoa siitä, miten monta päätöstä on tehty etuuskäsittelyssä ja miten monta on tehty sosiaalityön tiimeissä, ja vertailemme näitä tietoja kuukausittain.
Hyvinvointialueella on tällä hetkellä käytössä kaksi asiakastietojärjestelmää. Toisesta järjestelmästä saadaan myös tietoa aiheittain siitä, millaisia päätöksiä etuuskäsittelijät ja sosiaalihuollon ammattilaiset ovat tehneet. Aiheet kertovat painottuvatko sosiaalityön ja etuuskäsittelyn käsitellyt hakemukset oikein.
Olemme toteuttaneet henkilöstölle yhteistyökyselyn, jossa on kysytty uusista ohjeista ja hakemusten ohjautumisesta.
Toimintamallin keskeiset edellytykset
- Päivitetty ohje etuuskäsittelijöille.
- Muutosten läpikäynti yksiköiden kanssa, mutta myös yhteisissä foorumeissa.
- Kehittämistyötä varten on luotu rakenne, jonka pohjalta asioita on työstetty ruohonjuuritasolta lähtien ylöspäin ja päinvastoin. Tämä on ollut mahdollista, koska on koottu erilaisia kokoonpanoja käsittelemään kehittämistyötä. Kokoonpanot ovat olleet lähiesihenkilö- ja päällikkötaso usean yksikön osalta, pienempi ryhmä johtavien sosiaalityöntekijöiden sekä etuuskäsittelijöiden kanssa. Kehittämistarpeita on pohdittu mahdollisimman lähellä käytännön tasoa. Kehittämistyössä on hyödynnetty organisaation sisältä eri asiantuntijoiden työpanosta ja aikaa.
Vakiinnuttaminen on edelleen käynnissä. Etuuskäsittelijöille on tehty mahdollisimman tarkat ohjeet eri myöntämisperusteista ja ohjeita päivitetään jatkuvasti.