Ongelma tai haaste, johon toimintamalli vastaa
Yhtenä osana aiemman Kymsoten ja nykyisen Kymenlaakson hyvinvointialueen strategiaa on ollut se, että etäkuntoutus, sähköiset palvelut ja digitaalisuus kokonaisuudessaan olisivat luonnollinen osa kuntoutuksen palveluketjua. Päämääränä on ollut, että etävastaanottotoiminta tulisi olemaan kiinteä osa asiakkaan kuntoutuksen polkua sekä avo- että kotikuntoutuksessa. (Kymsote 2019, 33-35.)
Kehittämiskokonaisuuden lähtökohtana oli, että etävastaanotot mahdollistaisivat asiakkaalle useampia vaihtoehtoja osallistua kuntoutustoimintaan hänen elämäntilanteensa huomioiden. Etävastaanottojen myötä palvelut voisivat tulla yhä yhdenvertaisemmin saavutettaviksi myös niille Kymenlaakson asukkaille, jotka asuvat kaukana kuntoutusta tuottavista palvelupisteistä vaikeiden kulkuyhteyksien varrella. Kymsoten aikaisessa kotikuntoutuksen strategiassa oli tavoitteena, että osa asiakkaan kuntoutuksesta toteutuisi etäkäynteinä sekä mahdollisesti myös ryhmämuotoisena etäteknologian keinoin, jolloin asiakkaalla olisi mahdollisuus myös vertaistukeen. (Kymsote 2019, 33-35.)
Hankkeessa lähdettiin liikkeelle tilanteesta, jossa etäteknologiaa ja erilaisia etäkuntoutuksen toimintamalleja oli organisaatiossa otettu käyttöön jo vuonna 2019. Tausta- ja toimintamallityötä oli tehty laajasti sekä palvelutuotannossa että aiemmin hankkeessa (50% projektityöntekijä). Osaamista ja kokemusta etäpalvelujen toteuttamisesta oli jo muutamilla terapeuteilla. Säännöllisesti etäpalveluja toteuttavia kuntoutusalan ammattilaisia oli kuitenkin vain yksittäisiä työntekijöitä. Etäpalvelutoiminta oli jossain toimipisteissä ollut alkuun hyvinkin aktiivista, mutta jäänyt pois käytöstä suurilta osin teknologian toimintahaasteiden vuoksi. Yleisellä tasolla etäpalvelut eivät olleet vielä vakiintunut osa avo- ja kotikuntoutuksen toimintaa, ja siltä osin etäpalvelujen jatkokehitystarve oli kuntoutuspalveluissa tunnistettu.
Toimintamallin kohderyhmä ja sen tarpeet
Kymenlaakson hyvinvointialue järjestää sosiaali-ja terveyshuollon sekä pelastustoimen palvelut Kymenlaaksossa Haminassa, Kotkassa, Kouvolassa, Miehikkälässä, Pyhtäällä ja Virolahdella. Noin 161 000 asukkaan hyvinvointialue työllistää 6600 työntekijää.
Kymenlaakson hyvinvointialueella tarjotaan alueen asukkaille monipuolisesti kuntoutus- ja apuvälinepalveluja, jotka auttavat arjessa sekä sairaudesta tai tapaturmasta kuntoutumisessa. Kuntoutuspalvelut toimii organisaatiossa omana tulosalueenaan osana terveyden ja sairaanhoidon palvelujen toimialuetta.
Kymenlaakson hyvinvointialueen haasteita ovat väestön ikääntyminen sekä keskiarvoja korkeampi työttömyys. Lisäksi tuki- ja liikuntaelinoireet ovat alueella yleisiä, ja ne kattavat noin neljäsosan perusterveydenhuollon lääkärikäynneistä.
Kuntoutuspalveluissa oli aiemmin toteutettu etäkuntoutusta hajautetun mallin mukaisesti, jossa lähtökohtana oli etäpalvelujen tuottaminen kaikkien avo- ja kotikuntoutuksen työntekijöiden toimesta. Keväällä 2022 lähtötilannekartoitukseen pohjautuen esiteltiin kuntoutuspalvelujen esihenkilöille sekä henkilöstölle vaihtoehtoinen strateginen malli, jossa etäpalvelutoiminta sekä käytännössä kaikki digitaalisesti tehtävä asiakastyö olisi pääsääntöisesti keskitetty muutaman terapeutin vastuulle. Esitys kantoi työnimeä Digiterapiakeskus-malli.
Lähtötilanteessa Digiterapiakeskus-mallissa mahdollisina hyötyinä nähtiin muun muassa:
- Etäpalvelutoimintaan liittyvä koulutuksen toteutus, uuden etäteknologian hankinta sekä etäkuntoutukseen soveltuvien työtilojen järjestäminen olisi kustannustehokkaampaa järjestää pienemmälle ryhmälle terapeutteja
- Oletettavasti enemmän etävastaanottovolyymia kuin hajautetussa mallissa, kun toiminta olisi toteutettu systemaattisesti
- Toimintamallien käyttöönotto- ja kehittämisprosessi nopeutuu
- Etäkuntoutusta toteuttaisivat pääsääntöisesti ne terapeutit, joilla olisi siihen tarvittava motivaatio, erityisosaaminen sekä riittävä kokemus/ rutiini
- Mahdollistaa tasalaatuiset ja yhdenvertaiset kuntoutuksen etäpalvelut Kymenlaakson asukkaille
- Etälaitteisto saataisiin optimaalisemmin käyttöön, kun sitä hallinnoitaisiin yhdestä paikasta
- Digitaalinen työskentely voisi soveltua henkilöille, joilla on fyysiseen työhön liittyviä vaikeuksia mahdollistaen myös työnkierron sekä työurien pidentämisen
- Etäpalveluiden tietosuoja- ja potilasturvallisuustaso olisi mahdollisesti korkeammalla tasolla, kun terapeuteilla olisi siihen erityisosaamista
Digiterapiakeskuksen palveluiden kohderyhmänä on yli 16-vuotiaat Kymenlaakson hyvinvointialueen asukkaat. Asiakasymmärryksen tueksi toteutettiin hankkeen alkuvaiheessa kysely Online Prototyypit -yhteisölle (asukasraati) kuntoutuksen etäpalveluihin liittyen. Kyselyn tulosten perusteella lähdettiin muotoilemaan ja visualisoimaan Digiterapiakeskus-mallin perusideaa.
Toimintamallille asetetut tavoitteet
Etäpalvelukehittämisessä Digiterapiakeskus-mallin suunniteltiin toimivan niin sanotusti ”ensivaiheen kärkenä”. Tulevaisuudessa etäpalvelujen yleistyessä ja kysynnän kasvaessa toimintaa voisi lähteä laajentamaan asteittain kohti hajautettua mallia siten, että etäpalvelut olisivat jatkossa luonnollinen osa terapeuttien arjen työtä lähes kaikilla kuntoutuksen palvelutasoilla. Hankkeen aikana etäpalveluja kehitettiin niin sanotulla yhdistelmämallilla, jossa osa palveluista tuotettiin keskitetysti Digiterapiakeskuksessa ja osa palveluista puolestaan hajautetusti eri avo- ja kotikuntoutuksen toimipisteissä.
Tavoitteena oli luoda järkevä ja yhteensovitettu malli tuottaa laadukkaita ja asiakaslähtöisiä etäkuntoutuspalveluja hyvinvointialueen asukkaille siten, että Digiterapiakeskuksen etäkuntoutuspalvelujen myötä asiakkaan pääsy kuntoutukseen helpottuu ja nopeutuu. Hybridimallinen (lähi +etä) toteutus mahdollistaa myös yhteistyön asiakkaan hoidossa kuntoutuksen eri palvelusektoreiden välillä. Eri asiakassegmenteille suunnattuja etäkuntoutuspalveluja suunniteltiin siten, että ne tukisivat parhaalla mahdollisimmalla tavalla asiakkaan kuntoutuspolun jouhevuutta eri vaiheissa ja madaltaisivat kynnystä saada fysioterapeuttista ohjausta ja neuvontaa etätoteutuksen ansiosta.
Mittarit ja keinot tavoitteiden toteutumisen seurantaan ja arviointiin
Mittarit:
- Etävastaanottojen ja soittoaikojen käyttömäärät
- Live-chatin käyttömäärät
- Konsultaatioiden käyttömäärät
- Etäinfojen käyttömäärät
- Asiakastyytyväisyys ja palvelun laatu - Webropol-kysely
- Työntekijä- ja sidosryhmä -näkökulma; laadullinen mittari
Toimintamallin keskeiset edellytykset
Digiterapiakeskus-pilotin valmistelussa toteutettiin palvelun konseptointi ja suuntaviivojen määrittely yhdessä kuntoutuspalvelujen esihenkilöiden kanssa. Samalla määriteltiin vastuunjako, roolit ja tehtävät palveluille ja hankkeelle. Hankkeen vastuulla oli mm. toimintamallityö, laite- ja ohjelmistoperehdytykset ammattilaisille, etäkuntoutuskoulutusten järjestäminen, viestintä ja markkinointi, yhteensovitustyö eri palvelujen ja sidosryhmien välillä sekä kirjaamisen, tilastoinnin ja hinnoittelun selvittäminen. Palvelutuotanto puolestaan vastasi Digiterapiakeskuksen tiloista, välineistä, työn muotoilusta ja työntekijäresurssista. Työntekijäresurssi oli pilotoinnin alkuvaiheessa kaksi osa-aikaista työntekijää, ja kokonaisvahvuus oli 1 henkilötyövuosi (HTV). Työntekijävahvuus vaihteli pilotin aikana 1-1,8 henkilötyövuoden välillä.
