Toimintamallin kohderyhmä ja sen tarpeet
Kymenlaakson hyvinvointialue sijaitsee Kaakkois-Suomessa kuuden kunnan alueella, jossa on useita eri keskuksia sekä haja-asutusalueita. Kymenlaakson hyvinvointialueen haasteita ovat väestön ikääntyminen sekä keskiarvoja korkeampi työttömyys. Lisäksi tuki- ja liikuntaelinoireet ovat alueella yleisiä, ja ne kattavat noin neljäsosan perusterveydenhuollon lääkärikäynneistä.
Kymenlaakson hyvinvointialueella tarjotaan alueen asukkaille monipuolisesti kuntoutus- ja apuvälinepalveluja, jotka auttavat arjessa sekä sairaudesta tai tapaturmasta kuntoutumisessa. Kuntoutuspalvelut toimii organisaatiossa omana tulosalueenaan osana terveyden ja sairaanhoidon palvelujen toimialuetta.
Kymenlaakson hyvinvointialueella kehitetään uusia digitaalisia palveluita palveluvalikon laajentamiseksi ja palveluiden turvaamiseksi kaikille alueen asukkaille. Etäpalveluita voidaan hyödyntää moniin asiakkaiden tarpeisiin muun muassa omahoidon ja kuntoutumisen tukena.
Digitaalisten harjoiteohjelmien kohderyhmänä ovat kaikki Kymenlaakson hyvinvointialueen kuntoutuksen asiakkaat aikuisten ja lasten kuntoutuspalveluissa, psykiatrisissa ja päihdepalveluissa, KaatumisSeulassa sekä työelämäpalveluissa. Digitaalisten harjoiteohjeiden vastaanottaminen edellyttää asiakkaalta itseltään tai hänen puolesta asioivalta läheiseltään digikyvykkyyttä sekä soveltuvien laitteiden ja sovellusten käyttömahdollisuutta.
Asiakkaalle tulee antaa riittävästi tietoa henkilötietojen käsittelystä, ja suostumus tulee varmistaa ennen henkilökohtaisen harjoiteohjelman luomista. Myös suostumus asiakassovelluksen kautta syntyvien harjoitetietojen seurantaan tulee varmistaa, jos terapeutti haluaa seurata tietoja kuntoutusjakson aikana.
Toimintamallin keskeiset edellytykset
Sopimus uudesta harjoiteohjelmasta allekirjoitettiin kesäkuussa 2025. Tämän jälkeen ensimmäisenä vaiheena oli integraation tekninen toteutus potilastietojärjestelmän ja harjoiteohjelman välille. Integraatio mahdollistaa ammattilaisille sujuvan siirtymisen potilastietojärjestelmän linkkipuusta suoraan harjoiteohjelmaan. Kun asiakas on valittuna potilastietojärjestelmässä, hänen tietonsa siirtyvät suojatusti harjoiteohjelman ammattilaiskäyttöliittymään. Ammattilainen voi suunnitella asiakkaalle henkilökohtaisen harjoiteohjelman, muokata sitä sekä seurata omakuntoutuksen etenemistä asiakassovelluksen kautta. Integraation toteutusvaiheessa tehtiin laajamittaista yhteistyötä toimittajan sekä tilaajan ja yhteistyökumppaneiden muodostaman ICT-tiimin kanssa.
Integraation toteutusvaiheen aikana muotoiltiin eri palveluiden välisiä yhteisiä käytänteitä ja toimintamalleja mm. teknisen tukeen, viestintäkäytäntöihin, mallisarjojen jakamiseen, lisenssihallintaan sekä tietosuojaan liittyen. Tarkoituksena oli luoda ensivaiheen prototyyppimallit, joiden käyttökelpoisuutta voitiin arvioida paremmin käyttöönottovaiheen aikana.
Teknisen tuen prosessissa luotiin yhteiset käytänteet sisäiselle ja ulkoiselle prosessille; miten, missä vaiheessa, mihin tahoon ja missä kanavissa ollaan yhteydessä vikatilanteiden ilmaantuessa? Sopivista käytänteistä sovittiin niin toimittajan, harjoiteohjelmaa käyttävien palveluiden kuin teknisen tuen palveluidenkin kanssa. Käytänteitä myös edelleen tarkennettiin projektin aikana syntyneen kokemuksen myötä.
Yhteiseen viestintään luotiin yhteinen Teams-tiimi ja sen alle Yleinen-kanava kaikille käyttäjille ja suljettu kanava vain pääkäyttäjille. Teamsin ohella tiedottamisessa hyödynnettiin myös sähköpostia ja Intranetia.
Käyttöönottovaiheessa henkilöstölle järjestettiin yhteensä 2 kpl käyttöönottokoulutuksia, 1 kpl pääkäyttäjäkoulutuksia sekä 2 kpl Q & A -tilaisuuksia Teamsissa. Käyttöönottokoulutuksista ja pääkäyttäjäkoulutuksesta tehtiin myös tallenne jaettavaksi myöhempään käyttöön. Lisäksi harjoiteohjelman käyttöä tukemaan luotiin yhdessä toimittajan kanssa kirjalliset ohjeet sekä UKK-osio usein kysytyistä kysymyksistä ja niiden vastauksista. Myös toimintamallit kuvattiin kirjallisesti/kuvallisesti. Käyttöönottovaiheessa tukea ja apua tarjottiin palveluille myös kahdesti viikossa järjestetyillä, kaikille avoimilla Digiklinikoilla Teamsissa.
Tietosuojavastaavan kanssa yhteistyössä tarkennettiin tiedonkäsittelytoimiin liittyviä ohjeistuksia GDPR:n ja muun lainsäädännön näkökulmasta ja kirjattiin niistä käsittelytoimien kuvaus sekä rekisteröidyn informointi.
Projektin loppuvaiheessa järjestettiin tapaaminen pääkäyttäjien kesken. Tapaamisessa keskusteltiin siitä, miten harjoiteohjelman käyttöönotto on sujunut eri toimipisteissä ja millaisia kokemuksia ja huomioita tähän mennessä on kertynyt. Käyttäjien kokemuksia ja kehittämisehdotuksia koottiin yhteen ja välitettiin tiedoksi myös toimittajalle. Myös sisäisiä toimintamalleja ja ohjeita tarkennettiin palautteen perusteella. Jatkossa tapaamisia jatketaan kvartaaleittain pääkäyttäjien ja toimittajan yhteyshenkilön kanssa.
