Digityöpöydän juurruttaminen arjen toimintaan edellyttää suunnitelmallista perehdytystä sekä jatkuvaa ylläpitoa. Selkeä rakenne tukee sen sisällyttämistä osaksi henkilöstön perehdytystä ja osaamisen kehittämistä. Uusille työntekijöille se esitellään perehdytyksessä. Esihenkilöt, digimentorit ja digipalveluiden asiantuntijat muistuttavat ja ohjaavat työntekijöitä hyödyntämään digityöpöytää työn arjessa ja oman osaamisen vahvistamisessa.

Toimintamallin vakiinnuttaminen edellyttää myös keskitettyä ja selkeästi nimettyä ylläpitoa. Digityöpöydän sisältöjen ajantasaisuudesta ja päivityksistä vastaavat nimetyt tahot, ja tieto ylläpidetään yhdellä sivulla intrassa yhdenmukaisuuden ja luotettavuuden varmistamiseksi. Tätä tukee myös yhden totuuden -periaate, jossa tieto päivitetään yhteen paikkaan, mutta siihen voidaan ohjata useista eri näkymistä.

Käyttäjälähtöinen kehittäminen ja palautteen keruu ovat olennainen osa mallin juurruttamista. Työpajoissa kootut tarpeet ja jatkuva palautteenkeruu ohjaavat jatkokehitystä ja varmistavat, että digityöpöytä vastaa aidosti ammattilaisten tarpeisiin. Analytiikka ja käyttäjäpalautteet tukevat käytön seurantaa ja sisällön ylläpitoa. 

Toimintamallin käytäntöön vieminen ml. käyttötarpeiden kartoitus ja konseptointi, sisällön kokoaminen ja ryhmittely vaatii resursseja erityisesti alkuvaiheessa. Käyttöönoton jälkeen edellytetään, että on nimetty vastuutahot joiden tehtävänä on varmistaa, että digityöpöytää käytetään systemaattisesti osana yksiköiden toimintaa. 

Digityöpöydästä tulee vakiintunut toimintatapa, kun se integroidaan osaksi arjen prosesseja, henkilöstöllä on riittävä osaaminen sen hyödyntämiseen ja sen ylläpito on organisoitu osaksi normaalia työtä. Kun oikea tieto löytyy luotettavasti yhdestä paikasta ja käyttö on sujuvaa, digityöpöydästä muodostuu luonteva ja pysyvä osa ammattilaisten päivittäistä työntekoa.