Vaikutukset kirjaamisasiantuntijoiden määrään
Kirjaamisosaamisen katvealueet pienenivät
Kesäkuussa 2020 Suomessa oli 24 julkisen sosiaalipalvelun järjestäjäorganisaatiota, joista ei löytynyt yhtäkään kirjaamisasiantuntijaa. Näistä kolme oli yli 10 000 asukkaan kuntia. Yhteensä 19 palvelunjärjestäjällä oli tuolloin käytössään vain yksi asiantuntija. Hankkeen päättyessä koko maassa on enää vain 10 julkista palvelunjärjestäjää, joiden palveluksessa ei työskentele kirjaamisasiantuntijaa. Kaikki mainitut palvelunjärjestäjät ovat alle 4000 asukkaan kuntia. Samaan aikaan koko maasta löytyy 17 palvelunjärjestäjää, joilla on palveluksessaan vain yksi asiantuntija. Kirjaamisasiantuntijoiden määrä on hankkeen aikana lisääntynyt jokaisella hyvinvointialueella.
Aiemmissa Kansa-koulu –hankkeissa valmennettiin kirjaamisasiantuntijoita noin 160 yksityisen palveluntuottajan palvelukseen. III –hankkeen toimintakaudella tuo luku kaksinkertaistui. Nyt asiantuntijoita löytyy 370 yksityisen palveluntuottajan palveluksesta. Hieman alle joka kymmenenneltä (9 %) yksityiseltä sosiaalihuollon palveluntuottajalta löytyy siis palveluksestaan vähintään yksi valmennettu kirjaamisasiantuntija. Julkisella sektorilla työskentelevien asiantuntijoiden määrään verratessa on selvää, että kirjaamisasiantuntijoista on edelleen puutetta yksityisellä sektorilla.
Kirjaamisasiantuntijoiden osaaminen on ajan tasalla
Kirjaamisasiantuntijavalmennusten osallistujilta kerättiin itsearviointeja sekä valmennuksen alussa ja lopussa. Kaikkien yleisarvosanojen vaihteluväli oli valmennuksen alkuarvioissa 2,5–3,4 ja loppuarvioissa 3,7–4,4. Selkein kasvu on nähtävissä julkisten organisaatioiden ryhmiin osallistuneiden osaamiselleen antamissa yleisarvosanoissa, jotka paranivat valmennuksen aikana peräti 39%.
Kirjaamisasiantuntijoiden loppukyselyssä vastaajien itsearvioitua osaamista kartoitettiin valmennuksen jälkeen. Keskimäärin vastaajat arvioivat hallitsevansa useimmat osa-alueet hyvin. Parhaiten vastaajat arvioivat hallitsevansa kirjaamisen eettisyyteen, kieleen sekä tietojen luovuttamiseen liittyvät seikat, sekä kirjaamiseen liittyvän lainsäädännön, käyttöoikeudet sekä asiakaslähtöisen kirjaamisen.
Osallistujilta kerätyn itsearvioinnin perusteella voidaan todeta, että valmennus lisäsi osallistujien kirjaamisosaamista ja asiantuntijuutta merkittävästi. Valmennuksen sisällöt olivat näiltä osin onnistuneita ja tarkoituksenmukaisia. Vaikutusta arvioidessa on myös syytä huomioida, että valmennuksen kesto oli teemojen laajuuteen nähden lyhyt.
Voidaan todeta, että jo neljän viikon kestoisen valmennuksen aikana voitiin vaikuttaa merkittävällä tavalla osallistujien osaamiseen ja kokemukseen omasta osaamisesta. Valmennuksen suorittaneiden kirjaamisasiantuntijoiden valmius ja osaaminen määrämuotoiseen kirjaamiseen oli hyvällä tasolla myös valmennusten jälkeen.
Vaikutukset sote-ammattilaisten kirjaamisosaamiseen
Kirjaamisasiantuntijat juurruttavat kirjaamisosaamista organisaatioihin
Kansa-koulu II -hankkeen asiantuntijavalmennuksiin osallistuneet ovat kyselyntulosten perusteella kokeneet valmennuksen kasvattaneen heidän asiantuntijuuttaan ja osaamistaan. Kokemus riittämättömistä työkaluista omien valmennusten järjestämiseen nousee kuitenkin esille kirjaamisasiantuntijoiden loppukyselyssä.
Loppukyselyn vastauksista käy ilmi, että kirjaamisosaamisen juurruttamisen esteitä ovat muun muassa esihenkilöiden ja muun työyhteisön tuen puute sekä riittämättömät resurssit. Asiantuntijana toimimiseen ei välttämättä ole varattu työaikaa, joten asiantuntijatyön tekeminen ruuhkauttaa jonkin työn muun osa-alueen. Uusien työntekijöiden perehdyttäminen kirjaamiseen on usein yksittäisen työntekijän vastuulla.
Uuden asiantuntijaroolin omaksumiseen pitää tarjota enemmän välineitä, kuten esimerkiksi kokeneempien asiantuntijoiden vertaistukea. Kirjaamisasiantuntijaverkoston toimintaa pitää kehittää myös tulevaisuudessa. Kertaava valmennus koettiin toimivaksi tavaksi vahvistaa asiantuntijuutta, ja jatkuvan valmentautumisen järjestäminen voisi olla yksi mahdollinen tapa asiantuntijaverkoston pitovoiman kasvattamiseen.
Valtakunnallisten toimintatapojen käyttöönoton edellytykset paranivat
Kirjaamisasiantuntijoiden hyödyntämisen laajuus ja merkitys on nähtävissä viimeistään siinä vaiheessa, kun Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto sekä yhteinäiset tietosisällöt ja toimintamallit otetaan laajamittaisesti käyttöön sosiaalihuollon organisaatioissa. Kirjaamisasiantuntijoiden loppukyselyn tulokset antavat kuitenkin jo viitteitä edellytyksien kehittymisestä.
Vastaajia pyydettiin arvioimaan työyhteisönsä valmiuksia rakenteiseen kirjaamiseen erilaisten väittämien avulla. Avoin keskustelu kirjaamiseen liittyvistä kysymyksistä työyhteisössä toteutui erilaisista valmiuksista parhaiten. Myös uusien työntekijöiden perehdyttäminen kirjaamiskäytäntöihin, määrämuotoisen kirjaamisen mahdollisuus organisaation käyttämässä tietojärjestelmässä, mahdollisuus viipymättä kirjaamiseen, kansallisten määritysten mukaisten asiakasasiakirjojen käyttäminen sekä kirjaamisen yhdessä kehittäminen arvioitiin yleisesti ottaen hyviksi. Heikoiten toteutuviksi arvioitiin kirjaamisvalmennuksen järjestäminen kaikille asiakastyötä kirjaaville työntekijöille sekä asiakastyön kirjaamisen ohjeiden laatiminen.
Osa vastaajista kertoi, että heidän organisaationsa käytössä oleva tietojärjestelmä ei tue määrämuotoista kirjaamista tai ole Kanta-yhteensopiva. Monissa vastauksissa kerrottiin, että tietojärjestelmä oli parhaillaan tai pian vaihtumassa tai päivittymässä. Asiakas- ja potilastietojärjestelmätoimittajilla onkin keskeinen rooli rakenteisen kirjaamisen mahdollistajana. Järjestelmien kyvykkyys määrittää, voidaanko uudenlaista kirjaamisosaamista ja toimintaprosessia käytännössä hyödyntää.
Tietoisuus sosiaalihuollon kirjaamisen merkityksestä kasvoi
Yhteistyö muiden kehittämishankkeiden ja sidosryhmien kanssa on oleellisesti lisännyt tietoisuutta sosiaalihuollon kirjaamisen merkityksestä. Alueiden välistä yhteistyötä tehtiin hankkeessa onnistuneesti ja yhteistyöhön tulee panostaa entisestään hyvinvointialueiden muodostuessa. THL ja Kanta-palvelut edistävä sosiaalialan tiedonhallinnan kehittymistä ja Kansa-koulu-hanke on pystynyt osaltaan edistämään kansallista tavoitetilaa. Hankkeen saama huomio ja esimerkiksi verkkosivujen vierailijamäärät kertovat kasvavasta kiinnostuksesta.
