Mistä työkalussa on kyse?

Tarkistuslista auttaa laatimaan toteutussuunnitelman muualla kehitetyn toimintamallin tai ratkaisun käyttöönotolle. Se kokoaa yhteen käyttöönoton suunnittelun keskeiset osa-alueet ja auttaa varmistamaan, että tärkeät näkökulmat tulevat huomioiduiksi ennen käyttöönottoa ja sen aikana.

Työkalu on kehitetty osana Eurooppalaisen terveys- ja hoivajärjestelmien uudistamista koskevan kumppanuuden (THCS) työtä. THCS tukee terveys- ja hoivapalvelujen toimintamallien ja ratkaisujen siirtoa ja käyttöönottoa maiden, alueiden ja organisaatioiden välillä.

Tarkistuslistaa voidaan käyttää yhdessä siirrettävyyden analysointityökalun kanssa. Siirrettävyyden analyysi auttaa arvioimaan, soveltuuko ratkaisu uuteen toimintaympäristöön, kun taas tämä tarkistuslista auttaa suunnittelemaan varsinaista käyttöönottoa.

Mihin työkalua käytetään?

Työkalua käytetään:

• käyttöönoton kokonaisuuden jäsentämiseen
• toteutussuunnitelman laatimiseen
• käyttöönoton tavoitteiden ja vastuiden määrittelyyn
• tarvittavien resurssien ja osaamisen tunnistamiseen
• käyttöönottoon liittyvien esteiden ja riskien ennakointiin
• muutoksenhallinnan ja viestinnän suunnitteluun
• käyttöönoton seurannan ja arvioinnin suunnitteluun
• toimintamalliin tehtävien mukautusten dokumentointiin
• käyttöönoton kestävyyden ja jatkuvan kehittämisen varmistamiseen.

Tarkistuslista soveltuu erityisesti tilanteisiin, joissa organisaatio ottaa käyttöön toisessa organisaatiossa, alueella tai maassa kehitetyn toimintamallin tai ratkaisun.

Miten työkalua käytetään?

Käy tarkistuslistan osa-alueet läpi käyttöönoton suunnittelun alussa. Kaikkien kohtien merkitys ei ole kaikissa käyttöönottotilanteissa samanlainen. Arvioi, mitkä kohdat ovat oman ratkaisun ja toimintaympäristön kannalta olennaisia.

Suunnitelmaa kannattaa käsitellä yhdessä käyttöönotosta vastaavan tiimin ja keskeisten sidosryhmien kanssa. Päivitä suunnitelmaa käyttöönoton edetessä, kun toimintaympäristöstä, ratkaisusta tai käyttöönoton etenemisestä saadaan uutta tietoa.

1. Ratkaisu

Tausta ja konteksti

Kuvaa, miksi ratkaisu halutaan ottaa käyttöön. Kuvaa käyttöönottoa edellyttävät ongelmat, tarpeet ja toimintaympäristön erityispiirteet.

Ratkaisun kuvaus

Kuvaa, mitä toimintamallissa tai ratkaisussa käytännössä tehdään ja miten sitä on tarkoitus toteuttaa omassa organisaatiossa ja toimintaympäristössä.

Muokkaukset ja mukautukset

Dokumentoi käyttöönoton aikana tehdyt muutokset ja mukautukset. Kirjaa esimerkiksi:

• mitä muutettiin
• milloin ja miten muutos tehtiin
• kuka muutoksen teki tai käynnisti
• oliko muutos suunniteltu vai suunnittelematon
• millä toteuttamisen tasolla muutos tehtiin
• kuinka hyvin muokattu ratkaisu vastaa alkuperäistä toimintatapaa
• miksi muutos tehtiin ja mihin toimintaympäristön tekijään tai tavoitteeseen se liittyi.

Mukautusten dokumentointi auttaa myöhemmin arvioimaan, mitkä ratkaisut olivat olennaisia käyttöönoton onnistumisen kannalta.

2. Käyttöönoton prosessi

Käyttöönoton tavoitteet

Määrittele:

• käyttöönoton eri vaiheiden tavoitteet
• käyttöönotolla tavoiteltavat tulokset
• miten tavoitteiden saavuttamista arvioidaan.

Laajuus ja aikataulu

Määrittele, mitä käyttöönotto sisältää ja mitä sen ulkopuolelle jää. Laadi aikataulu, jossa näkyvät keskeiset vaiheet, välitavoitteet ja määräajat.

Sidosryhmät, roolit ja vastuut

Tunnista käyttöönoton kannalta keskeiset sisäiset ja ulkoiset toimijat. Kuvaa heidän roolinsa, vastuunsa ja osallistumisensa eri vaiheissa.

Resurssit

Arvioi käyttöönoton edellyttämät:

• henkilöstöresurssit
• taloudelliset resurssit
• teknologia ja laitteet
• osaaminen
• mahdollinen ulkopuolinen tuki.

Kestävyys ja ylläpito

Kuvaa, miten ratkaisu säilyy osana toimintaa käyttöönoton jälkeen. Määrittele esimerkiksi jatkuvan tuen, ylläpidon, osaamisen varmistamisen ja ratkaisun kehittämisen vastuut.

Seuranta ja arviointi

Määrittele käyttöönoton etenemisen ja onnistumisen seurannan mittarit ja indikaattorit. Sovi myös:

• kuka vastaa seurannasta
• kuka omistaa käyttöönoton kokonaisuuden
• kuka vastaa toteutussuunnitelman päivittämisestä
• ketkä muodostavat toteutustiimin
• milloin etenemistä arvioidaan.

3. Esteet, riskit ja oikeudelliset näkökohdat

Esteet ja edistävät tekijät

Tunnista tekijät, jotka voivat vaikeuttaa tai tukea käyttöönottoa. Tarkastelussa voidaan huomioida esimerkiksi toimintakulttuuri, osaaminen, resurssit, teknologia, johtaminen ja toimintaympäristö.

Riskien arviointi ja hallinta

Tunnista keskeiset riskit ja arvioi niiden todennäköisyyttä ja vaikutuksia. Sovi ennakoivista toimenpiteistä ja siitä, kuka vastaa riskien seurannasta.

Oikeudelliset ja sääntelyyn liittyvät näkökohdat

Tarkista käyttöönottoon liittyvät lainsäädännölliset, tietosuojaan, tietoturvaan, sopimuksiin, henkilöstöön ja muihin vaatimuksiin liittyvät näkökohdat. Kuvaa, miten vaatimusten täyttyminen varmistetaan.

4. Suorituskyvyn kehittäminen ja johtaminen

Koulutus ja valmennus

Tunnista, millaista osaamista käyttöönotto edellyttää. Suunnittele henkilöstölle ja tarvittaessa muille käyttäjille perehdytys, koulutus ja jatkuva tuki.

Muutoksenhallinta

Arvioi, millaisia muutoksia käyttöönotto aiheuttaa ihmisten työhön ja toimintatapoihin. Tunnista mahdollinen muutosvastarinta ja suunnittele keinot, joilla henkilöstöä ja muita toimijoita tuetaan muutoksessa.

5. Viestintä ja sitoutuminen

Viestintäsuunnitelma

Suunnittele, miten käyttöönotosta, sen etenemisestä ja tuloksista viestitään. Määrittele keskeiset viestijät, kohderyhmät, viestintäkanavat ja viestinnän ajoitus.

Viestinnässä kannattaa hyödyntää myös vuoropuhelua ja yhteistä oppimista. Käyttöönotto ei ole vain suunnitelman toteuttamista, vaan myös kokemusten perusteella oppimista ja toiminnan kehittämistä.

Hyväksyntä ja sitoutuminen

Tunnista, miltä toimijoilta tarvitaan hyväksyntä tai muu sitoutuminen käyttöönotolle. Kirjaa tarvittavat päätökset, hyväksynnät ja sitoumukset toteutussuunnitelmaan.

Vinkkejä

Älä tee toteutussuunnitelmasta liian yksityiskohtaista ennen kuin ymmärrät oman toimintaympäristösi ja käyttöönotettavan ratkaisun väliset erot.

Hyödynnä ennen suunnitelman laatimista siirrettävyyden analyysia. Sen avulla voidaan tunnistaa esimerkiksi väestöön, toimintaympäristöön, toimintamalliin ja käyttöönoton edellyttämään tukeen liittyviä eroja.

Muista erottaa toisistaan ratkaisun mukauttaminen ja käyttöönoton toteuttaminen. Kaikkia toimintaympäristön eroja ei tarvitse ratkaista muuttamalla itse toimintamallia. Jos muutoksia tehdään, dokumentoi niiden syyt ja vaikutukset.

Nimeä käyttöönotolle selkeä omistaja. Ilman vastuuhenkilöä suunnitelma voi helposti jäädä dokumentiksi, jota ei aktiivisesti hyödynnetä.

Pidä suunnitelma elävänä. Käyttöönoton aikana syntyy lähes aina uutta tietoa, jonka perusteella aikataulua, toimenpiteitä tai vastuita on tarpeen tarkentaa.

Lähteet ja lisätietoa

Työkalu perustuu THCS (Transforming Health and Care Systems) siirron ja käyttöönoton viitekehykseen, jonka tavoitteena on tukea toimintamallien ja ratkaisujen siirtämistä ja käyttöönottoa terveys- ja hoivajärjestelmien välillä.

Toteutussuunnitelman laatimista kannattaa tarkastella yhdessä THCS:n siirrettävyyden analyysityökalun kanssa: ensin voidaan arvioida ratkaisun soveltuvuutta uuteen toimintaympäristöön ja tämän jälkeen suunnitella, miten käyttöönotto toteutetaan.

Lähde: THCS Transferability and Implementation Framework, Koivisto, J. (2025), A methodological framework for supporting the transfer and implementation of practices across the health and care systems.