Yhdistystoimijoiden yhteinen tapahtumasuunnitteluprosessi on yhteisen tekemisen, yhteishengen vahvistamisen, keskinäisen luottamuksen ja yhteisöllisyyden lisäämiseen tarkoitettu toimintamalli. Prosessi käynnistyi tapahtuman ideointiin keskittyneellä työpajalla ja päättyi Järjestöjen kevätmessut -tapahtuman toteutukseen. Prosessi eteni vaiheittain ideoinnista konkreettiseen suunnitteluun ja toteutukseen. Työtapana oli yhteiskehittäminen, jossa yhdistystoimijat olivat aktiivisina tekijöinä koko suunnittelun ja toteutuksen ajan. Lisähyötynä prosessissa nähtiin yhdistystoiminnan näkyvyyden paraneminen ja uusien kohderyhmien tavoittaminen.
Lisäksi yhteistyön koettiin tuovan mukanaan selkeitä synergiahyötyjä: toimijat oppivat tuntemaan toisiaan paremmin, toimintatavat ja ideat rikastuvat ja kynnys yhteiseen tekemiseen madaltuu. Tämä voi lisätä niin toimijoiden kuin osallistujienkin aktiivisuutta ja innostusta sekä vahvistaa koko järjestökentän elinvoimaa.
Toimintamallia ei ole vielä arvioitu.
Tapahtumasuunnittelun malli on laadittu tukemaan yhdistysten yhteistä kehittämistä. Mallia voidaan hyödyntää sekä usean toimijan yhteisen tapahtuman suunnittelussa että yksittäisen yhdistyksen omassa, itsenäisessä tapahtumasuunnittelussa. Malli auttaa jäsentämään suunnitteluprosessia, huomioimaan olennaiset vaiheet sekä tukemaan tavoitteellista, sujuvaa ja onnistunutta tapahtumien toteutusta.
Toimintamalli on suunnattu yhdistyksille tai muille ryhmittymille. Yhdistysten tarpeena on keskinäisen yhteistyön lisääminen sekä toiminnan näkyvyyden parantaminen.
Yhdistystoimijoiden yhteisen tapahtumasuunnittelun tavoitteena on lisätä yhdistystoiminnan näkyvyyttä, tavoittaa uusia henkilöitä kiinnostumaan yhdistysten toiminnasta, vahvistaa yhdistysten välistä yhteistyötä, lisätä yhteisöllisyyttä ja yhteishenkeä yhdistystoimijoiden kesken, luoda toimijoiden välille pysyvämpiä yhteistyön rakenteita ja kumppanuuksia.
Mittareina on mahdollista käyttää suunnitteluprosessiin osallistuneiden tyytyväisyyttä, tapahtuman onnistumisen arviointia ja syntyneeseen tapahtumaan osallistuneiden arviointia. Toimintamallissa on kerrottu prosessissa käytetyistä mittareista.
Toimintamalli edellyttää henkilöä/ ryhmittymää, joka koordinoi suunnittelua.
Yhdistystoimijoiden yhteinen tapahtumasuunnitteluprosessi kesti noin kuusi kuukautta. Prosessi käynnistyi tapahtuman ideointiin keskittyneellä työpajalla ja päättyi Järjestöjen kevätmessut -tapahtuman toteutukseen. Prosessi eteni vaiheittain ideoinnista konkreettiseen suunnitteluun ja toteutukseen. Työtapana oli yhteiskehittäminen, jossa yhdistystoimijat olivat aktiivisina tekijöinä koko suunnittelun ja toteutuksen ajan ja hanke vain tuki heidän tekemistään.
Toimintamallin kehittämisen palautteissa korostui erityisesti toisiin toimijoihin tutustuminen ja yhdessä tekeminen. Yhteinen suunnitteluprosessi koettiin alkusysäyksenä yhdistysten väliselle yhteistyölle ja tärkeäksi mahdollisuudeksi tutustua muihin toimijoihin. Prosessin tuloksena syntyi myös konkreettinen yhdistysten yhteisen tapahtumasuunnittelun mallipohja, jota voidaan jatkossa hyödyntää, täydentää ja muokata erilaisten yhteisten tapahtumien suunnittelussa.
Yhteistyön lisääntyminen ja toisiin toimijoiden tutustuminen
Pitkän aikavälin vaikutuksia ei ole todennettu.
Kustannusvaikutuksia ei ole mahdollista laskea
Toimintamallia voi käyttää ja soveltaa mitkä tahansa yhdistykset tai ryhmittymät.