Toiminnanohjaussovellusten käyttöönotto Ikääntyneiden palveluissa Varsinais-Suomen HVA (RRP, P4, I4)
Laajennus yhtenäistää ikääntyneiden palveluiden asiakasohjauksen Varsinais-Suomen hyvinvointialueella. Se kattaa seitsemän toiminnanohjaussovellusta, jotka tukevat asiakasprosessien seurantaa ja ammattilaisten työtä alusta loppuun.
Toimintamallin nimi
Laajennus yhtenäistää ikääntyneiden palveluiden asiakasohjauksen Varsinais-Suomen hyvinvointialueella. Se kattaa seitsemän toiminnanohjaussovellusta, jotka tukevat asiakasprosessien seurantaa ja ammattilaisten työtä alusta loppuun.
Kuva
Kuvateksti
Kestävän kasvun ohjelman rahoitus tulee EU:n kertaluonteisesta elpymisvälineestä (Next Generation EU).Ratkaisun perusidea on rakentaa Varsinais-Suomen hyvinvointialueelle yhtenäinen ja digitaalinen toimintamalli ikääntyneiden palveluiden asiakasohjaukseen. Malli perustuu Kaarinan kaupungissa kehitettyihin SBM-sovelluksiin, jotka laajennetaan koko hyvinvointialueen käyttöön. Käyttöönotettavat sovellukset kattavat asiakkuudenhallinnan, yhteydenotot, palvelutarpeen arvioinnin, lyhytaikaishoidon, asumispalvelut, omaishoidon ja päivätoiminnan.
Sovellusten avulla hallitaan asiakasohjauksen eri vaiheita, kuten neuvontaa, palveluiden koordinointia ja sijoittelua, ja ne tukevat ammattilaisten työtä tarjoamalla reaaliaikaisen tilannekuvan ja läpinäkyvän tiedonkulun. Ratkaisu tukee myös hyvinvointialueen yhteisten toimintamallien kehittämistä ja tiedolla johtamista. Kehitystyö toteutetaan osana RRP-hanketta, pilarin 4 investointi 4: “Johtamisen ratkaisut”, työpaketissa 1: “Yhtenäiset palveluohjauksen prosessijärjestelmät"
Väestön ikääntyessä ja palvelutarpeiden kasvaessa on yhä tärkeämpää, että hyvinvointialueilla on käytössään yhtenäiset ja vaikuttavat asiakasohjauksen työkalut. Varsinais-Suomen hyvinvointialueella (Varha) laajennetaan Kaarinan kaupungissa kehitettyjä SBM-sovelluksia koko alueen käyttöön, jotta asiakasohjauksen prosessit saadaan yhdenmukaisiksi ja läpinäkyviksi. Toimintaympäristöä muokkaavat samanaikaiset asiakas- ja potilastietojärjestelmien uudistukset, joiden rinnalla toiminnanohjaussovellusten vaiheistettu käyttöönotto tukee ammattilaisten työtä oikea-aikaisesti ja sujuvoittaa palvelupolkuja. Kehittämistyö tapahtuu monitoimijaisessa ympäristössä, jossa onnistuminen edellyttää tiivistä yhteistyötä eri organisaatioiden, alueiden ja teknisten ratkaisujen välillä.
Kohderyhmänä ovat Varsinais-Suomen hyvinvointialueen ikääntyneiden palveluiden ammattilaiset, jotka työskentelevät asiakasohjauksen, palvelutarpeen arvioinnin, lyhytaikaishoidon, asumispalveluiden, omaishoidon ja päivätoiminnan parissa. Asiakasymmärrystä on kartutettu laajasti viiden työpajan kautta, joissa eri alojen ammattilaiset osallistuivat sovellusten määrittelyyn. Työpajoissa tunnistettiin asiakaspolkujen haasteita ja kehitystarpeita, ja niiden pohjalta sovellusten toiminnallisuudet suunniteltiin. Asiakkaiden osallistaminen on tapahtunut ammattilaisten kautta, jotka tuovat esiin asiakkaiden tarpeita ja arjen kokemuksia. Lisäksi projektissa huomioidaan alueelliset erot ja pyritään varmistamaan, että palvelut tukevat asiakaslähtöisyyttä ja oikea-aikaista ohjausta koko hyvinvointialueella
Laajennuksen myötä asiakasohjauksen prosessit ovat selkeytyneet ja yhdenmukaistuneet hyvinvointialuetasoiksi, mikä tukee palveluiden oikea-aikaista kohdentamista ja ammattilaisten työn sujuvuutta. Digitaalisten toiminnanohjaussovellusten käyttöönoton myötä odotetaan, että tiedonkulku paranee, päällekkäinen työ vähenee ja asiakaspolkujen seuranta helpottuu. Vaikutukset näkyvät jo osittain, mutta osa hyödyistä, kuten tiedolla johtamisen vahvistuminen ja toimintamallien vakiintuminen, konkretisoituvat vasta pidemmällä aikavälillä. Yllättävänä havaintona on noussut esiin, että käyttöönottoprojekti voi tukea organisaation sisäistä oppimista ja toimintatapojen kehittämistä, kun eri alueiden käytännöt ja näkemykset tuodaan yhteen yhteisen järjestelmän, koulutusten ja yhteistyön kautta.