Toiminnanohjaussovellusten käyttöönotto Ikääntyneiden palveluissa Varsinais-Suomen HVA (RRP, P4, I4)

Laajennus yhtenäistää ikääntyneiden palveluiden asiakasohjauksen Varsinais-Suomen hyvinvointialueella. Se kattaa seitsemän toiminnanohjaussovellusta, jotka tukevat asiakasprosessien seurantaa ja ammattilaisten työtä alusta loppuun.

Oivalla ja ymmärrä

Toimintaympäristö

Väestön ikääntyessä ja palvelutarpeiden kasvaessa on yhä tärkeämpää, että hyvinvointialueilla on käytössään yhtenäiset ja vaikuttavat asiakasohjauksen työkalut. Varsinais-Suomen hyvinvointialueella (Varha) laajennetaan Kaarinan kaupungissa kehitettyjä SBM-sovelluksia koko alueen käyttöön, jotta asiakasohjauksen prosessit saadaan yhdenmukaisiksi ja läpinäkyviksi. Toimintaympäristöä muokkaavat samanaikaiset asiakas- ja potilastietojärjestelmien uudistukset, joiden rinnalla toiminnanohjaussovellusten vaiheistettu käyttöönotto tukee ammattilaisten työtä oikea-aikaisesti ja sujuvoittaa palvelupolkuja. Kehittämistyö tapahtuu monitoimijaisessa ympäristössä, jossa onnistuminen edellyttää tiivistä yhteistyötä eri organisaatioiden, alueiden ja teknisten ratkaisujen välillä.

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Kohderyhmänä ovat Varsinais-Suomen hyvinvointialueen ikääntyneiden palveluiden ammattilaiset, jotka työskentelevät asiakasohjauksen, palvelutarpeen arvioinnin, lyhytaikaishoidon, asumispalveluiden, omaishoidon ja päivätoiminnan parissa. Asiakasymmärrystä on kartutettu laajasti viiden työpajan kautta, joissa eri alojen ammattilaiset osallistuivat sovellusten määrittelyyn. Työpajoissa tunnistettiin asiakaspolkujen haasteita ja kehitystarpeita, ja niiden pohjalta sovellusten toiminnallisuudet suunniteltiin. Asiakkaiden osallistaminen on tapahtunut ammattilaisten kautta, jotka tuovat esiin asiakkaiden tarpeita ja arjen kokemuksia. Lisäksi projektissa huomioidaan alueelliset erot ja pyritään varmistamaan, että palvelut tukevat asiakaslähtöisyyttä ja oikea-aikaista ohjausta koko hyvinvointialueella

Kuvittele ja kokeile

Kuvaa ja jaa

Ratkaisun perusidea

Ratkaisun perusidea on rakentaa Varsinais-Suomen hyvinvointialueelle yhtenäinen ja digitaalinen toimintamalli ikääntyneiden palveluiden asiakasohjaukseen. Malli perustuu Kaarinan kaupungissa kehitettyihin SBM-sovelluksiin, jotka laajennetaan koko hyvinvointialueen käyttöön. Käyttöönotettavat sovellukset kattavat asiakkuudenhallinnan, yhteydenotot, palvelutarpeen arvioinnin, lyhytaikaishoidon, asumispalvelut, omaishoidon ja päivätoiminnan.

Sovellusten avulla hallitaan asiakasohjauksen eri vaiheita, kuten neuvontaa, palveluiden koordinointia ja sijoittelua, ja ne tukevat ammattilaisten työtä tarjoamalla reaaliaikaisen tilannekuvan ja läpinäkyvän tiedonkulun. Ratkaisu tukee myös hyvinvointialueen yhteisten toimintamallien kehittämistä ja tiedolla johtamista. Kehitystyö toteutetaan osana RRP-hanketta, pilarin 4 investointi 4: “Johtamisen ratkaisut”, työpaketissa 1: “Yhtenäiset palveluohjauksen prosessijärjestelmät"

Vinkit toimintamallin soveltajille

Ammattilaisten osallistaminen kehittämistyöhön on keskeistä toimintamallin onnistumiselle. Käyttäjien mukanaolo lisää sitoutumista ja tuo arvokasta tietoa arjen toiminnasta. Myös johdon tuki ja näkyvä osallistuminen ovat tärkeitä, sillä ne mahdollistavat riittävät resurssit ja sujuvan etenemisen.

Vastuukäyttäjät ovat merkittävässä roolissa sovellusten käyttöönoton tukena ja juurruttamisessa. Suuressa organisaatiossa heidän määränsä kannattaa suunnitella tarkkaan – useimmissa tapauksissa 1–2 vastuukäyttäjää per sovellus on sopiva määrä. He toimivat linkkinä projektin ja käytännön työn välillä sekä tukevat muita käyttäjiä arjessa.

Ensimmäiset testaukset on hyvä toteuttaa paikan päällä, jolloin mahdolliset haasteet voidaan ratkaista heti. Testiryhmään kannattaa koota edustajia eri yksiköistä, jotta sovellusta voidaan arvioida monipuolisesti. Kokemusten perusteella sopiva testiryhmän koko on noin 8–15 henkilöä per sovellus.

On hyvä varautua siihen, että sovelluksia joudutaan vielä muokkaamaan käyttöönoton jälkeen. Käytännön työ paljastaa usein kehityskohteita ja parannusideoita, jotka tukevat toimintaa entistä paremmin.

Selkeä vastuunjako, avoin viestintä ja jatkuva tuki käyttäjille auttavat välttämään yleisimmät sudenkuopat ja tukevat mallin sujuvaa juurtumista osaksi organisaation arkea.

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Laajennuksen myötä asiakasohjauksen prosessit ovat selkeytyneet ja yhdenmukaistuneet hyvinvointialuetasoiksi, mikä tukee palveluiden oikea-aikaista kohdentamista ja ammattilaisten työn sujuvuutta. Digitaalisten toiminnanohjaussovellusten käyttöönoton myötä odotetaan, että tiedonkulku paranee, päällekkäinen työ vähenee ja asiakaspolkujen seuranta helpottuu. Vaikutukset näkyvät jo osittain, mutta osa hyödyistä, kuten tiedolla johtamisen vahvistuminen ja toimintamallien vakiintuminen, konkretisoituvat vasta pidemmällä aikavälillä. Yllättävänä havaintona on noussut esiin, että käyttöönottoprojekti voi tukea organisaation sisäistä oppimista ja toimintatapojen kehittämistä, kun eri alueiden käytännöt ja näkemykset tuodaan yhteen yhteisen järjestelmän, koulutusten ja yhteistyön kautta.