Toimintamallin kohderyhmä ja sen tarpeet
Työyksikössä ja organisaatiossa oli tehty selvityksiä, joista nousi esiin toistuvia haasteita. Yksikössä oli tapahtunut merkittäviä muutoksia esihenkilöstön vaihtuvuuden ja hyvinvointialueelle siirtymisen myötä. Uudet toimintamallit ja muuttuneet toimenkuvat sekä viestinnässä koetut haasteet olivat lisänneet henkilöstön kokemaa kuormitusta.
Työn palkitsevuus, koettu arvostus sekä päätöksenteon etäisyys arjesta ja vaikutusmahdollisuuksien vähäisyys vaikuttivat negatiivisesti työhyvinvointiin.
Organisaatiossa on käytössä mm. Microsoft 365-tuottavuusympäristö, itslearning-verkko-oppimisympäristö sekä IMS-ohjelmisto tiedon, prosessien ja ohjeiden jakamiseen. Tiedon hajanaisuus koettiin suureksi haasteeksi tiedonhaussa. Osana Microsoft 365-ympäristöä yksiköllä on oma Teams-tiimi, joka koettiin myös sekavaksi kokonaisuudeksi.
Kohderyhmänä on Kotikuntoutuskeskus 3:n henkilöstö.
Mittarit ja keinot tavoitteiden toteutumisen seurantaan ja arviointiin
Toimenpiteiden tulosten mittaamiseksi luotiin ja toteutettiin kuukausittain yksikön sisäinen anonyymi Kokemuskysely. Kyselyssä työntekijät arvioivat väittämät asteikolla 1–5 (1=Täysin eri mieltä. 5= Täysin samaa mieltä). Lisäksi kyselyssä arvioitiin koettu työn mielekkyys asteikolla 0–10 (0= Ei lainkaan mielekkääksi, 10=Erittäin mielekkääksi).
Toimintamallin keskeiset edellytykset
Toimintamallin käyttöönotto edellytti suunnitelmallisia toimenpiteitä ja koko työyhteisön sitoutumista.
- Teams-kanavien siivous: vanhan, turhan ja päällekkäisen tiedon poistaminen
- Fyysinen siivous: vanhat paperit pois käytöstä
- Tiedon kokoaminen ja täydentäminen: ohjeiden ja materiaalien haku yhteistyötahoilta ja tarvittaessa sisäisten ohjeiden laatiminen
- Yhteinen ohjeistus: selkeä linjaus siitä, mikä tieto sijaitsee missäkin
- Arkeen jalkauttaminen: ohjeiden ja toimintatapojen käsittely yhteisesti, jotta ne tulevat osaksi käytäntöä
Resurssitarve oli maltillinen. Henkilöstön työaikaa kului alkuvaiheen siivoukseen ja järjestelyyn. Lisäksi esihenkilön tukea voitiin hyödyntää ohjeistuksen laatimisessa. Taloudellisia lisäresursseja ei tarvittu, mutta sitoutuminen ja aktiivinen viestiminen olivat olennaisia. Mallin vakiinnuttaminen tapahtuu toistojen ja arjen käytön kautta, kun sovitut rakenteet ja käytännöt juurtuvat osaksi jokapäiväistä työtä.