Toiminnallisten pajojen järjestäjän on tärkeää pohtia ja kartoittaa, mitä olemassa olevia resursseja voidaan hyödyntää ja miten maksimoidaan mahdolliset synergiaedut. Kartoittamalla kattavasti mahdolliset yhteistyötahot, kumppanuudet ja niiden resurssit, voidaan säästää työmäärää ja kuluja. Esimerkiksi työpajassa1- Rauman kaupunki tarjosi tapahtumalle kaupungintalon upeat puitteet ja työpajassa2 Porin kaupunki puolestaan tarjosi telttapaikan kävelykadulta maksutta käyttöömme. Yhteistyö Porin Ohjaamon kanssa mahdollisti tilojen käytön tavaran säilytykseen ja Maaseudun sivistysliitto toi oman osaamisensa ja materiaalit Porin työpajaan. Työpajoissa hyödynnettiin kattavasti myös hankekonsortion jäsenten erityisosaamista.
Sosiaalinen ja ekologinen kestävyys huomioitiin mahdollisimman hyvin.
Matkustamisessa käytettiin lähes pelkästään joukkoliikennettä, lounastilaisuudessa tarjottiin kasvisruokaa, pyritty minimoimaan hävikki ja yhdessä työpajassa hyödynnettiin toisesta tilaisuudesta ylijääneitä tarjoiluja. Työpajoissa pyrittiin hyödyntämään mahdollisuuksien mukaan jo olemassa olevia materiaaleja ja vältettiin turhaa tulostelua ja paperista materiaalia. Työpajoissa pyrittiin suosimaan paikallisia tuottajia, esimerkiksi Penkkikahvilaan saatiin sponsoroidut kahvit paikalliselta paahtimolta.
Kaikki työpajat olivat osallistujille täysin maksuttomia ja pääosin avoimia ihan kaikille kiinnostuneille (poikkeuksena kutsuvierastapahtuma), eivätkä näin ollen edellyttäneet esim. johonkin tiettyyn organisaatioon tms. kuulumista.
Työpajoja järjestettäessä oli tärkeää huomioida alueellisuus. Tapahtumat eivät keskittyneet vain pääkaupunkiseudulle. Työpajat järjestettiin erilaisten yhteistyökumppaneiden kanssa (kunta, yleisötapahtuma, korkeakoulu, globaali verkosto) ja eri paikkakunnilla. Oli tärkeää huomioida erilaiset tarpeet ja toimijat, sekä välimatkat (webinaarit ja hybriditoteutus). Oleellista oli luoda yhteyksiä eri alueiden ja toimijoiden välille ja luoda uusia verkostoja niin alueellisesti kuin valtakunnallisesti.
Kaiken toiminnan ytimessä läpileikkaavasti olikin juuri verkostoituminen ja sen tehostaminen. Työpajat eivät olleet pelkästään yksittäisiä tapahtumia, vaan niistä muodostui ketju ja kokonaisuus, jossa eri osaset linkittyivät toisiinsa. Työpajoihin osallistuneille viestittiin tulevista tapahtumista ja muusta hankkeen toiminnasta ja osa osallistuikin useampaan työpajaan.
Oleellista työpajojen järjestämisessä on/oli hyvä suunnittelu, etukäteisvalmistelu ja oikea-aikainen viestintä. Suunnittelussa on tärkeää huomioida mahdollisimman kattavasti yhteistyökumppanien näkemykset, verkostot ja resurssit. Työpajojen suunnittelu ja yhteistyö on helppo aloittaa aiemman yhteistyön pohjalta. Jokaisessa pajassa meillä oli olemassa oleva kontaktihenkilö, jonka kanssa tapahtuma suunniteltiin yhdessä, laajennettiin verkostoa ja lisättiin yhteistyötä.
Käytetyt resurssit
Järjestetyt viisi työpajaa olivat kaikki keskenään erityyppisiä. Käytetyt resurssit erosivat hyvin paljon toisistaan. Halvimmillaan työpajan järjestäminen oli osallistujien ja järjestäjien palkkakuluja huomioimatta pyöreät nolla euroa, ja kalleimman hintalapuksi tuli 2600 euroa. Pajat saatiin järjestettyä suhteellisen pienin suorin kuluin, koska olemassa olevia resursseja hyödynnettiin tehokkaasti.
Suurimmat kuluerät olivat tarjoilu-ja matkakustannukset. Puhujille ei maksettu palkkioita.
Lähes kaikki työpajoihin liittyvät palaverit järjestettiin Teamsissa. Useampi työpaja onnistuttiin järjestämään n.5-6 Teams-palaverin yhteissuunnittelulla. Näiden lisäksi tietenkin palavereja pidettiin runsaasti (n.30kpl) ydintiimin kesken, jotka muutaman kasvokkain järjestetyn palaverin lisäksi järjestettiin Teamsissa. Tärkeätä oli myös toteutuksen jälkeen vaihtaa ajatuksia kokemuksista järjestäjien kesken ja saadun palautteen pohjalta tapahtuman onnistumisista ja kehittämistarpeista.
Ydintiimiin kuului 2 henkilöä, joiden lisäksi suunnitteluun ja järjestämiseen osallistui vaihteleva määrä hankekumppaneita ja muita asiantuntijoita. Ns. ulkopuolisia järjestäjiä, eli yhteistyötahojen edustajia pajojen järjestämiseen osallistui muutamia henkilöitä/työpaja. Järjestäjiä ei tarvinnut olla isoa porukkaa, kun jokaisella oli tarvittavaa ns. täsmäosaamista ja työpajassa hyödynnettäviä resursseja ja verkostoja.
Työpajat suunniteltiin ja toteutettiin huhti-lokakuussa 2023.
