Ongelma tai haaste, johon toimintamalli vastaa
Etelä-Karjalan hyvinvointialueella tiedonkulkuun liittyvä hoidon jatkuvuuden puute heikentää hoidon sujuvuutta, vaikuttavuutta ja asiakaskokemusta.
Lähtötilanteessa kirjaamiskäytännöt vaihtelivat merkittävästi eri yksiköissä. Potilastiedot olivat usein puutteellisia ja vaikeasti löydettävissä, mikä heikensi tiedonkulkua ja hoidon jatkuvuutta. Kansallisia kirjaamisohjeita ei noudatettu systemaattisesti, ja kirjaamisen laatu vaihteli huomattavasti. Tämä aiheutti epäselvyyttä hoitopolussa, lisäsi päällekkäistä työtä ja vaikeutti hoidon suunnittelua ja seurantaa. Lisäksi tiedolla johtaminen vaikeutuu, kun kirjaamiseen tiiviisti liittyvä tilastointi on puutteellista.
Toimintamallin kohderyhmä ja sen tarpeet
Kenelle muutos tarvitaan?
Potilaalle: Tarvitaan sujuva hoitopolku ja yhtenäinen tiedonkulku, jotta potilas saa oikea-aikaista hoitoa ja tietää, mihin ottaa yhteyttä. Tavoitteena on vahvistaa omahoitoa ja vähentää hoidon pirstaleisuutta.
Ammattilaisille: Tarvitaan selkeät toimintamallit ja rakenteinen kirjaaminen, jotta päällekkäinen työ vähenee ja hoidon jatkuvuus paranee. Ammattilaiset tarvitsevat toimivat tietojärjestelmät ja yhtenäiset käytännöt.
Organisaatiolle: Tarvitaan yhtenäinen malli, joka tukee hoidon koordinointia ja mahdollistaa resurssien oikean kohdentamisen. Tämä helpottaa johtamista ja vähentää hukkaa.
Yhteiskunnalle: Tarvitaan ratkaisuja, jotka tukevat hoitotakuun toteutumista, palveluvelan purkua ja kustannustehokkuutta.
Toimintamallille asetetut tavoitteet
Rakenteisen, määrämuotoisen tiedon kirjaamisen tavoitteena on varmistaa, että potilastiedot kirjataan ja tallennetaan yhteisten, sovittujen rakenteiden avulla. Moniammatillisen potilaskertomuksen rakenteisuus parantaa hoidon laatua, koska potilaan tiedot ovat yhtenäisiä ja vertailukelpoisia. Rakenteinen kirjaaminen tekee tiedosta paremmin haettavaa ja löydettävää kaikille hoitoon osallistuville ammattiryhmille. Lisäksi hoidon laatu paranee, sillä rakenteinen kirjaaminen ohjaa hoitosuositusten noudattamiseen.
Rakenteisuuden avulla kirjaamiseen käytetty aika lyhenee, koska tiedot kirjataan selkeiden rakenteiden ja fraasien avulla. Tämä vähentää manuaalista työtä, nopeuttaa vastaanottojen kulkua ja vapauttaa ammattilaisten aikaa potilaan kohtaamiseen.
Mittarit ja keinot tavoitteiden toteutumisen seurantaan ja arviointiin
Tavoitteiden toteutumista seurataan esihenkilöiden toimesta säännöllisesti. Seuranta sisältää vastaanottotoimintaan käytettävän ajan tarkastelun sekä kirjaamisen laadullisen arvioinnin yhteistyössä henkilöstön kanssa. Kirjaamiselle ei ole käytössä erillisiä määrällisiä mittareita, vaan tavoitteiden saavuttamista arvioidaan ensisijaisesti kirjaamisen laadun ja sisällöllisen tarkoituksenmukaisuuden perusteella.
Toimintamallin keskeiset edellytykset
Juurruttamisen ja levittämisen tehtävät
Toimintamallin vakiinnuttaminen arjen käytännöksi edellyttää seuraavia vaiheita ja toimenpiteitä:
Vaiheet ja toimenpiteet
- Johdon sitouttaminen
Vahva johdon tuki käyttöönotossa ja seurannassa on kriittistä. Johto varmistaa resurssit ja ohjaa muutoksen strategista toteutusta.
- Ohjeiden ja kirjaamismallien jalkautus
Laaditaan selkeät ohjeet rakenteisesta kirjaamisesta ja päivitetään ne säännöllisesti. Ohjeet ja LC-mallipohjat jaetaan kaikille hoitajille.
- Henkilöstön koulutus ja perehdytys
Järjestetään jatkuvaa koulutusta ja perehdytystä rakenteiseen kirjaamiseen. Koulutukset sisältävät käytännön harjoituksia ja ohjeiden läpikäyntiä.
- Seuranta ja arviointi
Toteutetaan arviointikokoukset 2 kuukauden välein, joissa tarkastellaan kirjaamispohjien toimivuutta ja tehdään tarvittavat korjaukset.
- Käytännön juurruttaminen
Malli otetaan käyttöön kaikilla hoitajan vastaanotoilla ja sen toteutumista seurataan Power BI -raporteilla ja auditoinneilla.
Resurssit
- Aika: Kehittämis- ja koulutustyöhön varataan riittävästi aikaa (esim. työpajat, perehdytykset).
- Henkilöstö: Kehittämistiimi, palveluesihenkilöt ja hoitajat osallistuvat jalkautukseen.
- Osaaminen: Tarvitaan kirjaamisen asiantuntijuutta, LC-mallien hallintaa ja koulutusosaamista.
- Rahoitus: Kustannuksia syntyy koulutuksista, ohjeiden tuotannosta ja järjestelmäkehityksestä.
