Tavoitteena on luoda malli integroitujen palvelujen poikkeamien case-tarkasteluun ja poikkeamista oppimiseen. Malli on pyritty rakentamaan käyttäjälle helpoksi ja käyttöönoton kynnys matalaksi.
Mallin toimintaperiaate:
I-vaihe
II-vaihe
Toimintamallia ei ole vielä arvioitu.
Helsingin sotepe-toimialan sairaala-, kuntoutus- ja hoivapalveluissa on käyty keskustelua erilaisten palvelupoikkeamien esiintyvyydestä, mutta niitä ei ole järjestelmällisesti raportoitu, tilastoitu tai ratkottu moniammatillisesti ja palveluiden rajat ylittävässä yhteistyössä.
Helsingin kotihoidossa on kuukausittain noin 6000 säännöllistä asiakasta ja lisäksi kuntouttavalla arviointijaksolla noin 500 asiakasta kuukausittain. Henkilöstöä on kotihoidossa noin 1800.
Tarpeena on ollut selvittää järjestelmällisesti kuinka paljon palvelupoikkeamia todellisuudessa esiintyy, mitkä ovat niitä riskikohtia, joissa ne syntyvät ja kuinka prosesseja voidaan kehittää niin, että poikkeamat saadaan laskettua matalimmalle mahdolliselle tasolle ja että ne eivät näy asiakkaille. Toimintamallin kohderyhmänä näin ollen on sairaala-, kuntoutus- ja hoivapalvelujen ammattilaiset eri palveluissa sekä palveluiden loppukäyttäjät (ikääntyneet kuntalaiset, heidän läheisensä ja omaisensa).
Kohderyhmän iäkkäiden ja monisairaiden tai vammaisten kotiin vietäviä palveluita voidaan järjestää kotihoidon omana toimintana, ostopalveluna tai palvelusetelillä. Kotiin vietäviin palveluihin liittyy myös esimerkiksi asiakasohjaus, gerontologinen sosiaalityö ja erilaisten tukipalveluiden järjestäminen.
Tavoitteena on vähentää poikkeamia, välttää päällekkäistä työtä ja minimoida asiakkaalle aiheutuvaa harmia ja/tai haittaa.
Poikkeamia alettiin kerätä systemaattisesti yksinkertaisella ilmoitusmenettelyllä. Ilmoitukset kirjattiin ja osapuolia ohjattiin lähes välittömästi oikeaan toimintaan. Jos paljastui, ettei tilanteeseen ollut yksiselitteistä ohjetta, sellaisen laatiminen käynnistettiin. Muutosta mitattiin puolivuosittain raportoiden johdolle ilmoitettujen poikkeamien määrä ja muutos edellisiin mittauspisteisiin nähden.
Malli on esitelty kotihoidon yksiköille, kuntouttavalle arviointiyksikölle, asiakasohjaukselle sekä geriatriselle sosiaalityölle ja sen käyttöön on kannustettu käyttöönoton jälkeen toistuvasti.
Malli itsessään on kustannuksiltaan neutraali, eikä siihen sisälly tarvetta erillisten järjestelmien ylläpitoon. Ilmoitukset käsitellään osana omaa työtä.
Tavoitteena on luoda malli integroitujen palvelujen poikkeamien case-tarkasteluun ja poikkeamista oppimiseen. Malli on pyritty rakentamaan käyttäjälle helpoksi ja käyttöönoton kynnys matalaksi.
Mallin toimintaperiaate:
I-vaihe
II-vaihe
I-vaihetta on toteutettu alkuvuodesta 2024 ja jo alkuvaiheessa todettiin, että lähtökohtaisesti taustalla on ollut puutokset prosesseihin sitoutumiseen tai ohjeiden sisäistämisessä. Toiminnan jatkuessa poikkeamien määrä on lähtenyt voimakkaaseen laskuun ja on todettu, ettei II-vaiheeseen suunniteltua automatisoitua järjestelmää näillä poikkeamailmoitusmäärillä ole kustannustehokasta toteuttaa. Eri toimijat onnistuvat työssään kiitettävästi, ja mahdolliset poikkeamat on yksilöistä riippuvia.
Toimintamalli periaatteessa sopii hyvin erilaisiin toimintaympäristöihin, jossa tehdään palvelut ylittävää yhteistyötä. Kun ilmoitukset pidetään yleisluonteisena, ei henkilötietojen käsittelyä järjestelmän kannalta tarvitse miettiä. Toimintamallin soveltamisen edellytys on kuitenkin, että ilmoituksia arvellaan tulevan kohtuullinen määrä ja että käsittelevässä organisaatiossa on osoittaa ilmoitusten käsittelyyn luotettava, uskottava ja riittävän helposti lähestyttävä taho.
Jos toimintamallia lähtee soveltamaan, se vaatii johdon sitoutumista, tiedottamista, yliviestintää, asiasta muistuttelua ja kannustusta.