Oma Ekhva-digialustan hankinta- ja käyttöönottoprojekti (RRP, P4, I4)

Luotu 08.12.2025
Oma Ekhva-digialustan hankinta- ja käyttöönottoprojekti (RRP, P4, I4)
Oma Ekhva-digialustan hankinta- ja käyttöönottoprojekti (RRP, P4, I4)

Tiivistelmä

Laajan ja kaikkia Ekhvan vastuualeuita läpileikkaavan käyttöönottoprojektin onnistuneen toteutuksen perustana tunnistettiin:

  • strategiset, Ekhva-laajuiset tavoitteet ja niiden seuranta sekä Ekvan johtoryhmässä että esihenkilöiden karttapäivissä
  • toimiva projektointi
  • riittävät asiantuntijaresurssit
  • henkilöstön osallistaminen omien palveluidensa suunnitteluun ja käyttöönottoon
  • palvelutuotannon henkilöstön osallistuminen testausvaiheeseen
  • oikea-aikainen viestintä
  • muutosjohtamisen tuki
  • ammattilaisten digituen rakenne
  • teknisesti hyvin toimiva alustaratkaisu ja hyvä yhteistyö alustan toimittajan kanssa

Digitaalisten palveluiden suunnittelun tueksi vastuualueiden projekteille laadittiin tarkistuslista:

Työstäminen on hyvä aloittaa pohtimalla, mitä ollaan tekemässä ja kenelle. 

  • Miksi kyseistä palvelua ollaan tekemässä (tarve) ja kenelle (kohderyhmä)? Mihin ongelmaan palvelu vastaa? -> Yhteinen ymmärrys, mitä ollaan tekemässä.
  • Mitä palvelulla halutaan saavuttaa, mikä on sen tavoite? Miksi tämä palvelu halutaan tuottaa kansalaisille?
  • Kun palvelun tarve, tavoite ja kohderyhmä on mietitty, on hyvä suunnitella tarvittava työryhmä. Keitä ammattilaisia palvelun työstämisessä tulee olla mukana?
  • Miten kohderyhmä on määritelty? Mitkä kohderyhmät eivät pysty palvelua käyttämään? Miten heidän palvelunsa tuotetaan ja palvelukanavat järjestetään?
  • Varmistetaan palvelun saavutettavuus, ymmärrettävyys, toimivuus, saavutettavuusdirektiivi huomioiden
  • Määritelkää sidosryhmät, joihin palvelulla on vaikutusta ja huolehtikaa riittävästä viestinnästä ja perehdytyksestä.
  • Määritelkää palvelulupauksenne. Mikä on tämän palvelun palvelulupaus ja miten siihen vastataan? Kirjaa auki asiakkaalle tiedoksi selkeästi, toteutuskelpoisena ja ymmärrettävänä. 

 Nykytilan kuvaus ja palvelun hahmottelu 

  • Selvitä ja hahmottele palvelun ja toimintaprosessin nykytila sellaisenaan ilman muutoksia. Ei kuvata ihannetilaa!
  • Tee hahmotelmaa esim. kynällä paperille, liimalapuilla fläpille tai PowerPoint dialle. Olennaista on, että kaikki ymmärtävät nykytilan ja sen kokonaisuuden.
  • Tunnista nykytilasta, mitä asioita voidaan hoitaa “digisti”. Joissakin prosesseissa osa palveluista on tehtävissä diginä ja osa on toteutettava kivijalassa.
  1. Tunnista ne kohdat/ asiat, jotka voi siirtää sellaisenaan.
  2. Tunnista ne kohdat/ asiat, joita voidaan kevyesti kehittää siirtovaiheessa.
  3. Tunnista ne kohdat/ asiat, jotka vaativat isomman muutoksen.
  • Hahmottele prosessin digi-pätkä(t) omana kokonaisuutenaan vaihe vaiheelta.
  • Kuvaa asiakkaalle näkyvät vaiheet / asiat sekä sen, mitä asiakas tekee eri vaiheissa. Kuvaa myös se, mitä ammattilaiset tekevät näissä vaiheissa ja väleissä.
  • Kun nämä hahmotelmat on tehty, voi digipalvelua alkaa työstämään tarkemmin.
  • Pidä mielessäsi koko ajan: miten asiakkaan palvelukokonaisuus etenee ja miten sen rinnalla kulkeva digipalvelu tukee kokonaisuutta ilman häiriötä (tunnista ongelmakohdat ja mahdollinen häiriökysyntä).
  • Pidä prosessi yksinkertaisena; vältä työn turhaa siirtämistä toiselle.
  • Digipalvelun sanoitus asiakkaalle
  • Sanoita asiakkaalle suunnattu ohjeistus selkeästi, selkokielellä.
  • Vältä väärintulkinnan mahdollisuuksia, pidä asiat riittävän yksinkertaisena.
  • Kirjoita auki kaikki tarvittava tieto asiakkaan asioinnin tueksi.
  • Kieliasu: 
  • Kiinnitä huomiota kieliasuun ja oikeinkirjoitukseen varmistaaksesi viestin ammattimaisuuden ja luotettavuuden. 
  • Älä käytä passiivia ja vältä liian virallista tai etäistä tyyliä. Pyri luomaan lämmin ja avoin vaikutus.
  • Jos palvelu sisältää useita kanavia, kuten verkkosivuston, mobiilisovelluksen ja asiakaspalvelun, varmista niiden yhtenäinen viestintä.
  • Selkeys: 
  • Varmista, että palvelu on selkeä ja helposti ymmärrettävä. Vältä monimutkaisia termejä ja teknistä kieltä. Pidä kirjoitettu teksti napakkana. Käytä tekstissä selkeitä otsikoita ja kappalejakoa.
  • Johdonmukaisuus: 
  • Palvelun tulisi olla johdonmukainen ja looginen. Käyttäjän tulisi pystyä seuraamaan palvelua vaihe vaiheelta ilman hämmennystä. 

Alla sekalaisia asioita, joita tulee huomioida digipalveluita työstäessä / kehittäessä

  • Tarkista asiakkaille annettavat ohjeet (geneeriset)
  • Nimetkää kuka / ketkä tarkistavat ohjeet / tiedotteet eri paikoista ja mihin mennessä.
  • Poista kaikkialta hyvis-sana, tilalle Oma Ekhva.
  • Tarkasta eri kanavilla olevat palvelujen aukioloajat ja yhteystiedot (esim. nettisivut, puhelinvastaajat, kirjalliset ohjeet, Kaiku24). Näiden tulee olla yhdenmukaiset ja ajantasaiset.
  • Varmista infojen ja asiakaskirjeiden, yksiköiden verkkosivujen sekä ammattilaisten antaman suullisen ohjeistuksen yhdenmukaisuus ja sopivuus digipalveluun.
  • Onko valmiit vastausfraasit olemassa. 

  • Varmista, että antamanne palvelulupaus on yhdenmukainen niin kivijalassa kuin digipalvelussa. 

     

Muistukkeet/ herätteet digipalveluiden käyttäjille 

  • Tarkasta ja päivitä tarvittaessa siirtyvien digipalveluiden osalta asiakkaille menevät muistukkeet ja herätteet.
  • Työstäkää uuteen palveluun tarvittavat muistukkeet.
  • Yksilöllisiä muistukkeita ei ole vielä mahdollista käyttää. 
  • Huomioi, että monia digipalveluita käyttäville saattaa tulla useita kohdentamattomia muistukkeita. Tämä voi aiheuttaa turhia käyntejä tai häiriökysyntää.
  • Muistukkeesta tulee käydä ilmi, kenelle se on tarkoitettu ja mistä asiakas voi tarkistaa, koskeeko asia häntä (esim. OmaKanta, hoitosuunnitelma tms.). 

  • Tunnista tilanteet, joissa asiakas voi ohjautua ”väärin” (esim. asiakas menee labraan, vaikka ei ole tarve, tai ei ohjaudu oikein oikea-aikaisesti). Pyri estä 

     

Lomakkeet: 

  • Nimetkää kuka / ketkä tarkistavat kaikki asiaan liittyvät lomakkeet ja mihin mennessä.
  • Tarkista kaikki käytössä olevat lomakkeet, etenkin ne, jotka ko. palveluun liittyvät ja päivitä tarvittaessa
  • Sähköisesti asiakkaalle lähtevien lomakkeiden prosessit esim. esitietolomake, -heräte (miten prosessi menee nyt ja miten jatkossa)
  • Jos päivität paperilomakkeen, varmista että sama versio tulee käyttöön kaikkialle missä sitä käytetään. (Tulevaisuudessa 
  • Tunnista, millaisia uusia lomakkeita on tarve ottaa käyttöön. Uusista digitarpeista voi olla yhteydessä digitiimiin.
  • Miten lomakkeita toimitetaan asiakkaalle tällä hetkellä ja miten jatkossa = prosessin miettiminen työvaiheittain. Osa on käytössä paperisesti ja osa myös sähköisesti. Molempia tarvitaan jatkossakin. 

Paperilomakkeiden digitalisointiprosessi 

  • Millaisia lomakkeita halutaan/ tarvitaan palvelun tueksi? 
  • Onko alusta- / ohjelmatoimittajalla tarvittavia lomakkeita? Jos on, niin kuka tilaa ne ja miten otetaan käyttöön? Jos ei ole esim. terveys- ja hoitosuunnitelman omahoitolomake → lomakkeen digitalisointi ja käyttöönotto.
  • Lomakkeen rakentaminen
  • Lomakkeen käyttöönotto
  • Ammattilainen: mitä tekee missäkin vaiheessa
  • Miten ammattilainen ohjaa asiakasta
  • Asiakas: mitä tekee missäkin vaiheessa
  • Mitä ammattilainen tekee seuraavaksi, kuka tekee
  • Sopikaa omassa yksikössä, mitä tapahtuu lomakkeen kulun prosessissa. esim. kun asiakas täyttää digisti verenpaineseurannan kotikoneelle-> lomake saapuu yksikön viestilaatikkoon-> mitä sitten tapahtuu, kuka tekee mitä, milloin ja missä?  

 Resurssit, välineet ja ajanvarauskirjat 

  • Muista että digipalveluiden toimivuus edellyttää jatkuvaa tekemistä.
  • Kuka tekee, mitä tekee. Osaamista tulee olla riittävän monella ammattilaisella, esimerkiksi ammattilaisten poissaolot yms. tulee huomioida resurssoinnissa.
  • Varmista ammattilaisten osaaminen (tarvittava koulutus, muista digimentoreiden ja muiden vastuuhenkilöiden käyttöönottotuki ammattilaisille).
  • Työvuorosuunnittelu, henkilöstön tekemisen roolittaminen, työajan varaaminen riittävästi.
  • Tarvittavat työvälineet (kone, kuulokkeet, sopiva työtila yms.), tarvitaan etenkin etävastaanottojen pyörittämiseen.
  • Ajanvarauskirjat, taustat resurssointiin
  • Ammattilaisen ajankäyttö (esim. chat). Varaa tarvittava aika kalentereihin, varmista tarvittava vararesurssi, poissaolot.
  • Palvelun rakentaminen, jos asiakas voi varata itse ajan. Aikoja tulee olla varattavissa riittävän pitkälle ja ammattilaisresurssi tulee olla varattuna. 

Kirjaamista tukevat asiat 

  • Kun asiakkaan asia on hoidettu digipalveluissa, tee tarvittavat kirjaukset LifeCareen (mm. käytettävissä valmiit fraasit) annettujen ohjeiden mukaisesti.
  • Miten kirjataan, mitä mitataan (mitä muiden tarvitsee tietää) 

Asiakasviestintä 

  • Asiakasviestintä digipalveluiden käyttöönoton osalta hoidetaan Ekhva:lla kohdennetusti viestinnän kautta. 
  • Yleisen viestinnän lisäksi huomioi oman yksikön tarpeet ja sidosryhmät. Kun palvelu on käytössä, muista markkinoida olemassa olevia palveluita esim. oman yksikön verkkosivuilla, toimipisteiden seinillä julisteina tms.  

Käyttöoikeudet, mihin kaikkeen pitää hakea ammattilaiselle ja kuka hakee? 

Käyttöönottosuunnitelma

  • Milloin palvelu on valmis käyttöönotettavissa, viikkotasolla?
  • Mitkä asiat tulee olla valmiina ennen käyttöönottoa?
  • Ammattilaisten perehdytys ja ohjeet, asiakkaiden ohjeet, sisäinen ja ulkoinen viestintä.
  • Testaus ammattilaisten kesken, toimiiko palvelu kuten on suunniteltu.
  • Testaus asiakkailla ennen palvelun käyttöönottoa. Mitä ja miten testataan?
  • Käyttöönoton kokemusten seuranta ja arviointi, sekä käyttökokemukset ja palvelun toimivuus sen elinkaaren ajan.
  • Lähdetäänkö liikkeelle ns. pilotilla vai kaikille heti. Eli kokeillaanko palvelua ensin pienemmälle kohdejoukolle ja kun toimivuus on varmistettu, otetaan palvelu käyttöön laajemmalle käyttäjäjoukolle. Huomioi palvelun tarve ja tavoite; mikä on niiden osalta järkevä etenemistapa. 

Digipoluissa huomioitavaa -> Oma ohje järjestelmätoimittajalta 

  • Huomioi ja määrittele: 
  • Digipolkukohtainen hoitava tiimi = potilaan/ asiakkaan omat henkilöt pitää nimetä digipolulle. Mistä ammattilaiset tietävät, ketä tähän pitää määritellä mistä tietää nimeltä ketä missäkin on? Suuri vaihtuvuus henkilöstössä, mietittävä järkevä ratkaisu toimivuuden varmistamiseksi.
  • Tämän määrittelyn toimivuus on asiakkaan/ potilaan kannalta tärkeää hoidon jatkuvuuden turvaamisessa.
  • Huomioi, missä kohtaa digipolku loppuu (esim. 12 kk), polun loppumisen sanoitus asiakkaalle selkeästi. Miten asiakas toimii jatkossa ja miten hoidon jatkuvuus etenee?
  • Miten hoidon seuranta etenee, miten ja minne asiakas voi tarvittaessa olla yhteydessä? 

Muutostarpeet digipalvelussa 

  • Palvelun muutostarpeisiin tulee reagoida nopeasti, etenkin jos ammattilaisten toiminnassa tapahtuu palveluun vaikuttavia muutoksia. Tarkasta samalla, että digipalvelun palvelulupaus täyttyy. 
  • Arvioi, missä kohtaa on järkevä tehdä muutoksia digipolkuun, millaisia riskejä muutos aiheuttaa? Muutoksia ei voi tehdä jatkuvasti, muutostarpeet tulee arvioida asiakkaan näkökulmasta. 
  • Huom! Jos kivijalkapalvelu muuttuu, pitää muuttaa myös siihen liittyvää digipolkua.
  • Seuraa aina myös sitä, että digiä käyttämättömät saavat jatkossakin tarvitsemansa yhdenvertaiset palvelut. Erilaiset asiointitavat ja mahdollisuudet tulee säilyttää. 

Asiakasosallisuus kehittämisessä 

  • Asiakasosallisuudessa asiakas pääsee vaikuttamaan palvelun laatuun yleisellä tasolla. Asiakas/asiakkaat otetaan mukaan digipalveluiden kehittämiseen yleensä siinä kohtaa, kun ammattilaiset ovat luonnostelleet ensin alustavan nykytilan kuvauksen. 
  • On tärkeää, että ammattilaiset ymmärtävät omaa toimintaansa ja yhteistyötään prosessien taustalla. Asiakkaan on helppo osallistua keskusteluun, kun siitä on jo luonnostelma olemassa. Osallisuus voi olla monella tavoin toteutettua:
  • Asiakas voi olla läsnä ja mukana palvelun mallintamisessa nykytilan hahmottelun jälkeen. Helpoin ja nopein tapa on ottaa vastaanotoilla tai lähiyksiköiden palveluissa jo mukana olevia mukaan palveluiden suunnitteluun. 
  • Asiakkaiden kokemuksia ja näkemyksiä voidaan kartoittaa esimerkiksi kohdennetuilla kyselyillä ja haastatteluilla. 
  • Huomioi myös yleiset asiakaspalautteet ja niistä saatava tieto. Lisäksi oman digipalvelun osalta tarkastele saatua palautetta palvelun toimivuudesta ja sisällöstä. 
  • Palautteen käsittelyn osalta on sovittava selkeä prosessi, miten saatu palaute saadaan hyödynnettyä palvelun kehittämisessä ja toimivuuden arvioinnissa. 
  • Järjestöjen ja yhdistysten kautta saattaa löytyä erilaisia asiakkaita palveluiden kehittämiseen tai testaamiseen. Kartoita oman aiheen osalta, mitä toimijoita asiasta löytyy. 
  • Järjestöihin saa yhteyden tarvittaessa Ekhva:n järjestö – ja kumppanuusasiantuntijan kautta. 
  • Muista ottaa testaajiksi erilaisia asiakkaita, myös esim. heitä, joilla on vaikeuksia omassa hoidossaan ja palveluiden käytössä.  Jos testaajana on vain asiakas, joka on tietoteknisesti taitava ja osaava oman hoidon toteuttamisessa, voi hänen olla vaikea tuoda esille toisenlaisten asiakkaiden näkemyksiä palveluiden käytössä ja hoitoon sitoutumisessa. 

Johdolle huomioitavia asioita: 

  • Väestön tasavertaiset palvelut, digissä ja kivijalassa. Resurssit ovat rajalliset, miten se jaetaan, että väestö saa tarvitsemansa palvelut?
  • Palveluiden priorisointi. Mitä enemmän eri palveluita luodaan, sitä enemmän tarvitaan tekijöitä/ resurssia niitä hoitamaan → Olennaista on toimintatapojen muuttaminen olemassa olevilla resursseilla, resurssien tarpeenmukainen kohdentaminen tai tarvittaessa työnkuvan muuttaminen. 
  • Laadittava tarvittavat mittarit, sovittava seuranta ja arviointi digipalveluille. Lisäksi koottava/ kehitettävä nykytilan data seurannan ja arvioinnin tueksi.
  • Miten varaudutaan, jos digi ei toimi? Suunnitelma tähän.
  • Tiedon varastointi. Mitä tallennetaan ja minne, miten ovat löydettävissä.
  • Asiakaspalaute (palvelukokemus ja sujuvuus teknisesti) huomioitava palvelun toimivuuden ja laadun seurannassa ja arvioinnissa. Asiakaspalautteen prosessin tunnistaminen ja saadun tiedon hyödyntäminen.
  • Asiakkaiden osaaminen digipalveluiden osalta
  • Määrittele oman yksikkösi osalta tarvittava asiakasperehdytys ja sen toteutus. Sopikaa 

Digimentoreiden ja muiden vastuuhenkilöiden roolit:  

  • käyttöönottotuki asiakkaille SEKÄ ammattilaisille, 
  • koulutukset sidosryhmätoimijoille, muuta tarvittavaa perehdytystä palvelun tueksi 

Kohderyhmä

Ammattilaiset
Koko väestö
Organisaatiot

Arviointi

Toimintamallia ei ole vielä arvioitu.

EU:n lippu "Euroopan unionin rahoittama"

Toimintamallin kuvaus

Ongelma tai haaste, johon toimintamalli vastaa

Etelä-Karjalan hyvinvointialueella oli ennen uuden digitaalisen asiointialustan hankinta- ja käyttöönottoprojekteja käytössään useita erilaisia digitaalisen asioinnin järjestelmiä, mm. Hyvis-asiointialusta, VideoVisit-etävastaanotot, Ajanvaraus- ja palvelunhallinta (AVPH)-järjestelmä, ensilinjan asiakasohjauksessa Telia ACE-chatit (suun terveydenhuolto, opiskeluterveydenhuolto, 116117 päivystysapu ja neuvola). 

Kansalaiskäyttäjiä Hyvis-alustalla oli noin 76 % koko maakunnan väestöstä ja digitaalinen asiointi jo melko vakiintunutta laajassa osassa hyvinvointialueen palveluita. Ajanvarausmahdollisuuksia oli laajasti. Etävastaanottoja oli tehty  Uutta asiointialustaa suunniteltaessa tämä oli huomioitava seikka, eli liikkeelle ei lähdetty ns. tyhjältä pohjalta, vaan organisaatiossa haluttiin säilyttää toimivat digiasiointimahdollisuudet uusien toiminnallisuuksien kehittämisen lisäksi. 

Toimintamallin kohderyhmä ja sen tarpeet

Etelä-Karjalan hyvinvointialue (Ekhva) aloitti toimintansa vuoden 2023 alussa. Etelä-Karjalan alueella on noin 125 000 asukasta ja organisaatiossa 5000 työntekijää. Hyvinvointialuetta edeltävän organisaation, Eksoten aikana alueen sosiaali- ja terveydenhuollon palveluita sekä perus- ja erityispalveluita oli integroitu ja organisaation käytössä oli ollut kansalaisten digitaalisia palveluita jo pitkään. Terveydenhuollon ensilinjan palvelut ulkoistettiin Ekhvan inhouse-yhtiö Kaiku24 Oy:lle kesällä 2021.  

Perustuen aikaisemmissa vaiheissa, mm. vuoden 2022 RRP-hankkeessa (HAPPEE) tehtyyn selvitykseen tavoitteena oli koota digiasiointi tiiviimmin yhden asiointiratkaisun yhteyteen ja vähentää samalla käytettävien erillisjärjestelmien määrää. Yhtenä vahvana ajurina oli erityisesti ensilinjan palveluntuottajan, Kaiku24 Oy:n tarpeet saada nykyistä ketterämpi kokonaisuus myös ammattilaisen digitaaliseksi työpöydäksi asiakasohjauksen palvelukeskukseen. 

Uuden digialustan hankinnan valmistelua suunniteltiin kevään 2023 aikana yhdessä muiden hyvinvointialueiden ja Kaiku24 Oy:n kanssa. Vaihtoehtoina oli: 

  • Kilpailuttaa valmis tuote
  • Kehittää itse
  • Ottaa käyttöön toisen hyvinvointialueen itse rakentama kokonaisuus
  • Jatkaa olemassa olevalla kokonaisuudella sitä edelleen kehittäen

Asiakas- ja ammattilaispalautteen, markkinakartoitusten sekä Kymenlaakson hyvinvointialueen ja Kaiku24 Oy:n kanssa yhdessä tehdyn arvioinnin perusteella päädyttiin kilpailuttamaan valmis tuote markkinoilta. 

Kilpailutus toteutettiin kilpailullisena neuvottelumenettelynä kevään 2024 aikana. Hankintayksikkönä toimi Kymenlaakson hyvinvointialue. Alustan toimittajaksi valittiin BeeHealthy Oy. Hankintapäätös tehtiin 4.9.2024, jonka jälkeen Etelä-Karjalan hyvinvointialueella alkoi alustan käyttöönottoprojekti. 

Uuden alustan kehittämisen lähtökohtana oli vahva asiakasymmärrys - aikaisempien ratkaisujen käyttäjäpalaute (kansalaiset ja ammattilaiset). Hankintaprojektissa osana kilpailutusta toteutettiin käytettävyystestaus, jossa tarjottuja digialustoja testasivat sekä kansalaiset että ammattilaiset. Käytettävyystestauksen pisteet huomioitiin kilpailutuksen laatupisteytyksessä. 

Käyttöönottoprojektissa kansalaisten osallistaminen oli vastuualueprojektin vastuulla ja eri palveluissa kansalaisia osallistui alustan käyttöönottoon eri tavoin, mm. vammaispalveluissa testattiin esteettömyyttä ja saavutettavuutta. Testauksen huomiot välitetiin alustan toimittajalle jatkokehitystä varten. 

Käyttöönottoprojektin aikana vastaanotettiin ja hyödynnettiin sekä kansalais- että ammattilaispalautetta ja tehtiin muutoksia, joiden perusteella mm. eri palveluihin ohjautuminen selkeytyi. Palautteen rooli on merkittävä myös käyttöönottoprjektin jälkeen tehtävässä kehittämistyössä.

Toimintamallille asetetut tavoitteet

Tavoitteena oli "Suomen parhaat digipalvelut"

  • Koota Ekhvan digitaaliset palvelut yhdelle palvelualustalle, helposti käytettäväksi, yhdeksi kokonaisuudeksi
  • Tarjota kansalaiselle asiontimahdollisuus sekä verkkoselaimen kautta että mobiilisovelluksella
  • Lisätä digitaalisten palveluiden tarjontaa
  • Sujuvoittaa asiointia
  • Mahdollistaa entistä paremmin puolesta-asiointi
Mittarit ja keinot tavoitteiden toteutumisen seurantaan ja arviointiin

Mittarina Oma Ekhvan käyttöönotossa asetettiin 

  • Rekisteröityneiden kansalaiskäyttäjien määrä
  • Oma Ekhvaa käyttävien ammattilaisten määrä
  • Kansalaispalaute
  • Onnistunut käyttöönottoprojekti
  • Toimivat digitaaliset palveluprosessit
Toimintamallin keskeiset edellytykset

Käyttöönottohetkellä ja sen jälkeen käyttöönoton tuki rakentui seuraavien periaatteiden varaan: 

  • Kansalaisen ensisijainen tuki Oma Ekhvan käytössä on Ekhvan ammattilainen, jonka kanssa hän asioi. Kansalaisella on käytössään Oma Ekhva-ohjeet Ekhvan verkkosivuilla: https://www.ekhva.fi/omaekhva/. Vuoden 2025 aikana järjestetyissä tilaisuuksissa eri puolilla Etelä-Karjalaa sai digiopastusta ja jaettiin Oma Ekhvan käyttöönotto-ohjeita.
  • Ammattilaisen tuki on vastuualueen digimentori, johon saa yhteyden dynaamisen teams-kanavan kautta. Digimentori auttaa ja tukee ammattilaista ja ratkoo perustason käyttöongelmia. Mikäli digimentori ei saa ongelmaa ratkaistua, hän ottaa yhteyttä Oma Ekhvan ylläpitotiimiin.
  • Oma Ekhvan ylläpidosta ja tuesta vastaa Ekhvan digitalisaation asiantuntijapalveluiden tiimi, johon digimentorit saavat yhteyden joko teamsin kautta tai häiriötilanteissa puhelimitse. Ylläpitotiimi ratkoo digimentoreiden nostamia ongelmia ja tarvittaessa tiketöi niitä järjestelmän toimittajan, BeeHealthy Oy:n suuntaan. Ylläpitotiimi vastaa Oma Ekhvan palveluiden ylläpito- ja kehittämistyöstä käyttöönottoprojektin jälkeen hallintamallin mukaisesti.
  • Oma Ekhvan ylläpitotiimi ja BeeHealthy tekevät yhteistyötä sekä alustan ylläpidossa ja kehittämisessä, että mahdollisissa häiriötilanteissa. Yhteistyötä tehdään myös muiden BeeHealthyn alustaa käyttävien hyvinvointialueiden ja YTHS:n kanssa.  

Käyttöönottoprojektin lopussa jatkuvaan palveluun siirtymistä varten luotiin hallintamalli, joka selkiyttää eri toimijoiden rooleja ja vastuita. Edellä kuvatn tukimallin lisäksi käyttöön otettiin digimentoreille ja esihenkilöille avoinna oleva MS forms- lomake Oma Ekhvan muutos- ja kehitystarpeiden tiketöintiä varten. Jatkuvan palvelun aikana palvelun hyödyntämistä ja jatkokehittämistä tuetaan erillisin työryhmin sekä Ekhvan sisäisesti että yhteistyössä alustan toimittajan, BeeHealhty Oy:n ja muiden samaa alustaa käyttävien hyvinvointialueiden kesken. Keskeistä on, että palvelutuotanto määrittelee itse tavoitteensa ja tarpeensa, joiden mukaisesti alustaa voidaan ylläpitää ja kehittää arvoa tuottavalla tavalla.  

Toimintamallin ydinsisältö

Laajan ja kaikkia Ekhvan vastuualeuita läpileikkaavan käyttöönottoprojektin onnistuneen toteutuksen perustana tunnistettiin:

  • strategiset, Ekhva-laajuiset tavoitteet ja niiden seuranta sekä Ekvan johtoryhmässä että esihenkilöiden karttapäivissä
  • toimiva projektointi
  • riittävät asiantuntijaresurssit
  • henkilöstön osallistaminen omien palveluidensa suunnitteluun ja käyttöönottoon
  • palvelutuotannon henkilöstön osallistuminen testausvaiheeseen
  • oikea-aikainen viestintä
  • muutosjohtamisen tuki
  • ammattilaisten digituen rakenne
  • teknisesti hyvin toimiva alustaratkaisu ja hyvä yhteistyö alustan toimittajan kanssa

Digitaalisten palveluiden suunnittelun tueksi vastuualueiden projekteille laadittiin tarkistuslista:

Työstäminen on hyvä aloittaa pohtimalla, mitä ollaan tekemässä ja kenelle. 

  • Miksi kyseistä palvelua ollaan tekemässä (tarve) ja kenelle (kohderyhmä)? Mihin ongelmaan palvelu vastaa? -> Yhteinen ymmärrys, mitä ollaan tekemässä.
  • Mitä palvelulla halutaan saavuttaa, mikä on sen tavoite? Miksi tämä palvelu halutaan tuottaa kansalaisille?
  • Kun palvelun tarve, tavoite ja kohderyhmä on mietitty, on hyvä suunnitella tarvittava työryhmä. Keitä ammattilaisia palvelun työstämisessä tulee olla mukana?
  • Miten kohderyhmä on määritelty? Mitkä kohderyhmät eivät pysty palvelua käyttämään? Miten heidän palvelunsa tuotetaan ja palvelukanavat järjestetään?
  • Varmistetaan palvelun saavutettavuus, ymmärrettävyys, toimivuus, saavutettavuusdirektiivi huomioiden
  • Määritelkää sidosryhmät, joihin palvelulla on vaikutusta ja huolehtikaa riittävästä viestinnästä ja perehdytyksestä.
  • Määritelkää palvelulupauksenne. Mikä on tämän palvelun palvelulupaus ja miten siihen vastataan? Kirjaa auki asiakkaalle tiedoksi selkeästi, toteutuskelpoisena ja ymmärrettävänä. 

 Nykytilan kuvaus ja palvelun hahmottelu 

  • Selvitä ja hahmottele palvelun ja toimintaprosessin nykytila sellaisenaan ilman muutoksia. Ei kuvata ihannetilaa!
  • Tee hahmotelmaa esim. kynällä paperille, liimalapuilla fläpille tai PowerPoint dialle. Olennaista on, että kaikki ymmärtävät nykytilan ja sen kokonaisuuden.
  • Tunnista nykytilasta, mitä asioita voidaan hoitaa “digisti”. Joissakin prosesseissa osa palveluista on tehtävissä diginä ja osa on toteutettava kivijalassa.
  1. Tunnista ne kohdat/ asiat, jotka voi siirtää sellaisenaan.
  2. Tunnista ne kohdat/ asiat, joita voidaan kevyesti kehittää siirtovaiheessa.
  3. Tunnista ne kohdat/ asiat, jotka vaativat isomman muutoksen.
  • Hahmottele prosessin digi-pätkä(t) omana kokonaisuutenaan vaihe vaiheelta.
  • Kuvaa asiakkaalle näkyvät vaiheet / asiat sekä sen, mitä asiakas tekee eri vaiheissa. Kuvaa myös se, mitä ammattilaiset tekevät näissä vaiheissa ja väleissä.
  • Kun nämä hahmotelmat on tehty, voi digipalvelua alkaa työstämään tarkemmin.
  • Pidä mielessäsi koko ajan: miten asiakkaan palvelukokonaisuus etenee ja miten sen rinnalla kulkeva digipalvelu tukee kokonaisuutta ilman häiriötä (tunnista ongelmakohdat ja mahdollinen häiriökysyntä).
  • Pidä prosessi yksinkertaisena; vältä työn turhaa siirtämistä toiselle.
  • Digipalvelun sanoitus asiakkaalle
  • Sanoita asiakkaalle suunnattu ohjeistus selkeästi, selkokielellä.
  • Vältä väärintulkinnan mahdollisuuksia, pidä asiat riittävän yksinkertaisena.
  • Kirjoita auki kaikki tarvittava tieto asiakkaan asioinnin tueksi.
  • Kieliasu: 
  • Kiinnitä huomiota kieliasuun ja oikeinkirjoitukseen varmistaaksesi viestin ammattimaisuuden ja luotettavuuden. 
  • Älä käytä passiivia ja vältä liian virallista tai etäistä tyyliä. Pyri luomaan lämmin ja avoin vaikutus.
  • Jos palvelu sisältää useita kanavia, kuten verkkosivuston, mobiilisovelluksen ja asiakaspalvelun, varmista niiden yhtenäinen viestintä.
  • Selkeys: 
  • Varmista, että palvelu on selkeä ja helposti ymmärrettävä. Vältä monimutkaisia termejä ja teknistä kieltä. Pidä kirjoitettu teksti napakkana. Käytä tekstissä selkeitä otsikoita ja kappalejakoa.
  • Johdonmukaisuus: 
  • Palvelun tulisi olla johdonmukainen ja looginen. Käyttäjän tulisi pystyä seuraamaan palvelua vaihe vaiheelta ilman hämmennystä. 

Alla sekalaisia asioita, joita tulee huomioida digipalveluita työstäessä / kehittäessä

  • Tarkista asiakkaille annettavat ohjeet (geneeriset)
  • Nimetkää kuka / ketkä tarkistavat ohjeet / tiedotteet eri paikoista ja mihin mennessä.
  • Poista kaikkialta hyvis-sana, tilalle Oma Ekhva.
  • Tarkasta eri kanavilla olevat palvelujen aukioloajat ja yhteystiedot (esim. nettisivut, puhelinvastaajat, kirjalliset ohjeet, Kaiku24). Näiden tulee olla yhdenmukaiset ja ajantasaiset.
  • Varmista infojen ja asiakaskirjeiden, yksiköiden verkkosivujen sekä ammattilaisten antaman suullisen ohjeistuksen yhdenmukaisuus ja sopivuus digipalveluun.
  • Onko valmiit vastausfraasit olemassa. 

  • Varmista, että antamanne palvelulupaus on yhdenmukainen niin kivijalassa kuin digipalvelussa. 

     

Muistukkeet/ herätteet digipalveluiden käyttäjille 

  • Tarkasta ja päivitä tarvittaessa siirtyvien digipalveluiden osalta asiakkaille menevät muistukkeet ja herätteet.
  • Työstäkää uuteen palveluun tarvittavat muistukkeet.
  • Yksilöllisiä muistukkeita ei ole vielä mahdollista käyttää. 
  • Huomioi, että monia digipalveluita käyttäville saattaa tulla useita kohdentamattomia muistukkeita. Tämä voi aiheuttaa turhia käyntejä tai häiriökysyntää.
  • Muistukkeesta tulee käydä ilmi, kenelle se on tarkoitettu ja mistä asiakas voi tarkistaa, koskeeko asia häntä (esim. OmaKanta, hoitosuunnitelma tms.). 

  • Tunnista tilanteet, joissa asiakas voi ohjautua ”väärin” (esim. asiakas menee labraan, vaikka ei ole tarve, tai ei ohjaudu oikein oikea-aikaisesti). Pyri estä 

     

Lomakkeet: 

  • Nimetkää kuka / ketkä tarkistavat kaikki asiaan liittyvät lomakkeet ja mihin mennessä.
  • Tarkista kaikki käytössä olevat lomakkeet, etenkin ne, jotka ko. palveluun liittyvät ja päivitä tarvittaessa
  • Sähköisesti asiakkaalle lähtevien lomakkeiden prosessit esim. esitietolomake, -heräte (miten prosessi menee nyt ja miten jatkossa)
  • Jos päivität paperilomakkeen, varmista että sama versio tulee käyttöön kaikkialle missä sitä käytetään. (Tulevaisuudessa 
  • Tunnista, millaisia uusia lomakkeita on tarve ottaa käyttöön. Uusista digitarpeista voi olla yhteydessä digitiimiin.
  • Miten lomakkeita toimitetaan asiakkaalle tällä hetkellä ja miten jatkossa = prosessin miettiminen työvaiheittain. Osa on käytössä paperisesti ja osa myös sähköisesti. Molempia tarvitaan jatkossakin. 

Paperilomakkeiden digitalisointiprosessi 

  • Millaisia lomakkeita halutaan/ tarvitaan palvelun tueksi? 
  • Onko alusta- / ohjelmatoimittajalla tarvittavia lomakkeita? Jos on, niin kuka tilaa ne ja miten otetaan käyttöön? Jos ei ole esim. terveys- ja hoitosuunnitelman omahoitolomake → lomakkeen digitalisointi ja käyttöönotto.
  • Lomakkeen rakentaminen
  • Lomakkeen käyttöönotto
  • Ammattilainen: mitä tekee missäkin vaiheessa
  • Miten ammattilainen ohjaa asiakasta
  • Asiakas: mitä tekee missäkin vaiheessa
  • Mitä ammattilainen tekee seuraavaksi, kuka tekee
  • Sopikaa omassa yksikössä, mitä tapahtuu lomakkeen kulun prosessissa. esim. kun asiakas täyttää digisti verenpaineseurannan kotikoneelle-> lomake saapuu yksikön viestilaatikkoon-> mitä sitten tapahtuu, kuka tekee mitä, milloin ja missä?  

 Resurssit, välineet ja ajanvarauskirjat 

  • Muista että digipalveluiden toimivuus edellyttää jatkuvaa tekemistä.
  • Kuka tekee, mitä tekee. Osaamista tulee olla riittävän monella ammattilaisella, esimerkiksi ammattilaisten poissaolot yms. tulee huomioida resurssoinnissa.
  • Varmista ammattilaisten osaaminen (tarvittava koulutus, muista digimentoreiden ja muiden vastuuhenkilöiden käyttöönottotuki ammattilaisille).
  • Työvuorosuunnittelu, henkilöstön tekemisen roolittaminen, työajan varaaminen riittävästi.
  • Tarvittavat työvälineet (kone, kuulokkeet, sopiva työtila yms.), tarvitaan etenkin etävastaanottojen pyörittämiseen.
  • Ajanvarauskirjat, taustat resurssointiin
  • Ammattilaisen ajankäyttö (esim. chat). Varaa tarvittava aika kalentereihin, varmista tarvittava vararesurssi, poissaolot.
  • Palvelun rakentaminen, jos asiakas voi varata itse ajan. Aikoja tulee olla varattavissa riittävän pitkälle ja ammattilaisresurssi tulee olla varattuna. 

Kirjaamista tukevat asiat 

  • Kun asiakkaan asia on hoidettu digipalveluissa, tee tarvittavat kirjaukset LifeCareen (mm. käytettävissä valmiit fraasit) annettujen ohjeiden mukaisesti.
  • Miten kirjataan, mitä mitataan (mitä muiden tarvitsee tietää) 

Asiakasviestintä 

  • Asiakasviestintä digipalveluiden käyttöönoton osalta hoidetaan Ekhva:lla kohdennetusti viestinnän kautta. 
  • Yleisen viestinnän lisäksi huomioi oman yksikön tarpeet ja sidosryhmät. Kun palvelu on käytössä, muista markkinoida olemassa olevia palveluita esim. oman yksikön verkkosivuilla, toimipisteiden seinillä julisteina tms.  

Käyttöoikeudet, mihin kaikkeen pitää hakea ammattilaiselle ja kuka hakee? 

Käyttöönottosuunnitelma

  • Milloin palvelu on valmis käyttöönotettavissa, viikkotasolla?
  • Mitkä asiat tulee olla valmiina ennen käyttöönottoa?
  • Ammattilaisten perehdytys ja ohjeet, asiakkaiden ohjeet, sisäinen ja ulkoinen viestintä.
  • Testaus ammattilaisten kesken, toimiiko palvelu kuten on suunniteltu.
  • Testaus asiakkailla ennen palvelun käyttöönottoa. Mitä ja miten testataan?
  • Käyttöönoton kokemusten seuranta ja arviointi, sekä käyttökokemukset ja palvelun toimivuus sen elinkaaren ajan.
  • Lähdetäänkö liikkeelle ns. pilotilla vai kaikille heti. Eli kokeillaanko palvelua ensin pienemmälle kohdejoukolle ja kun toimivuus on varmistettu, otetaan palvelu käyttöön laajemmalle käyttäjäjoukolle. Huomioi palvelun tarve ja tavoite; mikä on niiden osalta järkevä etenemistapa. 

Digipoluissa huomioitavaa -> Oma ohje järjestelmätoimittajalta 

  • Huomioi ja määrittele: 
  • Digipolkukohtainen hoitava tiimi = potilaan/ asiakkaan omat henkilöt pitää nimetä digipolulle. Mistä ammattilaiset tietävät, ketä tähän pitää määritellä mistä tietää nimeltä ketä missäkin on? Suuri vaihtuvuus henkilöstössä, mietittävä järkevä ratkaisu toimivuuden varmistamiseksi.
  • Tämän määrittelyn toimivuus on asiakkaan/ potilaan kannalta tärkeää hoidon jatkuvuuden turvaamisessa.
  • Huomioi, missä kohtaa digipolku loppuu (esim. 12 kk), polun loppumisen sanoitus asiakkaalle selkeästi. Miten asiakas toimii jatkossa ja miten hoidon jatkuvuus etenee?
  • Miten hoidon seuranta etenee, miten ja minne asiakas voi tarvittaessa olla yhteydessä? 

Muutostarpeet digipalvelussa 

  • Palvelun muutostarpeisiin tulee reagoida nopeasti, etenkin jos ammattilaisten toiminnassa tapahtuu palveluun vaikuttavia muutoksia. Tarkasta samalla, että digipalvelun palvelulupaus täyttyy. 
  • Arvioi, missä kohtaa on järkevä tehdä muutoksia digipolkuun, millaisia riskejä muutos aiheuttaa? Muutoksia ei voi tehdä jatkuvasti, muutostarpeet tulee arvioida asiakkaan näkökulmasta. 
  • Huom! Jos kivijalkapalvelu muuttuu, pitää muuttaa myös siihen liittyvää digipolkua.
  • Seuraa aina myös sitä, että digiä käyttämättömät saavat jatkossakin tarvitsemansa yhdenvertaiset palvelut. Erilaiset asiointitavat ja mahdollisuudet tulee säilyttää. 

Asiakasosallisuus kehittämisessä 

  • Asiakasosallisuudessa asiakas pääsee vaikuttamaan palvelun laatuun yleisellä tasolla. Asiakas/asiakkaat otetaan mukaan digipalveluiden kehittämiseen yleensä siinä kohtaa, kun ammattilaiset ovat luonnostelleet ensin alustavan nykytilan kuvauksen. 
  • On tärkeää, että ammattilaiset ymmärtävät omaa toimintaansa ja yhteistyötään prosessien taustalla. Asiakkaan on helppo osallistua keskusteluun, kun siitä on jo luonnostelma olemassa. Osallisuus voi olla monella tavoin toteutettua:
  • Asiakas voi olla läsnä ja mukana palvelun mallintamisessa nykytilan hahmottelun jälkeen. Helpoin ja nopein tapa on ottaa vastaanotoilla tai lähiyksiköiden palveluissa jo mukana olevia mukaan palveluiden suunnitteluun. 
  • Asiakkaiden kokemuksia ja näkemyksiä voidaan kartoittaa esimerkiksi kohdennetuilla kyselyillä ja haastatteluilla. 
  • Huomioi myös yleiset asiakaspalautteet ja niistä saatava tieto. Lisäksi oman digipalvelun osalta tarkastele saatua palautetta palvelun toimivuudesta ja sisällöstä. 
  • Palautteen käsittelyn osalta on sovittava selkeä prosessi, miten saatu palaute saadaan hyödynnettyä palvelun kehittämisessä ja toimivuuden arvioinnissa. 
  • Järjestöjen ja yhdistysten kautta saattaa löytyä erilaisia asiakkaita palveluiden kehittämiseen tai testaamiseen. Kartoita oman aiheen osalta, mitä toimijoita asiasta löytyy. 
  • Järjestöihin saa yhteyden tarvittaessa Ekhva:n järjestö – ja kumppanuusasiantuntijan kautta. 
  • Muista ottaa testaajiksi erilaisia asiakkaita, myös esim. heitä, joilla on vaikeuksia omassa hoidossaan ja palveluiden käytössä.  Jos testaajana on vain asiakas, joka on tietoteknisesti taitava ja osaava oman hoidon toteuttamisessa, voi hänen olla vaikea tuoda esille toisenlaisten asiakkaiden näkemyksiä palveluiden käytössä ja hoitoon sitoutumisessa. 

Johdolle huomioitavia asioita: 

  • Väestön tasavertaiset palvelut, digissä ja kivijalassa. Resurssit ovat rajalliset, miten se jaetaan, että väestö saa tarvitsemansa palvelut?
  • Palveluiden priorisointi. Mitä enemmän eri palveluita luodaan, sitä enemmän tarvitaan tekijöitä/ resurssia niitä hoitamaan → Olennaista on toimintatapojen muuttaminen olemassa olevilla resursseilla, resurssien tarpeenmukainen kohdentaminen tai tarvittaessa työnkuvan muuttaminen. 
  • Laadittava tarvittavat mittarit, sovittava seuranta ja arviointi digipalveluille. Lisäksi koottava/ kehitettävä nykytilan data seurannan ja arvioinnin tueksi.
  • Miten varaudutaan, jos digi ei toimi? Suunnitelma tähän.
  • Tiedon varastointi. Mitä tallennetaan ja minne, miten ovat löydettävissä.
  • Asiakaspalaute (palvelukokemus ja sujuvuus teknisesti) huomioitava palvelun toimivuuden ja laadun seurannassa ja arvioinnissa. Asiakaspalautteen prosessin tunnistaminen ja saadun tiedon hyödyntäminen.
  • Asiakkaiden osaaminen digipalveluiden osalta
  • Määrittele oman yksikkösi osalta tarvittava asiakasperehdytys ja sen toteutus. Sopikaa 

Digimentoreiden ja muiden vastuuhenkilöiden roolit:  

  • käyttöönottotuki asiakkaille SEKÄ ammattilaisille, 
  • koulutukset sidosryhmätoimijoille, muuta tarvittavaa perehdytystä palvelun tueksi 
Oma Ekhva
Mediatiedote Oma Ekhvan julkaisusta 1.4.2025

Toimintamallin aikaansaama muutos

Vuoden 2025 lopussa Oma Ekhvan palveluvalikoimaan kuuluvat

  • Reaaliaikaiset chatit, palveluaika aukioloaikojen puitteissa 10 minuuttia
    • Hyvinvointiasemat
    • Päivystysapu 116117
    • Mielenterveys- ja riippuvuuspalvelut
    • Ehkäisy- ja perhesuunnittelupalvelut
    • Suun terveydenhuolto
    • Neuvola
    • Opiskelutarveydenhuolto
    • Sosiaalipalveluiden ohjaus ja neuvonta
    • Lasten ja nuorten talon ohjaus ja neuvonta
  • Kiireetön yhteydenottomahodllisuus kansalaiselle, ammattilaisen palveluaika 2 arkipäivää
    • Laajasti hyvinvointialueen sosiaali- ja terveydenhuollon perus- ja erityispalveluihin
      • Sosiaalihuolto
      • Perusterveydenhuolto
      • Kuntoutus
      • Erikoissairaanhoito
    • Pelastuslaitoksen neuvontapalvelut
  • Mahdollisuus ammattilaislähtöiseen viestiin laajasti hyvinvointialueen sosiaali- ja terveydenhuollon perus- ja erityispalveluista sekä pelastuslaitokselta
  • Etävastaanotto ja ryhmäetävastaanotot
    • Laajasti hyvinvointialueen sosiaali- ja terveydenhuollon perus- ja erityispalveluihin
  • Kyselyt ja lomakkeet
    • 28 kansalaiselle alustalla aina avoinna olevaa lomaketta
    • 109 kyselyä, joita ammattilainen voi lähettää kansalaisen täytettäväksi
    • 14 digipolkuun liittyvää kyselyä
  • 11 digitaalista palvelupolkua, joista
    • 3 sosiaalihuollon polkua
    • 8 terveydenhuollon polkua
  • Linkit ajanvarauksiin
    • Ajanvaraus- ja palveluhallinta AVPH-järjestelmän kautta Ekhvan sosiaali- ja terveyspalveluihin
    • Laboratiorioajanvaraus Vihta-järjestelmän kautta HUSin tuottamiin laboratiriopalveluihin
  • Omaolo-linkki-integraatio
  • Linkki sosiaalihuollon Omapalveluun, jossa mahdollisuus tehdä ilmoituksia ja yhteydenottoja digitaalisesti
  • Puolesta-asiointi
    • alle 12-vuotiaan puolesta huoltajuuteen perustuen
    • täysi-ikäisen puolesta suomi.fi-valtuutukseen perustuen
  • Laboratoriolähetteiden- ja tutkimustulosten näkyminen kansalaiselle
  • Linkit Omaperhe- ja Tarmoa-verkkopalveluihin ja muihin keskeisimpiin verkkopalveluihin
Todennetut lyhyen aikavälin tulokset ja vaikutukset

Onnistunut uuden digitaalisen alustan käyttöönotto, jok amahdollistaa digipalvelujen jatkumon ja määrän ja käyttövolyymien kasvun.

Todennettu tai tavoiteltu pitkän aikavälin vaikuttavuus

Onnistunut digialustan käyttöönotto ja digipalveluiden avulla puhelin- ja käyntikontaktien väheneminen. Aika- ja paikkariippumattomat palvelut ja sitä kautta ammattilaistyövoiman saatavuuden paraneminen. Itsepalvelun lisääntyminen. 

Toimintamallin kustannusvaikutukset lyhyellä ja pitkällä aikavälillä

Sote-palveluiden tuottamisen kustannusten väheneminen, erityisesti puehlin- ja käyntikontaktien osalta. Erillisjärjestelmien määrän väheneminen ja sitä kautta kustannussäästöt. 

Onko toimintamalli siirrettävissä toiseen toimintaympäristöön ja/tai toiselle kohderyhmälle?
Kyllä
Käyttöönotossa ja levittämisessä huomioitavaa

Oma Ekhva-käyttöönottoprojektin lopputilaisuudessa 10.10.2025 arvioitiin yhdessä projektin onnistumisia, haasteita ja oppeja. Tilaisuuteen osallistui noin 70 Ekhvan ammattilaista sekä mukana olleita asiantuntijoita Kaiku24 Oy:lyta ja BeeHealthy Oy:lta. Alla koottuna ja tiivistettynä havaintoja ja ehdotuksia jatkoon.

1. Selkeä resursointi ja aikataulutus

  • Projektin työaika ja resurssit tulee suunnitella ja varata etukäteen.
  • Aikatauluihin jätettävä liikkumavaraa ja mahdollistettava riittävä työrauha.

2. Viestinnän ja tiedonkulun parantaminen

  • Tiedotus ja viestintä on aloitettava jo projektin alussa ja ulotettava ruohonjuuritasolle.
  • Termien avaaminen ja selkokielisyys ovat tärkeitä.
  • Viestinnän ammattilaisen hyödyntäminen ja dokumentoinnin kehittäminen.

3. Johtajuuden ja esihenkilöiden vahva osallistuminen

  • Kaikki esihenkilöt mukaan suunnitteluun ja toteutukseen.
  • Johtajan rooli ei saa jäädä pelkäksi delegoinniksi, vaan aktiivinen osallistuminen on tärkeää.

4. Koulutuksen ja osaamisen kehittäminen

  • Koulutukset tulee kohdentaa tiimikohtaisesti ja järjestää riittävän ajoissa.
  • Digimentoreiden ja tukihenkilöiden roolia vahvistettava.
  • Testi- ja koulutusympäristöön pääsy mahdollistettava aikaisessa vaiheessa.

5. Yhteistyön ja osallistamisen vahvistaminen

  • Työntekijöiden ja asiakkaiden osallistaminen jo projektin alkuvaiheessa.
  • Moniammatillisen yhteistyön ja verkostoitumisen tukeminen.
  • Hyvien käytäntöjen jakaminen ja yhdessä tekemisen kulttuurin vahvistaminen.

6. Projektinhallinnan ja dokumentoinnin kehittäminen

  • Selkeä työnjako, roolit ja vastuut määriteltävä.
  • Projektipalaverit ja muistiot systemaattisiksi.
  • Projektinhallinnan työkalujen ja dokumentoinnin kehittäminen.

Taustatiedot

Maantieteellinen alue
Etelä-Karjalan hyvinvointialue
Kehittäjäorganisaatiot
Etelä-Karjalan hyvinvointialue
Toimiala
Digitaaliset palvelut / terveysdata
Toimintaympäristö
Etelä-Karjalan hyvinvointialue
Toimintamallin tyyppi
Prosessi
Toimintamallin alkuperä
Alkuperäinen (omaan tarpeeseen kehitetty)
Käyttöönotto ja levinneisyys
Kokeiltu ja pilotoitu
Rahoittaja
Sosiaali- ja terveysministeriö (STM)