JOPA- esiselvitys / markkinaselvityksen vaiheet:
Etsintä:
Ensimmäisessä vaiheessa haku rajattiin Suomeen ja pohjoismaihin, koska haluttua kokonaisuutta ei löytynyt valmiina ratkaisuna. Hakua laajennettiin ensin Euroopan alueelle ja lopulta Yhdysvaltojen puolelle. Markkinaselvitys tehtiin aluksi kontaktoimalla potentiaalisia toimittajia verkkoviesteillä ja sähköposteilla.
Skenaariotyö:
Skenaariotyöskentelyn eräänä hyvin keskeisenä etuna moniin muihin suunnittelun menetelmiin on se, että se mahdollistaa vakiintuneiden perususkomusten kyseenalaistamisen. Tämä kyseenalaistamisen kyky on luovan ongelmanratkaisukyvyn olennainen osa. Koska markkinaselvityksen mukaan valmiin, heti käyttövalmiin jononhallintaratkaisun löytäminen on vaikeaa tai jopa mahdotonta, ratkaisuun löydettiin seuraavat skenaariot markkinavuoropuhelun aloittamista varten. Skenaarioista luotiin seuraavat vaihtoehdot:
- Olemassa olevan järjestelmän hyödyntäminen / lisänäkymä
- Uusi järjestelmä (koko jononhallinta)
- Alusta asti rakennettu ratkaisu
- Olemassa olevan tuotteen kustomointi
- Hoitopaikkatietojen hallintarekisteri CRM ratkaisun osa
- Mahdollinen yhteiskehitystyöhanke HUS:n kanssa
Skenaariotyössä luonnosteltiin mahdollisimman kokonaisvaltaisesti eri vaihtoehtojen mahdollisuudet vastata tulevaisuuden toimintaympäristön tarpeisiin ja vaihtoehtoisiin tulevaisuuksiin erilaisten olettamusten pohjalta. Skenaariotyö toimi pohjana, kun toimittajavaihtoehtoja lähdettiin rajaamaan ja etsimään tavoitteisiin sopivaa kokonaisuutta.
Skenaariot sisälsivät kuvaukset oleellisista toimijoista, toiminnoista, valinnoista, taustoista, yhteyksistä, ajanhetkistä ja mahdollisuudet toimittaa haluttu lopputulos.
Asiakaspalvelupolkujen rakentaminen ja tarkentaminen:
Pitkäaikaissairaalle seniorille ja hoivapaikkakoordinaattorille laadittiin asiakaspalvelupolut hahmottamaan prosessia asiakkaan silmin ja ymmärtämään prosessin vaiheiden kipukohtia
Käyttäjäkokemukset - storyboard:
Projektin lähtökohdista laadittiin kolme käyttäjätarinaa sen hetkisistä keskeisimmistä käyttötapauksista. Näillä tehostettiin kommunikointia toimittajatapaamisissa. Tiedossa oli, että Suomen sosiaali- ja terveysalan erityispiirteet ja ominaisuudet eroavat muista maista paljon, eikä suomalaista järjestelmää tunneta ulkomailla kovin hyvin. Kommunikoinnin tukemiseksi laadittiin kolme tarinaa storyboard muotoisina sarjakuvina. Kaikki tapaukset käännettiin kolmelle kielelle - suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi.
Valinta:
Valinta perustui laajaan selvitykseen, jossa loppuvaiheessa arvioitiin ja haastateltiin 12 eri toimijaa. Näistä valittiin 6 potentiaalista toimittajaa, joiden kanssa käytiin uusinta haastattelukierros. Haastattelut koostuivat toimijan ratkaisuesityksestä ja keskusteluista, jotka käytiin teamsin välityksellä.
Arvioinnissa verrattiin eri toimittajan vahvuuksia, riskejä ja kustannuksia. Esityksessä ja keskustelun aikana arvioitiin toimittajan ymmärrystä toimintaympäristöstä, järjestelmästä ja halutusta ratkaisusta sekä motivaatiota toimittaa haluttu ratkaisu.
