Järjestökahveja on järjestetty hankkeen aikana useita kertoja, mutta toimivimmaksi on todettu max. kaksi kertaa lukukaudessa. Yhteistyö oppilaitosten edustajien kanssa on tärkeää, jotta päivämääriä valitessa huomioidaan mm. opiskelijoiden työssäoppimisjaksot yms. Heti syksyllä ja tammikuussa opintojen alkaessa on paras aika mennä tarjoamaan kahvia ja tietoa järjestötoiminnasta. Paikaksi käy hyvin esimerkiksi oppilaitoksen aulatila, jossa läpikulkua syntyy luonnostaan.
Rahallisesti Järjestökahvit ovat helppo toteuttaa; tarvitaan kahvia, teetä, maitoa ja keksejä riittävä määrä.
Hankkeen toiminnan loputtua Järjestökahvien järjestelyvastuu siirtyy Kainuun Valikkoryhmän harteille. Valikkoryhmä muodostuu kainuulaisista vapaaehtoistoiminnan koordinaattoreista. Mukana on lukuisa määrä järjestöjä, sekä paikallinen seurakunta.
