Toimintamallia on jo käytetty Yhteisiä askeleita osallisuuteen ja kumppanuuteen -hankkeen järjestämissä järjestöilloissa keväällä 2025 eri yhteisötiloilla ja kyläkeskuksissa, kaikkiaan 6 kertaa. Toimintaa on juurrutettu edelleen järjestötapaamisissa rohkaisemalla järjestöjä käyttämään järjestöjen treffit -mallia yhteistyön kehittämisessä.
Järjestöjen treffeillä on tarkoitus työstää jotain yhteistä tavoitetta, kuten tapahtumaa tai yhteistä vuosisuunnittelua, mahdollisesti myös yhteistä vaikuttamistyötä tai muuta yhteistä toimintaa kuten hankerahoituksen suunnittelua tms. Järjestöjä on hyvä haastaa konkreettiseen yhteistyöhön jo illan aikana, mikä on illan tulos: mitä lähdetään yhdessä toteuttamaan.
Resurssivaatimuksena vähintään yhden, mielellään kahden ohjaajan työpanos.
Valmistelut:
Treffien aikatauluttaminen ja kalenteroiminen haluttuihin paikkoihin. Tilavaraukset paikkoihin joissa treffit toteutetaan. Mainokset ja kutsut tilaisuuteen mieluiten ilmoittautumisella koska tällöin saadaan osallistujien määrä arvoitua. Illan ohjelmarungon laatiminen, illan aikana mahdollisuus toteuttaa muutakin kuin treffit. Mahdollisten tarjoilujen varaaminen tilaisuuteen. Valmistelut vaativat noin kuukauden ennen tilaisuutta.
Illan aikataulutus:
Tapahtuman alkuun voi olla kahvitarjoilu, tämän jälkeen tilaisuuden avaus ja treffien esittely, alkuun myös turvallisen tilan periaatteiden läpikäynti. Illan aloitukseen hyvä varata aikaa noin puoli tuntia. Treffikierrokseen on hyvä varata aikaa noin tunti, lopuksi illan purku ja yhteistä keskustelua, tähän hyvä varata noin puoli tuntia. Lopuksi aikaa palautteiden keräämiselle ja lopetukselle, noin 15-20 minuuttia. Yhteensä illan kesto on siten 1,5 - 2h riippuen onko tilaisuudessa tarjoiluja.
Treffien toteuttaminen:
Treffien osallistujille jaetaan kartongista valmiiksi leikattuja erivärisiä sydämiä, aina 2 paria samanvärisiä ja tämän perusteella muodostetaan treffiparit. Parikeskustelun jälkeen kun molemmat osapuolet ovat kertoneet ajatuksensa, vaihdetaan pareja. Osallistujat valitsevat nyt eriväriset sydämet (mielellään henkilö jota ei entuudestaan tunne) ja toistetaan kierros.
Lopuksi kaikkien ajatukset käydään keskustelemalla läpi joko ryhmissä tai yhteisesti. Treffien jälkeen koostetaan kaikille osallistujille yhteinen koonti. (Tähän on varattava aikaa vielä illan jälkeen). Tavoitteena on löytää jo illan aikana joku teema tai päämäärä mitä yhdessä lähdetään toteuttamaan, esimerkiksi joulumarkkinat, kesätapahtuma, kirpparitapahtuma tms. Tavoitteena myös jatkaa yhteistyötä konkreettisesti, sopimalla esimerkiksi seuraava tapaaminen missä suunnitellaan yhteistyön jatkoa tai vaikkapa vuosikellon työstämistä.
Treffikierros on aikataulutettu valmiiksi seuraavalla tavalla:
Vaihe 1: Etsi ensin samanvärinen sydän, sitten
4 minuutin keskustelut
-kuka olet ja mitä järjestöä edustat
-jos toiminta ei ole tuttua muille, voit kertoa lyhyesti järjestösi toiminnasta siitä näkökulmasta, mitä oma järjestösi tuo yhteisen tavoitteen työstämiseen
-kerro, mitä olet kirjoittanut ja kerro ajatuksestasi vähän lisää
4 min yhteistä keskustelua, miltä yhteistyöajatukset tuntuu -tämä ei saa sisältää arvostelua tai negaatioita. Tänään KAIKKI on mahdollista!
2: Etsi erivärinen sydän ja mielellään sellainen henkilö, jota et tunne entuudestaan ainakaan kovin hyvin.
8 minuutin keskustelut
-kuka olet ja mitä järjestöä edustat
-jos järjestösi toiminta ei ole tuttua muille, kerro lyhyesti
-kerro, mitä olet kirjoittanut ja kerro ajatuksestasi vähän lisää
3: Lopuksi 4 min yhteistä keskustelua, miltä yhteistyöajatukset tuntuu -tämä ei saa sisältää arvostelua tai negaatioita. Tänään KAIKKI on mahdollista!
4: Ideoiden ja ajatusten purkaminen, työstetään yhteinen koonti kaikille osallistujille.
Illan jälkeen sydämet joko kuvataan tai kerätään talteen ja kootaan tiedot osallistujia varten yhteen koontiin. Tähän myös varattava aikaa järjestöjen treffien -tapahtuman jälkeen.
Tarvikkeet:
- kartonkia (iltaa varten valmiiksi leikattuja erivärisiä sydämiä, pareittain samanväriset sydämet, esim. sininen-sininen, punainen-punainen, keltainen-keltainen, pinkki-pinkki jne.), riittävä määrä osallistujiin nähden erivärisiä sydämiä.
- tusseja tai mustekyniä
- kirjaamista varten lehtiö tai läppäri johon illan keskusteluista voidaan kirjata ajatuksia ylös
