PROSESSI
1. IDENTIFIOI ONGELMA
Hyvä vastaanotto valmennuksessa kaikilla tiimeillä on ollut ongelmia saatavuudessa, mutta myös paljon muita haasteita, jotka joko liittyivät pitkiin odotusaikoihin ja työn hallitsemattomuuteen tai olivat siitä riippumattomia. Alussa on hyvä hahmottaa ja keskustella auki, miksi haluamme muutosta.
2. YMMÄRRÄ NYKYTILA JA FAKTAT.
Kartoita: miltä kysyntä näyttää (potilaskunta), olemassa oleva kapasiteetti (resurssit), kysynnän ja kapasiteetin vaihtelut, tärkeimmät prosessit, sujuvuus ja läpimenoajat, erilaiset tavat kuvata sitä miten "päivä sujui", demograafisen tiedon analyysi, potilaiden käsitykset hoidosta, henkilökunnan osaaminen, kiinnostus kehittyä ammatillisesti ja työtyytyväisyys. Hyvä vastaanotto hankkeessa käytetty Excel-pohjainen työkalu tasapainolaskuri auttaa ja helpottaa tiimejä kysynnän ja kapasiteetin mittaamisessa ja tulosten visualisoinnissa. Analysoi faktat.
3. ASETA HYVÄ TAVOITE
Kuvaa tavoite yksinkertaisesti ja selkeästi. Hyvä tavoite on koko työryhmän yhteisesti hyväksymä ja osoittaa työskentelylle suuntaa. Tämän lisäksi tavoitteen tulee olla tarkasti määritelty (Specific), mitattava (Measurable), hyväksyttävissä oleva (Acceptable), realistinen (Realistic) ja aikataulutettu (Timely) - toisin sanoen SMART.
4. SUUNNITTELE ja priorisoi riittävä määrä pieniä muutoksia, joita kokeilette käytännössä. Muutosten toteuttamisessa noudatetaan PDSA mallia (Plan, Do, Study, Act)
5. ARVIOI MUUTOSTEN VAIKUTUKSIA JA MITTAA TULOKSIA
Mittausten tarkoitus on osoittaa, olemme oikealla tiellä ja vastata kysymykseen: johtavatko testaamamme muutokset parannuksiin toiminnassa? Muutoksista, jotka eivät johda parannuksiin, voidaan luopua ja antaa tilaa toisille, tehokkaammille muutoksille. Mittaukset mahdollistavat tavoitteiden toteutumisen ja tulosten seurannan sekä vertailun muihin.
6. VAKIINNUTA
ne toimintatavat, jotka johtivat parannuksiin. Vakiinnuttaminen ja tulosten pysyvyys edellyttävät ainakin lähiesimiesten aktiivisuutta, päivittäisjohtamista ja jatkuvaa seurantaa. Hyvätkään muutokset eivät jää elämään ilman ponnistelua ja johtamisrakenteita.
Kertokaa, millaisia resursseja (esim. aika, henkilöstö, raha, osaaminen) käytäntöön vieminen vaatii. Lisäksi kuvatkaa prosessi, vaiheet ja toimenpiteet, jolla käytännöstä/ratkaisusta tulee vakiintunut tapa toimia.
7. LUO JATKUVAN PARANTAMISEN KULTTUURI, jossa henkilöstö oppii tunnistamaan arjen ongelmia ja ratkomaan niitä systemaattisella otteella.
