Ongelma tai haaste, johon toimintamalli vastaa
Lähtötilanteessa organisaatiolla on tarve selkeyttää työnjakoa, varmistaa henkilöstön saatavuus ja optimoida käytössä olevia resursseja. Ammattiryhmien roolit, vastuut ja yhteistyön rajapinnat kaipaavat yhtenäistämistä, ja henkilöstörakennetta on vaikea arvioida kokonaisuutena.
Työkirja vastaa tähän tarjoamalla tehtäviä ja esimerkkejä, jotka auttavat selkeyttämään työnjakoa, tunnistamaan kehittämiskohteita, arvioimaan automaation mahdollisuuksia ja rakentamaan pysyviä toimintamalleja. Se linkittyy organisaation strategiaan tukemalla laadukkaita, vaikuttavia ja kestävällä tavalla toteutettuja palveluja sekä ennakoivaa henkilöstöjohtamista.
Toimintamallin kohderyhmä ja sen tarpeet
Poliittiset ja lainsäädännölliset muutokset: Jatkuvat uudistukset hyvinvointialueilla, palvelurakenteen kehittäminen sekä henkilöstöä koskevat säädökset vaikuttavat resurssitarpeisiin ja työn organisointiin kiihtyvällä tahdilla.
Yhteiskunnalliset tekijät: Väestön ikääntyminen, palvelutarpeen kasvu ja alueelliset erot lisäävät tarvetta ennakoivalle henkilöstösuunnittelulle.
Taloudelliset realiteetit: Talous ja rahoituksen kohdentumisen muutokset edellyttävät kustannustehokkuutta ja resurssien tarkoituksenmukaista kohdentamista.
Sosiaaliset ja kulttuuriset muutokset: Työelämän murros, osaajapula, työntekijöiden odotukset joustavuudesta ja hyvinvointia tukevista ratkaisuista korostuvat.
Ympäristötekijät: Etätyömahdollisuudet ja digitaalisten palvelujen kasvu sekä tekoälyn hyödyntäminen muokkaavat työn tekemisen tapoja ja henkilöstörakenteen tarpeita.
Nämä tekijät yhdessä luovat tarpeen systemaattisille, joustaville ja ennakoiville henkilöstörakenteen kehittämisen käytännöille.
Muutos tarvitaan, jotta asiakas saa oikea-aikaista ja sujuvaa palvelua, ammattilaisen työ selkeytyy ja kuormitus kevenee, organisaatio pystyy kohdentamaan henkilöstön tarkoituksenmukaisesti, ja yhteiskunta saa vaikuttavia ja kestäviä palveluja.
Tavoitteena on varmistaa, että oikea osaaminen on oikeassa paikassa oikeaan aikaan kaikilla tasoilla.
Asiakasosallisuutta on toteutettu hyödyntämällä aiempien henkilöstörakenteen ja palveluiden sujuvuuden kehittämistyön asiakaskyselyitä, haastatteluiden tuloksia sekä asiakkaiden yhteydenottoja, joissa he ovat nostaneet esiin arjen tarpeita ja palvelun toimivuutta. Näiden kautta on saatu selkeä kuva palvelujen sujuvuudesta, kohtaamisen laadusta ja työnjaon vaikutuksista asiakkaan kokemukseen.
Toimintamallille asetetut tavoitteet
Tavoitteena on rakentaa henkilöstörakenne, joka vastaa paremmin palvelutarpeeseen ja mahdollistaa sujuvamman työn. Kehittämistyöllä pyritään saavuttamaan:
- Selkeä työnjako ja ammattiryhmien optimaalinen hyödyntäminen – esimerkiksi sairaanhoitaja voi keskittyä sairaanhoidollisiin arvioihin, lääkehoitoon ja vaativiin kliinisiin tehtäviin, kun taas hoiva-avustaja hoitaa arjen hoivaa ja huolenpitoa edellyttäviä tehtäviä. Tämä vapauttaa osaamista oikeisiin kohtiin ja parantaa työn laatua.
- Oikea osaaminen oikeaan paikkaan – tehtävät kohdentuvat tarkoituksenmukaisesti eri ammattiryhmille.
- Sujuvammat palveluprosessit – viiveet ja päällekkäisyydet vähenevät, asiakas saa palvelua oikea-aikaisesti.
- Parempi työhyvinvointi ja tasaisempi kuormitus – roolien selkeytyminen keventää työtaakkaa ja vahvistaa työn hallintaa.
- Laadukkaammat ja vaikuttavammat palvelut – asiakaskokemus ja palvelun vaikuttavuus paranevat.
Kokonaisuudessaan tavoiteltu muutos on selkeä, toimiva ja vaikuttava henkilöstörakenne, joka hyödyntää ammattiryhmien erityisosaamista täysimääräisesti.
Mittarit ja keinot tavoitteiden toteutumisen seurantaan ja arviointiin
Indikaattorit joita voidaan hyödyntää arvioinnissa
- Työnjako: Tehtäväsiirtojen määrä palvelujen sisällä tai välillä, roolien selkeytyminen.
- Sujuvuus: Odotus- ja vasteajat, palvelupolun läpimeno.
- Työhyvinvointi: Kuormittuneisuuden kokemus, sairauspoissaolot.
- Resurssien käyttö: Ajankäytön kohdentuminen oikeille tehtäville.
- Laatu ja asiakaskokemus: Asiakaspalaute, poikkeamien väheneminen.
Menetelmät joita voidaan hyödyntää arvioinnissa
- Olemassa olevat henkilöstö- ja asiakaskyselyt, sekä omat lyhyet kyselyt.
- Kevyt työaikaseuranta / työnkulun havainnointi.
- Asiakas- ja HR-järjestelmien peruslukujen muutokset
- Työpajat ja yhteiset keskustelut kehittämisen aikana.
Arvioinnista voi helposti tulla raskas ja aikaa vievä, jos yritetään mitata kaikkea mahdollista. Siksi tärkeintä on palata siihen, mitä optimoinnilla alun perin tavoiteltiin: selkeämpi työnjako, sujuvampi arki, parempi asiakaskokemus ja osaamisen kohdentuminen oikeisiin tehtäviin.
Kun ydintavoitteet ovat selvät, riittää, että seuranta kohdistuu vain muutamaan keskeiseen mittariin, jotka kertovat aidosti, ollaanko menossa oikeaan suuntaan. Näin arviointi pysyy kevyenä, tarkoituksenmukaisena ja tukee arjen työtä sen sijaan, että kuormittaisi sitä. Hyvä ja selkeä dokumentaatio on tärkeä osa arviointia ja tuloksen havainnointia!
Toimintamallin keskeiset edellytykset
Selkeä käyttöönoton suunnitelma: määritellään vastuut, aikataulu ja eteneminen.
Yhteinen perehdytys: henkilöstölle kerrotaan, mitä muuttuu ja miksi.
Koulutus työnjakoon: ammattiryhmittäiset ja tiimikohtaiset keskustelut, roolien tarkennukset ja esimerkkitilanteiden läpikäynti.
Pilotointi ja palautteen keruu: testataan malli yksikössä ja tehdään tarvittavia korjauksia.
Seuranta ja jatkuva arviointi: kevyt mittaustapa ja säännölliset keskustelut työpajoissa.
Laajentaminen: onnistuneet toimintatavat laajennetaan muihin yksiköihin.
Dokumentointi: työnjako, prosessit ja toimintatavat kirjataan selkeästi ja saatetaan kaikkien käyttöön. Hyödynnetään yhteisiä olemassa olevia dokumentaatioalustoja.
