Chattibotin perustaminen hyvinvointialueelle

Luotu 14.08.2023
Chattibotin perustaminen hyvinvointialueelle

Tiivistelmä

Toimintamallin avulla chattibotti voidaan saada tuotantoon nopeasti, mikäli tarkoituksena on perustaa asiakkaiden vastauksiin perustuva botti. Sisältö ei tällä toimintamallilla tule valmiiksi, vaan vaatii jatkuvaa ylläpitoa, joka kuvattu omana toimintamallinaan nimellä Pirkanmaan hyvinvointialueen chattibotin jatkuvan kehittämisen toimintamalli.

Kohderyhmä

Arviointi

Toimintamallia ei ole vielä arvioitu.

Toimintamallin kuvaus

Toimintamallin kohderyhmä ja sen tarpeet

Sote-ammattilaisille tulee paljon rutiininomaisia kysymyksiä. Pirkanmaan hyvinvointialueella haluttiin kehittää chatbot, joka pystyisi hoitamaan osan näistä kysymyksistä automaattisesti ja näin säästää ammattilaisten aikaa vaativampiin asiakaskohtaamisiin. Lisäksi chatbotilla haluttiin lisätä asukkaiden mahdollisuutta löytää luotettavan tiedon äärelle tai oikeaan palveluun omatoimisesti. Monelle on jo tuttua asioida eri palveluissa botin kanssa, tämä sama mahdollisuus haluttiin tuoda sote-palveluihin.

Kohderyhmänä on botin kehittämiseen osallistuvat ammattilaiset ja julkaisun jälkeen kaikki pirkanmaalaiset. Botti pyrittiin julkaisemaan mahdollisimman nopeasti, jotta saatiin tietoa mitä asiakkaat kysyvät. Alkuun päivittäin seurattiin niitä kysymyksiä, joihin botti ei osannut vastata ja luotiin niihin vastauksia. Näin botti todella lähti kehittymään asiakkaiden tarpeisiin vastaavaksi. Botin käyttökokemuksia kerättiin myös YAMK opinnäytetyönä toteutetuissa asiakastestaustilaisuuksissa. 

Toimintamallille asetetut tavoitteet

Chattibotin perustamisen keskeinen tavoite on saada botti ohjaamaan asiakkaita tarvitsemansa tiedon ääreen ilman yhteydenottoa ammattilaiseen.

Mittarit ja keinot tavoitteiden toteutumisen seurantaan ja arviointiin

Chatbotin analytiikkaa seurataan säännöllisesti. Erityisesti seurataan botin löydettävyyttä eli aloitettujen keskustelujen määrää, botin ihmiselle ohjaamia keskusteluita suhteessa kaikkiin keskusteluihin sekä kuinka usein botti palauttaa vastaukseksi ettei ymmärtänyt kysymystä.

Toimintamallin keskeiset edellytykset

Botti lisättiin heti julkaisun jälkeen Pirkanmaan hyvinvointialueen kaikille verkkosivuille. Näin se on osana toimintaa jatkuvasti. Nopea pystyyn nostaminen vaati useiden eri substanssiosaajien aikaa, mutta työtä saattoi sovittaa muiden töiden väleihin. Botin ylläpitämiseen ei tarvita yhtä isoa porukkaa, joten siirryttäessä tähän vaiheeseen kuiskaajien määrää vähennettiin.

Toimintamallin ydinsisältö

Toimintamallin avulla chattibotti voidaan saada tuotantoon nopeasti, mikäli tarkoituksena on perustaa asiakkaiden vastauksiin perustuva botti. Sisältö ei tällä toimintamallilla tule valmiiksi, vaan vaatii jatkuvaa ylläpitoa, joka kuvattu omana toimintamallinaan nimellä Pirkanmaan hyvinvointialueen chattibotin jatkuvan kehittämisen toimintamalli.

Toimintamallin aikaansaama muutos

Robottiasiakaspalvelujaa ei ollut aiemmin käytössä lainkaan. Kehittämismallin avulla botti saatiin nopeasti tuotantoon ja voitiin siirtyä kehittämään sisältöjä asiakkaiden todellisten kysymysten pohjalta.

Käyttöönotossa ja levittämisessä huomioitavaa

Toimintamalli on sovellettavissa eri sote-bottien pystyyn nostamiseen. Aiempaa osaamista bottikuiskaamisesta ei tarvita, mutta ehdottomasti kannattaa olla yhteydessä muihin saman työn jo tehneisiin. On tärkeää pohtia halutaanko botin vastaavan tietyn aihealueen kysymyksiin vai asiakkaiden kysymyksiin. Sisällön rajaaminen on helpompaa, jos botti vastaa vain tietyn aihealueen kysmyksiin. Tällöin tuotantoon saaminen nopeasti ei välttämättä ole niin keskeistä. Jos halutaan lähteä tämän mallin mukaisesti vastaamaan asiakkaan kysymyksiin, kannattaa botti julkaista suhteellisen nopeasti, jolloin oikeaa dataa kysymyksistä lähtee kertymään.

Taustatiedot

Maantieteellinen alue
Pirkanmaan hyvinvointialue
Kehittäjäorganisaatiot
Pirkanmaan hyvinvointialue
Toimintaympäristö
Pirkanmaan hyvinvointialue
Rahoittaja
Sosiaali- ja terveysministeriö (STM)