Kirjaamiskoulutus eriytettynä järjestämisen ja toteutuksen työntekijöille palvelutehtävittäin.
Hyvinvointialueelle siirryttäessä kirjaamiskäytännöt ovat olleet erilaiset eri kunnissa ja käytössä on myös useita asiakas- ja potilastietojärjestelmiä. Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönotto edellyttää hyvinvointialueella toiminnallisia muutoksia, jotka koskevat erityisesti asiakastiedon kirjaamista määriteltyjä asiakirjarakenteita käyttäen.
Ammattilaiset opetetaan kirjaamaan yhtenäisesti rakenteisia asiakirjoja käyttäen.
Kirjaamiskäytännöt ovat yhtenäiset ja kansallisten asiakirjarakenteiden mukaisia. Kirjausten laatu paranee ja kirjaaminen nähdään osana asiakastyötä.
Koulutuksiin osallistuneille lähti koulutusyksiköstä palautekysely, jossa pyydettiin osallistujia arvioimaan seuraavia asioita: vastasiko koulutus oppimistarvettasi, paransiko koulutus taitojasi, kouluttajan/luennoitsijan asiantuntemus oli mielestäni, miten hyvin kouluttaja/luennoitsija osasi esittää asiansa, käytettiinkö aika tehokkaasti, millaiset olivat käytännön järjestelyt ja millainen oli koulutusmateriaalin taso. Palautekyselyn vastaukset saatiin käyttöön syksyllä, mutta niistä ei ole vielä sovittu, miten palautteet huomioidaan koulutusten jatkon suunnittelussa ja toteutuksessa.
Hankkeen kautta sosiaalihuollon työntekijöille lähetettiin syksyllä 2023 myös koulutuskysely, jossa kysyttiin työntekijöiden toiveita tuleviin koulutuksiin ja koulutustapoihin liittyen.
Tavoitteena on ammattilaisten toiminnan ja kirjaamisen kehittäminen sekä yhtenäistäminen hyvinvointialueella.
Hyvinvointialueet aloittivat toimintansa 1.1.2023 ja Kantaan liittyminen on edessä viimeistään 1.9.2024. Eri kuntien käytäntöjen yhtenäistäminen kirjaamisessa on haasteellista, oman haasteensa tuo myös eri asiakastietojärjestelmät.
Asiakastietolain siirtymäsäännöksissä on säädetty palvelutehtäväkohtaisista määräajoista, joista alkaen kussakin sosiaalihuollon palvelutehtävässä syntyvät asiakastiedot on viimeistään tallennettava Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon. Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönotto edellyttää hyvinvointialueella myös toiminnallisia muutoksia, jotka koskevat erityisesti asiakastiedon kirjaamista määriteltyjä asiakirjarakenteita käyttäen.
Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista velvoittaa sosiaalihuollon ammattihenkilöä sekä avustavaa henkilöä, joka osallistuu asiakastyöhön, kirjaamaan sosiaalihuollon järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen, seurannan ja valvonnan kannalta tarpeelliset ja riittävät tiedot määrämuotoisina asiakirjoina. Kirjaukset on tehtävä viipymättä sen jälkeen, kun asiakkaan asiaa on käsitelty. Terveyden ja hyvinvoinnin laitos antaa tarkemmat määräykset sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen rakenteista ja asiakasasiakirjoihin merkittävistä tiedoista.
Hyvinvointialueen toimintojen yhtenäistäminen sekä Kanta-palveluiden käyttöönotto yleispalveluiden palvelutehtävissä viimeistään 1.9.2024 vaatii paljon uusien käytäntöjen ja rakenteiden oppimista sekä sisäistämistä.
Koulutukset on tarkoitettu sosiaalihuollon ammattilaisille, jotka osallistuvat asiakastyöhön. Koulutukset on suunniteltu erikseen järjestämisen ja toteutuksen työntekijöille palvelutehtävittäin, jolloin sisältö voitiin kohdentaa yksityiskohtaisemmin tiettyihin asioihin.
Järjestämisen koulutukset oli suunnattu työntekijöille, joille kuuluu hakemusten ja muiden vireilletuloasiakirjojen käsittely, palvelutarpeen arviointi, asiakkuuden suunnittelu sekä päätöksenteko asiakkaan tarvitsemien palvelujen järjestämiseksi. Toteutuksen koulutukset oli suunnattu työntekijöille, jotka toteuttavat asiakkaalle myönnettyä palvelua.
Samansisältöinen koulutus pidettiin useamman kerran, jotta kaikille löytyisi sopiva ajankohta koulutukseen osallistumiseksi.
Sosiaalihuollon asiakastiedon kirjaamista ja rakenteita on saatu vietyä eteenpäin erityisesti palvelutehtäviin, joissa tietoja on kirjattu potilastietojärjestelmään.
Koulutustilaisuus kesti kaksi tuntia. Jos ammattilaisen työtehtäviin kuului sekä järjestämisen että toteutuksen työtehtäviä, hän saattoi valita osallistua joko toiseen tai molempiin koulutuksiin. Koulutusten sisällöissä oli myös paljon yhteistä, joten kaikille sekä järjestämistä että toteuttamista tekeville ei ollut tarpeen osallistua molempiin koulutuksiin.
Koulutusmateriaalit tallennettiin hyvinvointialueen Teamsin tiimiin, jonne pääsee liittymään koko henkilöstö ja materiaali on sieltä hyödynnettävissä esim. uusien työntekijöiden perehdytyksessä.