HR-tiimin yhteisen toiminnan vakiointi ja tiedonkulun varmistaminen

Luotu 23.05.2025
HR-tiimin yhteisen toiminnan vakiointi ja tiedonkulun varmistaminen

Alustava idea

Tavoitteena on

  • saavuttaa HR:n selkeä kokonaiskuva tehtävistä
  • tunnistaa HR:n kumppanit, jotka edistävät tehtävien toteuttamista
  • tuottaa vaikuttavia HR-palveluja
  • HR:n tiedonkulku on suunnitelmallista ja ennakoimattomien toimeksiantojen määrä vähenee.

Kohderyhmä

Ammattilaiset
Organisaatiot

Toimintamallin kuvaus

Ratkaistava ongelma tai haaste

Kehitettävän toimintamallin taustalla on mm. se, että HR-tiimin koetaan olevan etäällä toisistaan, työhyvinvoinnissa on yksilötasolla kehitettävää, emme ole saaneet viestittyä ulkoisesti omista tehtävistämme asiakkaalle riittävällä tasolla ja tehtäväkuvat eivät olleet ajantasaiset. HR-tiimi oli mukana Työterveyslaitoksen työyhteisöselvityksessä keväällä 2024. Työyhteisöselvityksessä nousi esille HR:n eri tiimien välisen yhteistyön vahvistaminen ja työnjaon selkeyttäminen. 

Strategisesti kehitettäväksi noussut asia linkittyy henkilöstöön panostamiseen koko organisaation laajana strategisena kärkenä.

  • HR-tiimien yhteisen toiminnan vakioinnilla ja tiedonkulun varmistamisella pyritään ratkaisemaan sisäisen yhteistyön epäselvyydet, päällekkäinen työnteko, roolien ja vastuunjaon epäselvyys sekä viestinnän hajanaisuus.
  • Tavoitteena on luoda yhtenäinen toimintakulttuuri, jossa HR-tiimit toimivat saumattomasti ja tukevat organisaation strategisia tavoitteita.
  • Kehittämistyö tukee organisaation tavoitetta 'Suomen onnellisimmista työntekijöistä' sekä henkilöstöön panostamista työhyvinvoinnin, työkyvyn ja osaamisen kehittämisen kautta.
  • HR:n rooli selkeiden ja asiakaslähtöisten prosessien sekä toimivien yhteistyömallien rakentajana on keskeinen strategian toteutumisessa.
Kehittämistarve eri näkökulmista

Asiakasnäkökulma (esihenkilöt ja työntekijät)

  • HR:n palveluiden tulee olla selkeitä, ennakoitavia ja helposti saavutettavia
  • Asiakaslähtöinen HR tukee arjen johtamista, lisää luottamusta ja parantaa työyhteisöjen toimintakykyä.

Ammattilaisnäkökulma (HR-tiimin jäsenet)

  • Yhteistyön, roolien ja prosessien selkeyttäminen sekä tiedonkulun parantaminen.
  • Selkeä työnjako ja sujuva yhteistyö vahvistavat työnhallinnan tunnetta, vähentävät kuormitusta ja tukevat työhyvinvointia.

Organisaation näkökulma

  • HR:n toiminnan kehittäminen strategisena kumppanina.
  • Toimiva HR tukee organisaation strategisten tavoitteiden saavuttamista, kuten veto- ja pitovoiman vahvistamista sekä prosessien sujuvuutta.

Yhteiskunnallinen näkökulma

  • Henkilöstön saatavuuden ja työssäjaksamisen tukeminen.
  • Hyvinvoiva ja osaava henkilöstö takaa laadukkaat palvelut alueen asukkaille ja vahvistaa alueen elinvoimaisuutta.

Tavoitellut muutokset ja vaikutukset

Tiedonkulun varmistaminen ajantasaisesti. Vakioitu palvelutuotanto.

Yhteistyön sujuvoittaminen

  • HR-tiimien välinen yhteistyö selkeytyy. Roolit ja vastuunjako määritellään selkeästi, mikä parantaa työnhallinnan tunnetta.

Tiedonkulun parantaminen

  • Viestintäkanavat ja -foorumit kehitetään toimivammiksi ja selkeämmiksi.
  • Tiedonkulku HR:n sisällä ja suhteessa linjajohtoon ja palvelutuotantoon tehostuu.

Prosessien selkiyttäminen

  • HR-prosessit kuvataan ja kehitetään asiakaslähtöisiksi ja ennakoitaviksi.
  • Esihenkilöt saavat parempia työkaluja ja tukea arjen johtamiseen.

Työhyvinvoinnin vahvistaminen

  • Työntekijöiden kokemus työn hallinnasta ja palautumisesta paranee.
  • Työkuormitus tasaantuu ja yhteisöllisyyden tunne vahvistuu.
Tavoitteiden saavuttaminen
  • Yhteistyön sujuvoittaminen
    • Määritellään tiimien roolit ja vastuut selkeästi.
    • Luodaan yhteiset toimintamallit tiimien väliseen yhteistyöhön.
    • Järjestetään säännöllisiä tiimirajat ylittäviä yhteistyöpalavereja.
    • Otetaan käyttöön HR-kumppanuusmalli ja kehitetään sitä yhdessä.
       
  • Tiedonkulun parantaminen
    • Arvioidaan ja kehitetään nykyisiä viestintäkanavia.
    • Sovitaan HR:n yhteisten palaverien kokouskäytännöt ja rakenne.
    • Varmistetaan tiedon kulku johdolta HR-tiimeille.
    • Kiireelliset toimeksiannot HR-johdon yhteiselle alustalle.
    • HR:n vuosikellon laadinta.
    • Esihenkilöiden vuosikellon laadinta. 
       
  • Prosessien selkiyttäminen
    • Kuvataan keskeiset HR-prosessit.
    • Kehitetään prosesseja asiakaslähtöisesti esihenkilöiden tarpeisiin.
Seuranta ja arviointi

Työtyytyväisyyskyselyillä (Pulssi ja Mitä kuuluu?)

  • HR-tiimien yhteistyön sujuvoittaminen
    • Arviointikysymykset:
      • Onko HR-tiimien prosessit määritelty?
      • Ovatko HR:n tehtäväkuvat kirkastettu?
      • Onko HR-tiimin hyvinvoinnin kokemuksessa tapahtunut muutosta?
    • Arviointikriteerit ja indikaattorit:
      • Prosessit on määritelty
      • Tehtäväkuvat on kirkastettu
      • Työhyvinvointikyselyn tulos
    • Menetelmät:
      • Mitä kuuluu -kyselyt
      • Pulssi-kysely
      • Tiimien itsearvioinnit ja palautekeskustelut
         
  • HR-prosessien selkiyttäminen
    • Arviointikysymykset:
      • Ovatko HR-prosessit selkeämpiä ja helpommin ymmärrettäviä?
      • Onko häiriökysynnän määrä vähentynyt?
    • Arviointikriteerit ja indikaattorit:
      • Dokumentoitujen prosessien määrä ja laatu
      • Esihenkilöiden tyytyväisyys HR:n tukeen (kyselytulokset)
      • HR:n reagointiaika esihenkilöiden kyselyihin ja pyyntöihin
    • Menetelmät:
      • Esihenkilökyselyt ja palautekanavat
      • Prosessikuvaukset
      • HR:n palvelulupauksen toteutumisen seuranta
         
  • Viestintäkanavien ja tiedonkulun parantaminen
    • Arviointikysymykset:
      • Onko tiedonkulku HR:n sisällä ja organisaation suuntaan parantunut?
      • Ovatko viestintäkanavat selkeitä ja toimivia?
    • Arviointikriteerit ja indikaattorit:
      • Viestintäkanavien käyttöaste ja käyttäjätyytyväisyys
      • Viestintään liittyvien epäselvyyksien ja kyselyiden määrä
      • Viestintätyökalujen soveltuvuus
    • Menetelmät:
      • Sisäiset kyselyt ja käyttäjäpalautteet
      • Viestintäkanavien analytiikka
      • Pilotointien tulokset ja arvioinnit
         
  • Työhyvinvoinnin ja työnhallinnan vahvistaminen
    • Arviointikysymykset:
      • Onko työnhallinnan tunne vahvistunut?
      • Onko työhyvinvointi parantunut?
    • Arviointikriteerit ja indikaattorit:
      • Työhyvinvointikyselyjen tulokset (esim. palautuminen, kuormitus)
      • Sairauspoissaolojen määrä ja syyt
      • Henkilöstön kokemus työn hallinnasta ja tuen riittävyydestä
    • Menetelmät:
      • Mitä kuuluu -kyselyt

Ratkaisun keskeinen sisältö

Kyse on HR-tiimin yhteisen toiminnan vakioinnista ja tiedonkulun varmistamisesta, jotta HR-palvelut ovat selkeitä, saavutettavia ja asiakaslähtöisiä ja tiimin hyvinvoinnin vahvistamisesta. Malli luo yhtenäiset käytännöt, vähentää päällekkäistä työtä ja parantaa viestinnän läpinäkyvyyttä. Ratkaisu, tavoite ja lopputulos on se, että toteutamme omien tehtäviemme selkeyttämisen itsellemme ensin ja sen jälkeen voimme päivittää ja muotoilla HR-prosessit asiakkaan suuntaan sujuvammaksi. 

Etelä-Karjalan hyvinvointialueen omasta arvopohjasta heijastuva tavoite Suomen onnellisempina työntekijöinä, vaikuttaa myös HR-tiimin sisäiseen työhyvinvointiin sekä erityisesti sen aktiiviseen kehittämiseen. Hyvinvointialueemme strategisena kärkenä on henkilöstöön panostaminen ja uskommekin siihen, että hyvinvoiva henkilöstö tekee oikeita asioita oikealla tavalla ja asiakastaan palvellen. HR:n rooli esihenkilöiden kumppanina voi jäädä usein ympäröivien toimialueiden varjoon "tukipalveluna", mutta haluamme rakentaa toimintamallin HR:n sisäisen työhyvinvoinnin parantamiseen sekä voimavarojen kehittämiseen. 

Digitalisaatio ja tekoäly vaikuttavat jatkossa yhä enemmän HR:n toimintamalleihin, viestintään ja prosessien kehittämiseen.

Etätyö vaatii uudenlaista johtamista ja työyhteisön yhteistyön tukemista.

Taloudellisesti haastavassa tilanteessa, sisäisten resurssien hyödyntäminen on keskeistä kustannustehokkuuden varmistamiseksi.

Prosessien sujuvoittaminen ja päällekkäisyyksien vähentäminen parantavat resurssien kohdentamista.

Asiakkaiden osallistuminen
  • Asiakasymmärryksen kerryttäminen (HR)
    • Asiakasymmärrystä on kartutettu seuraavin keinoin:
      • Työyhteisöselvitys (TTL, 05–06/2024): Tunnistettiin kiireellisten tehtävänantojen vaikutus työn ennakointiin ja yhteistyön haasteet tiimien välillä.
      • Mitä kuuluu -kysely (01–02/2024): Tunnistettiin tarve vahvistaa yhteisöllisyyttä. Työpaineet ja palautumisen heikentyminen nousivat esiin huolenaiheina.
      • Palautteet ja keskustelut HR:n kokouksissa: Tunnistettiin arjen haasteet, kuten työtehtävien ennakoimattomuus ja tiedonkulun puutteet.
         
  • Asiakkaiden osallistaminen
    • HR-yksikön työntekijöitä on osallistettu kehittämiseen seuraavin tavoin:
      • Valmennukseen osallistuu 7 henkilöä eri tiimeistä, mukaan lukien henkilöstöjohtaja ja tiimipäälliköt.
      • Kehittämistiimiin valittiin asiantuntijoita edustamaan eri tiimejä, jotta näkökulmat ovat monipuolisesti mukana.
      • Työpajatyöskentely ja ideapajat: Yhteinen keskustelu tiimien vahvuuksista ja kehittämiskohteista, kumppanuusmallin ideointi.
      • Pilotointi ja yhteiskehittäminen: Viestintäkanavien ja prosessien kehittäminen yhdessä HR:n sisällä.
         
    • Esihenkilöiden osallistaminen
      • Esihenkilöille järjestettiin kaksi työpajaa.

Kokeilun tulokset ja välittömät vaikutukset
  • Selkeys ja yhdenmukaisuus:
    • HR-ohjeet löytyvät yhdestä paikasta, mikä vähentää päällekkäistä työtä ja nopeuttaa tiedonhakua.
  • Ajantasainen viestintä:
    • Yksi Teams-kanava ja uutiskirjeet varmistavat, että tieto kulkee reaaliaikaisesti ja systemaattisesti.
  • Työn sujuvuus:
    • HR-tiimin sisäinen koordinointi paranee, mikä vapauttaa aikaa asiakastyöhön.
    • HR:n tiimien välinen yhteistyö on parantunut tehtävien selkeyttämisen myötä. 
  • Asiakaskokemus:
    • Asiakkaat kokevat ohjeet selkeämpinä ja helpommin löydettävinä.
    • Kehittämiskokonaisuuden myötä asiakasosallisuus on huomioitu paremmin sekä havaittu selkeitä parannusehdotuksia omassa toiminnassamme esimerkiksi viestinnällisissä seikoissa. 
Toimivuuden ja käyttöönoton edellytykset
  • Yhtenäiset ohjeet ja kanavat:
    • HR-ohjeet keskitetään yhteen paikkaan (IMS + linkitys intraan), ja ajankohtaisviestintä hoidetaan yhden Teams-kanavan kautta.
  • Selkeä viestintärakenne:
    • Ajankohtaisviestintä toteutetaan reaaliaikaisesti Teamsissa, koosteet uutiskirjeessä ja keskustelutilaisuuksissa.
  • Tiedonkulun varmistaminen: Kanavat, aikataulut ja vastuut määritellään selkeästi -> tieto on oikea-aikaista ja helposti löydettävää.
  • Asiakaslähtöisyys:
    • Ohjeet kirjoitetaan ymmärrettävästi välttäen HR-kieltä, nimet tukevat löydettävyyttä, ja viestintä on kaksisuuntaista vuoropuhelua.

Taustatiedot

Maantieteellinen alue
Etelä-Karjalan hyvinvointialue
Kehittäjäorganisaatiot
Etelä-Karjalan hyvinvointialue
Toimintaympäristö
Etelä-Karjalan hyvinvointialueen HR
Rahoittaja
Sosiaali- ja terveysministeriö (STM)