Mistä työkalussa on kyse?

Vuosikello on vuosisuunnitelma, jonka avulla organisaatio tai tiimi voi suunnitella ja aikatauluttaa vuoden tekemiset ja prosessit. Vuosikello on siis vuoden kuluessa tapahtuvien toimintojen aikataulu, joka voidaan esittää sanallisesti tai graafisena kuvauksena (esimerkiksi kellotaulun muotoon tehtynä). Sen avulla nähdään pitemmän aikajakson tapahtumat kokonaisuutena, ja sitä voidaan vuoden aikana jatkuvasti tarkentaa.

Mihin työkalua käytetään?

Vuosikelloa voi hyödyntää lähes minkä tahansa toiminnan tai sen osan suunnittelun ja arvioinnin tukena. Kellon lisäarvo on nimenomaan siinä, että yhdestä kuvasta voi nähdä eri tehtävät ja prosessit sekä miten ne liittyvät toisiinsa. Näin vuosikello luo myös selkeän työsuunnitelman kullekin vuodelle.  

Miten työkalua käytetään?

 Vuosikelloon voi laittaa kaikki (tiedossa olevat) vuoden aikana olevat tehtävät tai tapahtumat. Vuosikello on erityisen hyödyllinen, kun siihen otetaan mukaan vuodelle aikataulutettavat päätehtävät ja prosessit kaikilta eri alueilta. Mikäli siis organisaatiossa on käytössä useita eri vuosikelloja, on nämä hyvä koordinoida ja tarkistaa, että kaikkien organisaatioiden ja tiimien “kellot käyvät samaa aikaa” – eli ovat synkronoidut ja ne tukevat toisiaan.

Vuosikelloakin kannattaa päivittää säännöllisesti ja tarkistaa ainakin, että puuttuuko jokin prosessi, onko jokin prosessi turha tai onko organisaatiossa ja / tai rooleissa tapahtunut muutoksia, joiden takia aikataulutuksia pitäisi päivittää. Huomioitavaa on, että mikäli vuosikellon yhtä tekemistä / prosessia muuttaa, pitää tarkistaa, miten se vaikuttaa kellon muihin tekemisiin ja mahdollisesti myös muiden organisaatioiden / tiimien vuosikelloihin.

Vinkkejä

Kun vuosikellosta on tehty ensimmäinen versio, on se hyvä käydä lävitse organisaation tai tiimin kanssa, ja varmistaa, että kaikki ovat samaa mieltä sisällöstä. Internetistä löytyy useita hyviä ja ilmaisia mallipohjia vuosikellon laatimisen avuksi.