Mistä menetelmässä on kyse?

Viisi kertaa miksi (5 Whys) on alun perin teollisuudessa kehitetty juurisyyanalyysin menetelmä, jonka tunnetuin kehittäjä on Sakichi Toyoda ja jonka käyttö yleistyi myöhemmin osana Toyota Production System -ajattelumallia.

Menetelmän perusajatuksena on, että yhtä ongelmaa tarkastellaan kysymällä toistuvasti "Miksi tämä tapahtui?". Jokainen vastaus toimii seuraavan kysymyksen lähtökohtana, jolloin päästään vähitellen näkyvien oireiden taustalla oleviin todellisiin syihin.

Vaikka menetelmän nimi viittaa viiteen kysymykseen, kysymysten määrä ei ole ratkaiseva. Joskus kolme kysymystä riittää, toisinaan tarvitaan useampia, kunnes ongelman juurisyy on tunnistettu.

Mihin menetelmää käytetään?

Viisi kertaa miksi -menetelmää voidaan hyödyntää esimerkiksi:

• ongelmien juurisyiden tunnistamiseen
• asiakasymmärryksen syventämiseen
• käyttäjien tarpeiden, motiivien ja arvojen selvittämiseen
• toistuvien ongelmien analysointiin
• palveluiden ja toimintatapojen kehittämisen lähtökohtien tunnistamiseen
• kehittämistyön tarpeiden määrittelyyn ennen ratkaisujen ideointia.

Menetelmä soveltuu erityisen hyvin tilanteisiin, joissa halutaan välttää liian nopeita johtopäätöksiä ja ymmärtää, mistä ilmiössä todella on kyse.

Miten menetelmää käytetään?

Työskentely etenee vaiheittain:

1. Määritelkää tarkasteltava ongelma tai ilmiö.
2. Kysykää: "Miksi tämä tapahtuu?"
3. Kirjatkaa vastaus näkyville.
4. Käyttäkää vastausta seuraavan Miksi?-kysymyksen lähtökohtana.
5. Toistakaa kysymysketjua niin kauan, että ongelman juurisyy alkaa hahmottua.

Menetelmää voidaan toteuttaa:

• yksin
• pareittain
• pienryhmissä
• koko työpajan yhteisenä keskusteluna.

Tulokset voidaan kirjata esimerkiksi fläppitaululle, post-it-lapuille, digitaaliseen valkotauluun tai kausaalikartaksi.

Vinkkejä

• Muotoilkaa alkuperäinen ongelma mahdollisimman konkreettisesti.
• Keskittykää tosiasioihin, älkää etsikö syyllisiä.
• Jokaisen Miksi?-kysymyksen tulee perustua edelliseen vastaukseen.
• Jos työskentely haarautuu useisiin mahdollisiin syihin, tutkikaa niitä rinnakkain.
• Menetelmää kannattaa hyödyntää yhdessä asiakkaiden, työntekijöiden ja muiden sidosryhmien kanssa, jolloin näkökulmat täydentävät toisiaan.
• Tulokset voidaan visualisoida esimerkiksi kausaalikartaksi, jolloin syy–seuraussuhteet hahmottuvat selkeästi.