Toiminnan suunnittelun vaikutusketju on suunnittelu-, seuranta- ja arviointityökalu, jonka avulla jäsennetään toiminnan tavoitteet, resurssit, toimenpiteet, tuotokset, vaikutukset ja mittarit yhdeksi loogiseksi kokonaisuudeksi. Työkalu auttaa rakentamaan yhteisen ymmärryksen erityisesti verkostomaisessa kehittämisessä sekä toimii myöhemmin arvioinnin ja raportoinnin tukena.
Toiminnan suunnittelun vaikutusketju
Julkaistu 13.4.2022
Themes
Arviointi ja vaikuttavuus
Mistä työkalussa on kyse?
Toiminnan suunnittelun vaikutusketju perustuu vaikutusketjuajatteluun (Theory of Change / Logic Model). Sen avulla kuvataan, miten käytettävissä olevat resurssit muuttuvat toiminnaksi, millaisia tuotoksia toiminta synnyttää ja miten ne johtavat tavoiteltuihin vaikutuksiin.
Työkalu soveltuu erityisesti tilanteisiin, joissa useat toimijat suunnittelevat yhteistä hanketta, projektia, palvelua tai investointia. Se auttaa varmistamaan, että kaikilla osallistujilla on yhteinen käsitys tavoitteista, toimenpiteistä ja odotetuista vaikutuksista.
Työväline on kehitetty osana valtionavustustoiminnan kehittämistä, mutta sitä voidaan hyödyntää kaikessa strategisessa kehittämisessä.
Mihin työkalua käytetään?
Työkalun avulla voidaan:
- suunnitella hankkeita, projekteja ja palveluita
- rakentaa yhteinen ymmärrys verkostossa ennen varsinaisen suunnitelman laatimista
- kuvata tavoitteiden, toimenpiteiden ja vaikutusten välinen yhteys
- tunnistaa tarvittavat resurssit ja mittarit
- seurata toiminnan etenemistä
- arvioida toteutuneita vaikutuksia
- helpottaa raportointia rahoittajille ja sidosryhmille.
Työkalu toimii yhtä hyvin suunnittelun kuin arvioinninkin välineenä.
Miten työkalua käytetään?
Työskentely etenee vaikutuksista kohti käytännön toteutusta.
1. Määrittele tavoiteltavat vaikutukset
Aloita pohtimalla:
- Mitä muutosta haluamme saada aikaan?
- Miten onnistuminen näkyy kohderyhmässä tai toimintaympäristössä?
2. Tunnista välittömät tulokset
Kuvaa, mitä konkreettisia muutoksia toiminnan tulee synnyttää, jotta vaikutukset voidaan saavuttaa.
3. Määrittele tuotokset
Kirjaa, mitä palveluja, toimintaa tai konkreettisia tuotoksia kehittämistyö tuottaa.
4. Suunnittele toiminta
Listaa keskeiset tehtävät ja toimenpiteet, joiden avulla tuotokset syntyvät.
5. Tunnista resurssit
Kirjaa esimerkiksi
- henkilöstö
- osaaminen
- aika
- rahoitus
- kumppanit
- tilat
- digitaaliset ratkaisut.
6. Määrittele mittarit
Sovi, miten etenemistä seurataan.
Mittareita voivat olla esimerkiksi
- osallistujamäärät
- asiakaskokemus
- palvelun käyttö
- vaikuttavuusmittarit
- laadullinen palaute.
7. Hyödynnä työkalua arvioinnissa
Projektin aikana tai sen päättyessä verrataan toteutunutta alkuperäiseen vaikutusketjuun.
- Mitä toteutui?
- Missä poikettiin suunnitelmasta?
- Mitä opittiin seuraavaa kehittämiskierrosta varten?
Vinkkejä
- Aloita aina vaikutuksista – älä tehtävälistasta.
- Tee työpaja yhdessä kaikkien keskeisten toimijoiden kanssa.
- Hyödynnä post-it-lappuja tai digitaalista valkotaulua (esim. Miro, Mural, FigJam tai Microsoft Whiteboard).
- Jokaiselle päätavoitteelle kannattaa laatia oma vaikutusketjunsa.
- Päivitä vaikutusketjua projektin aikana – kyseessä ei ole kertaluonteinen dokumentti.
- Käytä samaa rakennetta myös loppuraportoinnissa.
- Tämä työkalu muodostaa luontevan kokonaisuuden aiemmin käsiteltyjen Vaikutusketjun, Ilmiö- ja verkostokartan, Verkostomaiseman ja Näkökulmataulukon kanssa: ilmiö- ja verkostokartalla tunnistetaan ilmiö ja toimijat, vaikutusketjulla määritellään tavoiteltu muutos, ja toiminnan suunnittelun vaikutusketjulla rakennetaan konkreettinen toteutussuunnitelma.
Työkalupohja
Toiminnan suunnittelu (png)
Toimintaan, hankkeisiin ja investointeihin liittyy monenlaisia tahtotiloja, joita kutsutaan esimerkiksi päämääriksi, tavoitteiksi tai tarkoituksiksi. Usein työtä tehdään kovassa aikataulupaineessa ja kaikkien mukana olevien toimijoiden näkemykset on vaikeaa huomioida lopullisessa suunnitelmassa. Myös raportointi voi olla työlästä, jos tavoitetta ei ole alun perin kuvattu yhteisesti ymmärrettävällä tavalla.Työkalu tuo yhteisen jäsennyksen ja käsitteet, joiden avulla voi keskustella toiminnasta ja sen vaikutuksista.
Työkalun vahvuudet
- tekee tavoitteiden ja vaikutusten väliset yhteydet näkyviksi
- rakentaa yhteisen ymmärryksen verkoston toimijoille
- auttaa kohdentamaan resurssit tarkoituksenmukaisesti
- tukee vaikuttavuuden suunnittelua jo kehittämisen alkuvaiheessa
- helpottaa arviointia, raportointia ja viestintää
- soveltuu niin pieniin kuin suuriinkin kehittämishankkeisiin.
Työkalun heikkoudet
- vaikutusten tunnistaminen voi olla aluksi haastavaa ilman perehtymistä vaikutusketjuajatteluun
- työskentely vaatii aikaa ja yhteistä keskustelua erityisesti monitoimijaverkostoissa
- liian yksityiskohtainen kuvaus voi tehdä mallista raskaan ylläpitää
- vaikutussuhteet eivät aina ole suoraviivaisia, vaan kehittämistyö etenee usein iteratiivisesti.
Kesto
- ensimmäinen työpaja noin 1,5–3 tuntia
- laajojen hankkeiden suunnittelussa työskentely voidaan jakaa useampaan työpajaan
- arviointi ja päivittäminen 30–60 minuuttia kehittämisen eri vaiheissa.
Kuinka monta osallistujaa?
- 3–20 osallistujaa
- toimii erityisen hyvin monialaisissa verkostoissa
- suuremmissa ryhmissä työskentely kannattaa aloittaa pienryhmissä.
Mitä tarvitaan?
Lähitoteutus:
- suuri työskentelyalusta tai fläppipaperi
- post-it-lappuja
- tusseja
Digitaalinen toteutus:
- Miro
- Mural
- FigJam
- Microsoft Whiteboard
- PowerPoint tai muu yhteinen työalusta.
Lisätietoa
Valtiovarainministeriö
- Toiminnan suunnittelun työvälineet (2022)
- Valtionavustustoiminnan kehittäminen
Työkalu kuuluu Valtiovarainministeriön kehittämiin toiminnan suunnittelun työvälineisiin, joita käytetään erityisesti valtionavustusten valmistelussa, mutta jotka soveltuvat laajasti myös kuntien, hyvinvointialueiden, järjestöjen ja muiden organisaatioiden strategiseen kehittämiseen.
Lähde
Valtiovarainministeriö. (2022). Toiminnan suunnittelun työvälineet. Valtionavustustoiminnan kehittäminen. https://vm.fi/valtionavustustoiminnan-kehittaminen