Mistä työkalussa on kyse?

Työkalu auttaa kohdistamaan tavoitteet ja mittarit vaikutusketjun eri vaiheisiin sekä arvioimaan, ovatko ne oikeassa suhteessa toiminnan vaikutuksiin.

Työskentely perustuu vaikutusketjuun, jossa erotellaan:

• hallittavat asiat (resurssit, toiminta ja tuotokset)
• vaikutettavissa olevat asiat (välittömät tulokset ja välittömät vaikutukset)
• pitkän aikavälin päämäärät (välilliset vaikutukset).

Työkalu auttaa ymmärtämään, että kaikki tavoiteltavat vaikutukset eivät ole organisaation suorassa kontrollissa, vaikka niitä kohti voidaan tietoisesti edetä.

Mihin työkalua käytetään?

Työkalua käytetään:

• tavoitteiden ja mittareiden suunnitteluun
• vaikutusketjun täydentämiseen
• hankkeiden ja kehittämistoiminnan arviointiin
• toiminnan vaikuttavuuden jäsentämiseen
• raportoinnin ja seurannan kehittämiseen.

Se auttaa tunnistamaan, kohdistuvatko tavoitteet ja mittarit oikeisiin vaikutusketjun vaiheisiin sekä ehkäisee yleistä virhettä, jossa mitataan vain toimintaa eikä sen aikaansaamia vaikutuksia.

Miten työkalua käytetään?

Uuden toiminnan suunnittelussa

Työskentelyn pohjaksi tarvitaan:

• ilmiö- ja verkostokartta
• vaikutusketju
• toiminnan päämäärä.

Työskentely etenee seuraavasti:

1. Aseta tavoitteet vaikutusketjun eri vaiheille.
2. Pohdi, miten tavoitteiden toteutumista voidaan arvioida.
3. Määritä jokaiselle tavoitteelle sopiva mittari tai indikaattori.
4. Tarkista, että tavoite kuuluu vaikutusketjun oikeaan vaiheeseen.
5. Arvioi, kuvaako mittari aidosti tavoitteen toteutumista.
6. Tee tarvittavat muutokset tavoitteisiin tai mittareihin.
7. Varmista erityisesti, että myös välittömille vaikutuksille on asetettu tavoitteet ja mittarit.

Yhdelle vaikutusketjun vaiheelle voidaan määritellä useita tavoitteita ja mittareita, kunhan niiden yhteys on selkeä.

Toteutuneen toiminnan arvioinnissa

Työkalua voidaan käyttää myös jälkikäteen.

Tällöin lähtöaineistona voivat olla esimerkiksi:

• hankesuunnitelma
• toimintasuunnitelma
• loppuraportti.

Käy tavoitteet ja mittarit läpi yksi kerrallaan:

• mihin vaikutusketjun vaiheeseen ne kohdistuvat?
• ovatko tavoite ja mittari linjassa keskenään?
• kuvaako mittari todella tavoiteltua muutosta?

Kirjaa mahdolliset kehittämistarpeet seuraavaa suunnittelukierrosta varten.

Vinkkejä

• Älä anna helposti mitattavien asioiden ohjata tavoitteiden asettamista.
• Vaikuttavuuden kannalta tärkeimmät tavoitteet liittyvät yleensä ihmisten käyttäytymisen, toimintatapojen tai rakenteiden muutoksiin.
• Tuotosten (esim. koulutusten määrä) mittaaminen ei vielä kerro vaikutuksista (esim. osaamisen lisääntymisestä).
• Tarkastele aina tavoitetta ja mittaria parina: mittarin tulee aidosti kuvata tavoitteen toteutumista.
• Työkalu toimii erityisen hyvin vaikutusketjun laatimisen jälkeen.
• Katso myös Suunta-työkalu (Innokylä), jossa tavoitteita ja vaikuttavuutta tarkastellaan kokonaisuutena kehittämisprosessin eri vaiheissa.
   

Digitaalinen toteutus

Työkalu soveltuu hyvin myös digitaaliseen työskentelyyn.

Esimerkiksi:

• Miro
• Mural
• Microsoft Whiteboard
• FigJam

Vaikutusketju voidaan rakentaa valkotaululle, jonka alle osallistujat sijoittavat tavoitteet ja niitä kuvaavat mittarit muistilappuina. Keskustelun aikana tavoitteita ja mittareita voidaan siirtää helposti oikeisiin kohtiin.

Lisätietoa

Valtiovarainministeriö

• Toiminnan suunnittelun työvälineet (2022)
• Valtionavustustoiminnan kehittäminen

Työkalu kuuluu Valtiovarainministeriön kehittämiin toiminnan suunnittelun työvälineisiin, joita käytetään erityisesti valtionavustusten valmistelussa, mutta jotka soveltuvat laajasti myös kuntien, hyvinvointialueiden, järjestöjen ja muiden organisaatioiden strategiseen kehittämiseen.

Lähde
Valtiovarainministeriö. (2022). Toiminnan suunnittelun työvälineet. Valtionavustustoiminnan kehittäminen. https://vm.fi/valtionavustustoiminnan-kehittaminen