Mistä työkalussa on kyse?

Open Space on osallistava ja itseohjautuva työskentelymenetelmä, joka auttaa yhteisöjä käsittelemään monimutkaisia teemoja, jakamaan osaamista ja löytämään uusia ratkaisuja yhdessä. Menetelmä perustuu osallistujien aktiivisuuteen, kiinnostukseen ja vastuuseen keskustelujen sisällöistä.

Mihin työkalua käytetään?

Open Space soveltuu esimerkiksi konferensseihin, verkostotapaamisiin, suunnittelupäiviin, osaamisen jakamiseen, kehittämistyöhön ja organisaatioretriitteihin. Menetelmä on erityisen hyödyllinen silloin, kun käsiteltävä aihe on laaja, monitahoinen tai osallistujille merkityksellinen.

Miten työkalua käytetään?

Open Space on joustava menetelmä, joka toimii niin pienissä työpajoissa kuin suurissa tapahtumissa. Sen keskeinen ajatus on itseorganisoituminen: osallistujat rakentavat yhdessä keskustelujen sisällöt, aikataulun ja työskentelyn rakenteen.

Menetelmää ohjaavat neljä periaatetta:

• Paikalla ovat juuri ne oikeat ihmiset.
• Se, mitä tapahtuu, on oikea asia tapahtumaan.
• Kun jokin alkaa, sen aika on oikea.
• Kun jokin on ohi, se on ohi.

Lisäksi työskentelyssä noudatetaan kahden jalan lakia: jos et koe oppivasi tai voivasi antaa keskustelulle lisäarvoa, siirry toiseen ryhmään. Näin osallistujat voivat keskittyä teemoihin, jotka ovat heille merkityksellisiä.

Open Spacen vaiheet

1. Agendan rakentaminen (30–60 min)

Tilaisuus alkaa ilman valmista ohjelmaa. Fasilitaattori esittelee teeman ja Open Spacen periaatteet. Osallistujat ehdottavat keskusteluaiheita kirjoittamalla ne näkyville yhteiselle agendaseinälle sekä varaamalla niille ajan ja paikan.

Aiheen ehdottaja toimii keskustelun käynnistäjänä ja vastaa keskeisten havaintojen kirjaamisesta.

2. Keskustelut (1,5–2 h)

Osallistujat siirtyvät itse valitsemiinsa keskusteluihin ja voivat vaihtaa ryhmästä toiseen milloin tahansa. Keskustelut ovat itseohjautuvia, ja niiden aikana voidaan sopia jatkotoimista tai uusista tapaamisista.

Tyypillisiä rooleja ovat:

• Host – käynnistää keskustelun ja huolehtii dokumentoinnista.
• Osallistuja – syventyy itseään kiinnostavaan aiheeseen.
• Mehiläinen – liikkuu keskustelujen välillä ja tuo uusia näkökulmia.
• Perhonen – seuraa keskusteluja vapaasti ilman aktiivista osallistumista.

3. Loppurinki

Työskentelyn päätteeksi osallistujat kokoontuvat yhteen jakamaan tärkeimpiä oivalluksia, havaintoja ja jatkoaskelia. Keskustelujen muistiinpanot voidaan koota yhteen ja jakaa osallistujille.

Vinkkejä

Open Space toimii parhaiten tilanteissa, joissa aihe on osallistujille tärkeä eikä valmiita vastauksia ole olemassa. Menetelmä lisää sitoutumista, vahvistaa yhteistä omistajuutta ja auttaa hyödyntämään ryhmän osaamista.

Menetelmä ei sovellu tilanteisiin, joissa päätökset on käytännössä jo tehty tai osallistujien näkemyksiä ei ole tarkoitus huomioida jatkotoimenpiteissä.

Open Space on samalla sekä menetelmä että ajattelutapa. Sen tavoitteena on luoda tila, jossa ihmiset voivat ottaa vastuuta, vaikuttaa yhteisiin asioihin ja hyödyntää kollektiivista osaamista parhaalla mahdollisella tavalla.