Mistä työkalussa on kyse?

Läpimurtotyöskentelyssä lähtökohtana on ajatus siitä, että organisaatioissa on usein jo olemassa paljon tietoa siitä, miten toimintaa voitaisiin parantaa, mutta tieto ei vielä välttämättä näy päivittäisissä toimintatavoissa. Menetelmän tavoitteena on kaventaa tätä tiedon ja käytännön toiminnan välistä kuilua.

Menetelmässä hyödynnetään jatkuvan parantamisen ajattelua ja eri organisaatioiden välistä vertaisoppimista. Kehittämiseen osallistuvat tiimit testaavat muutoksia omassa toimintaympäristössään, seuraavat vaikutuksia ja jakavat kokemuksiaan yhteisissä työpajoissa.

Läpimurtotyöskentelyssä ei siis vain opita asiantuntijoilta tai koulutuksessa, vaan opittua viedään nopeasti käytäntöön, kokeillaan ja kehitetään edelleen yhdessä muiden kanssa.

Mihin työkalua käytetään?

Läpimurtotyöskentely soveltuu tilanteisiin, joissa halutaan saada aikaan merkittävä parannus esimerkiksi:

• palvelun laadussa
• asiakas- tai potilasprosessissa
• toiminnan sujuvuudessa
• vaikuttavuudessa
• tuottavuudessa
• palvelujen saatavuudessa
• toimintatapojen yhtenäisyydessä.

Menetelmä sopii erityisen hyvin silloin, kun samaa haastetta ratkaistaan useassa organisaatiossa tai yksikössä ja halutaan hyödyntää toisilta oppimista ja jo toimiviksi havaittuja ratkaisuja.

Miten työkalua käytetään?

Läpimurtotyöskentely muodostuu yleensä useista yhteisistä työpajoista ja niiden välissä toteutettavista kokeilu- ja kehittämisjaksoista.

1. Kehittämiskohteen valinta
Tunnistetaan ongelma tai kehittämiskohde, jossa on selkeä tarve parantamiselle. Kehittämiskohteelle määritellään tavoite ja lähtötilanne.

2. Kehittämiseen osallistuvien tiimien kokoaminen
Mukaan kutsutaan useita organisaatioita tai toimintayksiköitä. Työpajoihin osallistuu esimerkiksi 3–6 henkilöä kustakin organisaatiosta. Mukana on hyvä olla eri ammattiryhmiä ja erityisesti niitä työntekijöitä, jotka tekevät kehitettävää työtä käytännössä.

3. Tavoitteiden ja mittareiden määrittely
Sovitaan, mitä muutosta tavoitellaan ja miten sen toteutumista seurataan. Mittarit voidaan määritellä yhdessä osallistujien kanssa tai asiantuntijatiimi voi määritellä ne etukäteen.

4. Ensimmäinen yhteinen työpaja
Asiantuntijat ja osallistujat muodostavat yhteisen näkemyksen siitä, millaista tavoiteltu hyvä toiminta voisi olla. Tutustutaan toimiviin käytäntöihin ja sovitaan kokeiltavista muutoksista.

5. Kokeilu ja toteutus omassa toimintaympäristössä
Työpajojen välillä osallistuvat tiimit testaavat sovittuja muutoksia omassa työssään. Muutosten vaikutuksia seurataan sovittujen mittareiden avulla.

6. Vertaisoppiminen seuraavissa työpajoissa
Seuraavissa tapaamisissa tiimit kertovat, mitä kokeilivat, mikä onnistui, mitä tuloksia syntyi ja millaisia esteitä kohdattiin. Toisten kokemuksista opitaan ja omia ratkaisuja kehitetään edelleen.

7. Uusien toimintatapojen vakiinnuttaminen
Toimiviksi osoittautuneita muutoksia jatketaan ja juurrutetaan osaksi arjen toimintaa. Samalla arvioidaan, mitä oppeja voidaan levittää laajemmin organisaatioon tai muihin toimintaympäristöihin.

Työskentelyä voidaan tukea esimerkiksi valmentajien yhteydenpidolla, vertaisvierailuilla ja digitaalisilla työskentelyalustoilla.

Vinkkejä

Työpajoihin kannattaa ottaa mukaan henkilöitä, jotka tuntevat kehitettävän työn käytännössä ja joilla on mahdollisuus vaikuttaa toimintatapojen muuttamiseen. Myös esihenkilön tai muun päätösvaltaa omaavan henkilön osallistuminen helpottaa tarvittavista resursseista ja muutoksista päättämistä.

Vertaisoppimisen kannalta on hyödyllistä, että osallistujat tulevat erilaisista työyhteisöistä ja toimintaympäristöistä. Näin saman ongelman ratkaisemiseen voidaan löytää useita erilaisia lähestymistapoja.

Hyvä läpimurtotyöskentelyn periaate on:
”Minulla oli sama ongelma – anna minun kertoa, kuinka ratkaisin sen.”

Menetelmän onnistumisen kannalta on tärkeää, ettei työpajoja irroteta käytännön kehittämisestä. Työpajojen välillä pitää tapahtua kokeilua, mittaamista ja oppimista.

Lisätietoa ja lähteet

• Malinen, L. (2020). Sujuvasta sujuvampi – Sujuvat kuntoutuspolut valmennuskokonaisuuden arviointi Siun Sotessa. Opinnäytetyö. Oulun Ammattikorkeakoulu