Mistä työkalussa on kyse?

Ilmiöpöytä on fasilitoitu yhteinen työskentelytilaisuus, jossa tarkastellaan jotakin ajankohtaista ilmiötä tai sen ilmentymää monialaisesti ja dialogisesti. Menetelmässä ilmiötä lähestytään eri tietolähteiden avulla ja pyritään ymmärtämään sen taustalla olevia tekijöitä, keskinäisiä yhteyksiä ja mahdollisia juurisyitä.

Ilmiöpöydässä yhdistyvät ilmiölähtöisyys, systeeminen ajattelu, tiedolla johtaminen ja yhteinen keskustelu. Työskentely etenee tiedosta kohti ymmärrystä ja edelleen toimintaa.

Menetelmä on alun perin sovellettu Sitran ilmiölähtöisen suunnittelun työkalupakkia hyödyntäen ja kehitetty Päijät-Hämeessä HuuMa-hankkeessa. Sitä on hyödynnetty muun muassa lapsiperheköyhyyden tarkastelussa ja alueellisessa ehkäisevän työn suunnittelussa.

Mihin työkalua käytetään?

Ilmiöpöytä soveltuu esimerkiksi silloin, kun halutaan:

• tarkastella jotakin ajankohtaista ilmiötä tai sen ilmentymää yhdessä
• muodostaa yhteinen ymmärrys monimutkaisesta tai monialaisesta asiasta
• yhdistää tutkimus-, tilasto-, kokemus- ja havaintotietoa
• tunnistaa ilmiön taustalla vaikuttavia tekijöitä ja niiden välisiä yhteyksiä
• tunnistaa mahdollisia juurisyitä
• vahvistaa systeemistä ja ilmiölähtöistä tiedolla johtamista
• rakentaa yhteistä näkemystä verkostossa
• tunnistaa, mitä ilmiöstä jo tiedetään ja mitä vielä pitäisi selvittää
• tuottaa pohjaa suunnittelulle, päätöksenteolle ja kehittämiselle. 

Menetelmää voidaan hyödyntää esimerkiksi hyvinvointisuunnitelman tai -kertomuksen valmistelussa, verkostojen yhteisen näkemyksen muodostamisessa tai jonkin ajankohtaisen yhteiskunnallisen ilmiön tarkastelussa.

Miten työkalua käytetään?

1. Valitaan ja rajataan tarkasteltava ilmiö

Valitaan ajankohtainen ilmiö tai sen ilmentymä, jota halutaan ymmärtää paremmin. Aihe kannattaa rajata riittävän konkreettiseksi, jotta yhteinen työskentely pysyy hallittavana.

Ilmiötä voidaan lähestyä esimerkiksi jonkin arkisen ilmentymän kautta:

Mitä ilmiö tarkoittaa ihmisten arjessa?
Missä ja miten se näkyy?
Keihin se vaikuttaa?

2. Kootaan ilmiöstä tietoa

Ennen työskentelyä kootaan mahdollisimman monipuolista tietoa ilmiöstä. Tietoa voivat olla esimerkiksi:

• tilastot ja indikaattorit
• tutkimustieto
• asiakas- ja asukaspalaute
• kokemustieto
• ammattilaisten havainnot
• aiemmat selvitykset ja raportit
• muu paikallinen tai alueellinen tieto.

Tärkeää on, ettei ilmiötä tarkastella vain yhden tietolähteen kautta.

3. Valitaan monialainen osallistujajoukko

Kutsutaan mukaan ilmiön kannalta keskeisiä toimijoita mahdollisimman monipuolisesti. Osallistujia voivat olla esimerkiksi:

• eri alojen ammattilaiset
• johtajat ja esihenkilöt
• asiakasrajapinnassa työskentelevät
• järjestöjen edustajat
• luottamushenkilöt
• asukkaat ja muut kokemusasiantuntijat.

Alkuperäisessä Ilmiöpöytäkiertueessa osallistujia oli 15–50 henkilöä ilmiöpöytää kohden.

4. Ennakkovalmistaudutaan

Osallistujille toimitetaan ennakkoon tietoa tarkasteltavasta ilmiöstä ja pyydetään heitä pohtimaan esimerkiksi:

• Mitä tiedämme ilmiöstä?
• Miten ilmiö näkyy omassa toimintaympäristössämme?
• Mitkä tekijät vaikuttavat ilmiöön?
• Mitä emme vielä tiedä?

Ennakkovalmistautuminen on menetelmän tärkeä osa. Ilmiöpöytä ei siksi ole ensisijaisesti avoin yleisötilaisuus.

5. Työskennellään yhdessä ilmiön äärellä

Fasilitaattori ohjaa keskustelua esimerkiksi seuraavien kysymysten avulla:

• Mitä ilmiöstä tiedämme?
• Mitä tietoa puuttuu?
• Mitkä asiat liittyvät ilmiöön?
• Mitkä tekijät vaikuttavat toisiinsa?
• Mistä ilmiö voi johtua?
• Millaisia seurauksia ilmiöllä on?
• Kenen näkökulmasta ilmiötä tarkastelemme?
• Mihin voimme itse vaikuttaa?

Tavoitteena ei ole löytää heti ratkaisua, vaan lisätä ymmärrystä ilmiöstä ja sen yhteyksistä.

6. Muodostetaan yhteinen ymmärrys

Kootaan keskustelusta keskeiset havainnot, yhteiset näkemykset, erilaiset näkökulmat ja mahdolliset ristiriidat. Samalla voidaan tunnistaa, missä tarvitaan lisää tietoa.

7. Siirrytään ymmärryksestä toimintaan

Lopuksi tunnistetaan:

• mitä ilmiön suhteen pitäisi tehdä
• mihin voidaan vaikuttaa
• mitä pitäisi selvittää lisää
• ketkä ovat keskeisiä toimijoita
• mitä seuraavaksi tehdään.

Ilmiöpöydän ei siis tarvitse päättyä valmiiseen ratkaisuun, vaan sen tuotoksena voi olla esimerkiksi yhteinen tilannekuva, tunnistettu kehittämistarve tai joukko jatkotoimenpiteitä.

Vinkkejä

• Rajaa ilmiö riittävän konkreettisesti, mutta älä rajaa sitä heti yhden organisaation näkökulmaan.
• Kokoa ennakkoon mahdollisimman monipuolista tietoa.
• Huolehdi osallistujajoukon monialaisuudesta.
• Anna tilaa erilaisille näkemyksille ja myös tiedon aukoille.
• Erota keskustelussa toisistaan tieto, tulkinta ja oletus.
• Hyödynnä systeemistä tarkastelua: ilmiöön vaikuttavat tekijät ovat usein yhteydessä toisiinsa.
• Älä siirry liian nopeasti ratkaisujen ideointiin – ensin tarvitaan yhteinen ymmärrys siitä, mitä ollaan ratkaisemassa.
• Dokumentoi keskustelun keskeiset havainnot ja jatkotoimet.
• Jos samaa ilmiötä halutaan tarkastella useista paikallisista näkökulmista, voidaan järjestää Ilmiöpöytäkiertue, jossa samaa ilmiötä käsitellään esimerkiksi eri kunnissa tai kaupunginosissa. Näin voidaan muodostaa laajempaa alueellista yhteistä tietoa

Lisätietoa ja lähteet

Innokylän alkuperäiseen toimintamalliin liittyy Ilmiöpöytä ja ilmiöpöytäkiertue -malli -materiaali, jota voi hyödyntää toteutuksen suunnittelussa. 

Alkuperäinen työkalumateriaali:
Ilmiöpöytä – menetelmä, jolla ilmiö nostetaan pöydälle yhteiseen keskusteluun | Innokylä