Mistä työkalussa on kyse?

EFQM-malli (European Foundation for Quality Management) on organisaation johtamisen, arvioinnin ja kehittämisen viitekehys. Se auttaa organisaatioita hallitsemaan muutosta, parantamaan suorituskykyä ja rakentamaan pitkäjänteisesti kestävää toimintaa. EFQM:n mukaan mallia on hyödynnetty maailmanlaajuisesti jo yli 35 vuoden ajan.

Mallia voidaan käyttää koko organisaation tai sen osan tarkasteluun. Se ei ole vain yksittäinen arviointilomake, vaan kokonaisvaltainen kehittämisen viitekehys, jonka avulla organisaatio voi muodostaa yhteisen kuvan nykytilastaan, tunnistaa kehittämisen painopisteitä ja seurata edistymistä.

Nykyinen EFQM Model 2025 perustuu kolmeen toisiinsa liittyvään näkökulmaan:

• Why – Suunta: Miksi organisaatio on olemassa ja mitä se tavoittelee?
• How – Toteutus: Miten organisaatio toteuttaa tarkoitustaan ja strategiaansa?
• What – Tulokset: Mitä organisaatio on saavuttanut ja mitä se tavoittelee tulevaisuudessa?

EFQM:n nykyisessä mallissa kokonaisuutta tarkastellaan seitsemän kriteerin kautta.

Mihin työkalua käytetään?

EFQM-mallia voidaan käyttää esimerkiksi:

• organisaation nykytilan kokonaisvaltaiseen arviointiin
• toiminnan vahvuuksien ja kehittämiskohteiden tunnistamiseen
• strategian ja käytännön toiminnan yhteyden tarkasteluun
• muutoksen ja uudistumisen johtamiseen
• jatkuvan parantamisen tukena
• toiminnan ja suorituskyvyn seurantaan
• organisaation kypsyystason arviointiin
• vertailuun ja benchmarkingiin
• yhteisen näkemyksen rakentamiseen organisaation toiminnasta.

EFQM:n mukaan mallia käytetään nykyisin esimerkiksi organisaation kehittämiskyvyn vahvistamiseen, transformaatio-ohjelmien tukena, suorituskyvyn vertailuun, riskienhallintaan ja organisaation kypsyyden ymmärtämiseen.

Sote- ja julkisissa organisaatioissa mallin kiinnostava puoli on juuri kokonaisuuden tarkastelu: arvioinnissa ei keskitytä vain yksittäiseen prosessiin tai mittariin, vaan siihen, miten strateginen suunta, johtaminen, henkilöstö, toimintatavat, sidosryhmät ja tulokset muodostavat toimivan kokonaisuuden.

Miten työkalua käytetään?

1. Muodostakaa yhteinen kuva organisaation tarkoituksesta ja suunnasta

Aloittakaa kysymyksestä: Miksi olemme olemassa ja mitä haluamme saada aikaan?

Kirkastakaa organisaation tarkoitus, strateginen suunta ja keskeiset tavoitteet.

2. Tarkastelkaa, miten suuntaa toteutetaan käytännössä

Pohtikaa esimerkiksi:

• miten johtaminen tukee tavoitteiden saavuttamista
• miten ihmiset ja organisaatiokulttuuri tukevat toimintaa
• miten strategia muuttuu käytännön toiminnaksi
• miten toimintaa ja prosesseja johdetaan
• miten kumppaneita ja muita sidosryhmiä hyödynnetään
• miten organisaatio oppii, uudistuu ja reagoi muutoksiin.

3. Tarkastelkaa tuloksia

Arvioikaa, mitä toiminnalla on saatu aikaan.

Huomio kannattaa kiinnittää sekä nykyisiin tuloksiin että siihen, mitä organisaation pitäisi saada aikaan tulevaisuudessa. Tuloksia voidaan tarkastella eri sidosryhmien, henkilöstön, asiakkaiden, yhteiskunnan ja organisaation suorituskyvyn näkökulmista.

4. Tunnistakaa vahvuudet ja kehittämiskohteet

Kootkaa arvioinnin perusteella:

• missä olemme hyviä?
• missä on puutteita?
• mitä emme vielä tiedä?
• missä on suurin kehittämisen tarve?
• mitkä asiat vaikuttavat useampaan kokonaisuuteen?

5. Valitkaa kehittämisen painopisteet

Kaikkea ei tarvitse kehittää yhtä aikaa. Valitkaa arvioinnin perusteella tärkeimmät kehittämiskohteet ja sopikaa:

• mitä tehdään
• kuka vastaa
• millä aikataululla
• miten edistymistä seurataan.

6. Arvioikaa uudelleen

EFQM:n ajatukseen kuuluu jatkuva parantaminen. Arviointia voidaan tehdä uudelleen esimerkiksi vuosittain tai merkittävän muutoksen jälkeen ja verrata havaintoja aiempaan arviointiin.

Vinkkejä

EFQM kannattaa nähdä kehittämisen välineenä eikä pelkästään arviointina.

Työskentely kannattaa tehdä yhdessä eri puolilta organisaatiota tulevien ihmisten kanssa. Näin arviointi ei perustu vain johdon näkemykseen, vaan mukaan saadaan myös henkilöstön, asiakkaiden ja muiden sidosryhmien näkökulmia.

Arvioinnissa kannattaa perustaa havainnot todisteisiin ja tietoon, ei vain kokemukseen tai mielikuvaan. Tämä auttaa myös erottamaan toisistaan sen, mitä organisaatio uskoo toimivansa hyvin ja mitä tulokset tosiasiassa osoittavat.

EFQM:n nykyisessä arviointiajattelussa korostuvat myös suunta, toteutus ja tulokset sekä niiden välinen yhteys. Olennaista ei siis ole vain kysyä, mitä tuloksia saimme, vaan myös miksi saimme ne ja miten pystymme ylläpitämään tai parantamaan niitä.

Sote-organisaatioissa erityisen hyödyllinen kysymys voisi olla: Näkyykö strategiamme siinä, miten arjen toimintaa johdetaan – ja näkyykö tekemämme työ niissä tuloksissa, joita asiakkaille, henkilöstölle ja yhteiskunnalle syntyy?

Lisätietoa ja lähteet

• EFQM – The EFQM Model
  EFQM:n virallisella verkkosivulla esitellään nykyinen EFQM Model 2025, sen käyttötarkoitus sekä mallin hyödyntäminen organisaation muutoksen, suorituskyvyn ja jatkuvan kehittämisen tukena.

  EFQM – The EFQM Model