CAF (Common Assessment Framework)-arviointimalli

CAF (Common Assessment Framework)-arviointimalli

Julkaistu 24.2.2020

CAF (Common Assessment Framework) eli yhteinen arviointimalli on julkisorganisaatioille suunnattu itsearvioinnin ja jatkuvan kehittämisen väline. Sen avulla organisaatio voi muodostaa kokonaiskuvan toiminnastaan, tunnistaa vahvuuksia ja kehittämiskohteita sekä suunnata kehittämistoimenpiteitä.

Arviointi ja vaikuttavuus

Mistä työkalussa on kyse?

CAF on julkisen sektorin organisaatioille suunniteltu kokonaisvaltainen itsearviointimalli, jossa tarkastellaan sekä organisaation toimintatapoja että niiden aikaansaamia tuloksia.

Mallin lähtökohtana on ajatus, että hyvät tulokset syntyvät tarkoituksenmukaisista toimintatavoista, niiden järjestelmällisestä toteuttamisesta, arvioinnista ja jatkuvasta kehittämisestä.

CAF 2020 on mallin viides versio. Se sisältää 9 arviointialuetta ja 28 alakohtaa. Mallissa painottuvat muun muassa johtaminen, strateginen suunnittelu, henkilöstö, kumppanuudet, prosessit sekä asiakas-, henkilöstö- ja yhteiskunnalliset tulokset.

CAF perustuu eurooppalaiseen julkisen sektorin yhteiseen laatukehykseen, ja sitä voidaan soveltaa organisaation tai sen osan toiminnan arviointiin.

Mihin työkalua käytetään?

CAF-mallia käytetään erityisesti organisaation itsearviointiin, toiminnan kehittämiseen ja kehittämiskohteiden tunnistamiseen.

Sen avulla voidaan:

  • muodostaa yhteinen kokonaiskuva organisaation toiminnasta
  • tunnistaa toiminnan vahvuuksia ja kehittämiskohteita
  • tarkastella toimintatapojen ja tulosten välistä yhteyttä
  • tukea strategista ja toiminnallista kehittämistä
  • vahvistaa henkilöstön osallistumista kehittämiseen
  • tukea kehittämiskohteiden priorisointia
  • seurata kehittämisen etenemistä.

CAF soveltuu erityisesti organisaatioille, jotka haluavat rakentaa systemaattista laadun ja toiminnan jatkuvan parantamisen käytäntöä.

CAF-mallin arviointialueet

CAF 2020 sisältää yhdeksän arviointialuetta:

Toimintatavat

  1. Johtajuus
  2. Strategia ja toiminnan suunnittelu
  3. Henkilöstö
  4. Kumppanuudet ja resurssit
  5. Prosessit

Tulokset

  1. Kansalaisiin/asiakkaisiin liittyvät tulokset
  2. Henkilöstöön liittyvät tulokset
  3. Yhteiskunnalliset tulokset
  4. Keskeiset suorituskykytulokset

Ensimmäiset viisi arviointialuetta tarkastelevat organisaation toimintatapoja ja neljä viimeistä niiden saavuttamia tuloksia.

Miten työkalua käytetään?

CAF toteutetaan yleensä osallistavana itsearviointiprosessina.

1. Päätetään itsearvioinnin toteuttamisesta

Määritellään arvioinnin tarkoitus, laajuus ja se, miten arvioinnin tuloksia tullaan hyödyntämään. Johdon sitoutuminen on tärkeää, jotta arvioinnin tulokset voidaan yhdistää konkreettiseen kehittämiseen.

2. Kootaan arviointiryhmä

Arviointiin osallistuu organisaation eri tasoilta ja toiminnoista henkilöitä, jotta arviointiin saadaan monipuolisia näkökulmia.

3. Perehdytään CAF-malliin

Arviointiryhmä tutustuu yhdeksään arviointialueeseen ja niiden alakohtiin sekä sopii yhteisistä arvioinnin käytännöistä.

4. Kootaan arvioinnin tueksi tietoa

Hyödynnetään esimerkiksi:

  • strategioita ja suunnitelmia
  • toiminta- ja taloustietoja
  • henkilöstö- ja asiakastietoa
  • mittareita ja tilastoja
  • palautetietoa
  • aikaisempia arviointeja
  • muuta toimintaa ja tuloksia kuvaavaa tietoa.

5. Arvioidaan toimintatapoja

Toimintatavoissa tarkastellaan esimerkiksi:

  • mitä organisaatiossa tehdään
  • miten toimitaan
  • miten toimintatapoja toteutetaan käytännössä
  • miten toimintaa arvioidaan ja kehitetään.

6. Arvioidaan tuloksia

Tarkastellaan, millaisia tuloksia organisaatio on saavuttanut ja millaista näyttöä tuloksista on olemassa.

Arvioinnissa voidaan tarkastella esimerkiksi tulosten:

  • kehitystä
  • saavutettua tasoa
  • vertailukelpoisuutta
  • yhteyttä toimintatapoihin
  • kattavuutta.

7. Tunnistetaan vahvuudet ja kehittämiskohteet

Arviointiryhmä keskustelee havainnoista ja muodostaa yhteisen näkemyksen nykytilasta.

Apuna voidaan käyttää kysymyksiä:

  • Miten toimimme tällä hetkellä?
  • Mitkä ovat toimintamme vahvuudet?
  • Mistä meillä on näyttöä?
  • Mitä pitäisi kehittää?
  • Mihin kehittämiseen kannattaa seuraavaksi keskittyä?

8. Pisteytetään arviointi

Arvioinnissa voidaan käyttää CAF:n mukaista pisteytystä. Pisteytyksen rinnalla kirjataan arvioinnin perustelut, vahvuudet ja kehittämiskohteet.

Pisteytyksen tarkoituksena on tukea nykytilan hahmottamista ja kehittämisen seurantaa – arvioinnin tärkein hyöty syntyy kuitenkin yhteisestä keskustelusta ja kehittämiskohteiden tunnistamisesta.

9. Laaditaan kehittämissuunnitelma

Arvioinnin tulosten perusteella tunnistetaan tärkeimmät kehittämiskohteet ja sovitaan jatkotoimenpiteistä.

CAF:n tavoitteena ei ole pelkästään arvioida toimintaa, vaan tukea jatkuvaa parantamista ja arvioinnin muuttumista konkreettiseksi kehittämiseksi.

Vinkkejä

CAF kannattaa nähdä kehittämisen välineenä eikä ulkoisena tarkastuksena.

Arvioinnin onnistumista tukevat:

  • johdon sitoutuminen
  • henkilöstön osallistuminen
  • monipuolinen arviointiryhmä
  • olemassa olevan tiedon hyödyntäminen
  • riittävä yhteinen työskentelyaika
  • arviointikriteerien yhteinen ymmärtäminen
  • arvioinnin tulosten yhdistäminen konkreettiseen kehittämiseen.

Mallia voidaan soveltaa organisaation tarpeisiin ja arviointi voidaan kohdentaa koko organisaatioon tai sen osaan.Ingressi

CAF (Common Assessment Framework) eli yhteinen arviointimalli on julkisorganisaatioille suunnattu itsearvioinnin ja jatkuvan kehittämisen väline. Sen avulla organisaatio voi muodostaa kokonaiskuvan toiminnastaan, tunnistaa vahvuuksia ja kehittämiskohteita sekä suunnata kehittämistoimenpiteitä.

Mistä työkalussa on kyse?

CAF on julkisen sektorin organisaatioille suunniteltu kokonaisvaltainen itsearviointimalli, jossa tarkastellaan sekä organisaation toimintatapoja että niiden aikaansaamia tuloksia.

Mallin lähtökohtana on ajatus, että hyvät tulokset syntyvät tarkoituksenmukaisista toimintatavoista, niiden järjestelmällisestä toteuttamisesta, arvioinnista ja jatkuvasta kehittämisestä.

CAF 2020 on mallin viides versio. Se sisältää 9 arviointialuetta ja 28 alakohtaa. Mallissa painottuvat muun muassa johtaminen, strateginen suunnittelu, henkilöstö, kumppanuudet, prosessit sekä asiakas-, henkilöstö- ja yhteiskunnalliset tulokset.

CAF perustuu eurooppalaiseen julkisen sektorin yhteiseen laatukehykseen, ja sitä voidaan soveltaa organisaation tai sen osan toiminnan arviointiin.

Mihin työkalua käytetään?

CAF-mallia käytetään erityisesti organisaation itsearviointiin, toiminnan kehittämiseen ja kehittämiskohteiden tunnistamiseen.

Sen avulla voidaan:

  • muodostaa yhteinen kokonaiskuva organisaation toiminnasta
  • tunnistaa toiminnan vahvuuksia ja kehittämiskohteita
  • tarkastella toimintatapojen ja tulosten välistä yhteyttä
  • tukea strategista ja toiminnallista kehittämistä
  • vahvistaa henkilöstön osallistumista kehittämiseen
  • tukea kehittämiskohteiden priorisointia
  • seurata kehittämisen etenemistä.

CAF soveltuu erityisesti organisaatioille, jotka haluavat rakentaa systemaattista laadun ja toiminnan jatkuvan parantamisen käytäntöä.

CAF-mallin arviointialueet

CAF 2020 sisältää yhdeksän arviointialuetta:

Toimintatavat

  1. Johtajuus
  2. Strategia ja toiminnan suunnittelu
  3. Henkilöstö
  4. Kumppanuudet ja resurssit
  5. Prosessit

Tulokset

  1. Kansalaisiin/asiakkaisiin liittyvät tulokset
  2. Henkilöstöön liittyvät tulokset
  3. Yhteiskunnalliset tulokset
  4. Keskeiset suorituskykytulokset

Ensimmäiset viisi arviointialuetta tarkastelevat organisaation toimintatapoja ja neljä viimeistä niiden saavuttamia tuloksia.

Miten työkalua käytetään?

CAF toteutetaan yleensä osallistavana itsearviointiprosessina.

1. Päätetään itsearvioinnin toteuttamisesta

Määritellään arvioinnin tarkoitus, laajuus ja se, miten arvioinnin tuloksia tullaan hyödyntämään. Johdon sitoutuminen on tärkeää, jotta arvioinnin tulokset voidaan yhdistää konkreettiseen kehittämiseen.

2. Kootaan arviointiryhmä

Arviointiin osallistuu organisaation eri tasoilta ja toiminnoista henkilöitä, jotta arviointiin saadaan monipuolisia näkökulmia.

3. Perehdytään CAF-malliin

Arviointiryhmä tutustuu yhdeksään arviointialueeseen ja niiden alakohtiin sekä sopii yhteisistä arvioinnin käytännöistä.

4. Kootaan arvioinnin tueksi tietoa

Hyödynnetään esimerkiksi:

  • strategioita ja suunnitelmia
  • toiminta- ja taloustietoja
  • henkilöstö- ja asiakastietoa
  • mittareita ja tilastoja
  • palautetietoa
  • aikaisempia arviointeja
  • muuta toimintaa ja tuloksia kuvaavaa tietoa.

5. Arvioidaan toimintatapoja

Toimintatavoissa tarkastellaan esimerkiksi:

  • mitä organisaatiossa tehdään
  • miten toimitaan
  • miten toimintatapoja toteutetaan käytännössä
  • miten toimintaa arvioidaan ja kehitetään.

6. Arvioidaan tuloksia

Tarkastellaan, millaisia tuloksia organisaatio on saavuttanut ja millaista näyttöä tuloksista on olemassa.

Arvioinnissa voidaan tarkastella esimerkiksi tulosten:

  • kehitystä
  • saavutettua tasoa
  • vertailukelpoisuutta
  • yhteyttä toimintatapoihin
  • kattavuutta.

7. Tunnistetaan vahvuudet ja kehittämiskohteet

Arviointiryhmä keskustelee havainnoista ja muodostaa yhteisen näkemyksen nykytilasta.

Apuna voidaan käyttää kysymyksiä:

  • Miten toimimme tällä hetkellä?
  • Mitkä ovat toimintamme vahvuudet?
  • Mistä meillä on näyttöä?
  • Mitä pitäisi kehittää?
  • Mihin kehittämiseen kannattaa seuraavaksi keskittyä?

8. Pisteytetään arviointi

Arvioinnissa voidaan käyttää CAF:n mukaista pisteytystä. Pisteytyksen rinnalla kirjataan arvioinnin perustelut, vahvuudet ja kehittämiskohteet.

Pisteytyksen tarkoituksena on tukea nykytilan hahmottamista ja kehittämisen seurantaa – arvioinnin tärkein hyöty syntyy kuitenkin yhteisestä keskustelusta ja kehittämiskohteiden tunnistamisesta.

9. Laaditaan kehittämissuunnitelma

Arvioinnin tulosten perusteella tunnistetaan tärkeimmät kehittämiskohteet ja sovitaan jatkotoimenpiteistä.

CAF:n tavoitteena ei ole pelkästään arvioida toimintaa, vaan tukea jatkuvaa parantamista ja arvioinnin muuttumista konkreettiseksi kehittämiseksi.

Vinkkejä

CAF kannattaa nähdä kehittämisen välineenä eikä ulkoisena tarkastuksena.

Arvioinnin onnistumista tukevat:

  • johdon sitoutuminen
  • henkilöstön osallistuminen
  • monipuolinen arviointiryhmä
  • olemassa olevan tiedon hyödyntäminen
  • riittävä yhteinen työskentelyaika
  • arviointikriteerien yhteinen ymmärtäminen
  • arvioinnin tulosten yhdistäminen konkreettiseen kehittämiseen.

Mallia voidaan soveltaa organisaation tarpeisiin ja arviointi voidaan kohdentaa koko organisaatioon tai sen osaan.Ingressi

CAF (Common Assessment Framework) eli yhteinen arviointimalli on julkisorganisaatioille suunnattu itsearvioinnin ja jatkuvan kehittämisen väline. Sen avulla organisaatio voi muodostaa kokonaiskuvan toiminnastaan, tunnistaa vahvuuksia ja kehittämiskohteita sekä suunnata kehittämistoimenpiteitä.

Mistä työkalussa on kyse?

CAF on julkisen sektorin organisaatioille suunniteltu kokonaisvaltainen itsearviointimalli, jossa tarkastellaan sekä organisaation toimintatapoja että niiden aikaansaamia tuloksia.

Mallin lähtökohtana on ajatus, että hyvät tulokset syntyvät tarkoituksenmukaisista toimintatavoista, niiden järjestelmällisestä toteuttamisesta, arvioinnista ja jatkuvasta kehittämisestä.

CAF 2020 on mallin viides versio. Se sisältää 9 arviointialuetta ja 28 alakohtaa. Mallissa painottuvat muun muassa johtaminen, strateginen suunnittelu, henkilöstö, kumppanuudet, prosessit sekä asiakas-, henkilöstö- ja yhteiskunnalliset tulokset.

CAF perustuu eurooppalaiseen julkisen sektorin yhteiseen laatukehykseen, ja sitä voidaan soveltaa organisaation tai sen osan toiminnan arviointiin.

Mihin työkalua käytetään?

CAF-mallia käytetään erityisesti organisaation itsearviointiin, toiminnan kehittämiseen ja kehittämiskohteiden tunnistamiseen.

Sen avulla voidaan:

  • muodostaa yhteinen kokonaiskuva organisaation toiminnasta
  • tunnistaa toiminnan vahvuuksia ja kehittämiskohteita
  • tarkastella toimintatapojen ja tulosten välistä yhteyttä
  • tukea strategista ja toiminnallista kehittämistä
  • vahvistaa henkilöstön osallistumista kehittämiseen
  • tukea kehittämiskohteiden priorisointia
  • seurata kehittämisen etenemistä.

CAF soveltuu erityisesti organisaatioille, jotka haluavat rakentaa systemaattista laadun ja toiminnan jatkuvan parantamisen käytäntöä.

CAF-mallin arviointialueet

CAF 2020 sisältää yhdeksän arviointialuetta:

Toimintatavat

  1. Johtajuus
  2. Strategia ja toiminnan suunnittelu
  3. Henkilöstö
  4. Kumppanuudet ja resurssit
  5. Prosessit

Tulokset

  1. Kansalaisiin/asiakkaisiin liittyvät tulokset
  2. Henkilöstöön liittyvät tulokset
  3. Yhteiskunnalliset tulokset
  4. Keskeiset suorituskykytulokset

Ensimmäiset viisi arviointialuetta tarkastelevat organisaation toimintatapoja ja neljä viimeistä niiden saavuttamia tuloksia.

Miten työkalua käytetään?

CAF toteutetaan yleensä osallistavana itsearviointiprosessina.

1. Päätetään itsearvioinnin toteuttamisesta

Määritellään arvioinnin tarkoitus, laajuus ja se, miten arvioinnin tuloksia tullaan hyödyntämään. Johdon sitoutuminen on tärkeää, jotta arvioinnin tulokset voidaan yhdistää konkreettiseen kehittämiseen.

2. Kootaan arviointiryhmä

Arviointiin osallistuu organisaation eri tasoilta ja toiminnoista henkilöitä, jotta arviointiin saadaan monipuolisia näkökulmia.

3. Perehdytään CAF-malliin

Arviointiryhmä tutustuu yhdeksään arviointialueeseen ja niiden alakohtiin sekä sopii yhteisistä arvioinnin käytännöistä.

4. Kootaan arvioinnin tueksi tietoa

Hyödynnetään esimerkiksi:

  • strategioita ja suunnitelmia
  • toiminta- ja taloustietoja
  • henkilöstö- ja asiakastietoa
  • mittareita ja tilastoja
  • palautetietoa
  • aikaisempia arviointeja
  • muuta toimintaa ja tuloksia kuvaavaa tietoa.

5. Arvioidaan toimintatapoja

Toimintatavoissa tarkastellaan esimerkiksi:

  • mitä organisaatiossa tehdään
  • miten toimitaan
  • miten toimintatapoja toteutetaan käytännössä
  • miten toimintaa arvioidaan ja kehitetään.

6. Arvioidaan tuloksia

Tarkastellaan, millaisia tuloksia organisaatio on saavuttanut ja millaista näyttöä tuloksista on olemassa.

Arvioinnissa voidaan tarkastella esimerkiksi tulosten:

  • kehitystä
  • saavutettua tasoa
  • vertailukelpoisuutta
  • yhteyttä toimintatapoihin
  • kattavuutta.

7. Tunnistetaan vahvuudet ja kehittämiskohteet

Arviointiryhmä keskustelee havainnoista ja muodostaa yhteisen näkemyksen nykytilasta.

Apuna voidaan käyttää kysymyksiä:

  • Miten toimimme tällä hetkellä?
  • Mitkä ovat toimintamme vahvuudet?
  • Mistä meillä on näyttöä?
  • Mitä pitäisi kehittää?
  • Mihin kehittämiseen kannattaa seuraavaksi keskittyä?

8. Pisteytetään arviointi

Arvioinnissa voidaan käyttää CAF:n mukaista pisteytystä. Pisteytyksen rinnalla kirjataan arvioinnin perustelut, vahvuudet ja kehittämiskohteet.

Pisteytyksen tarkoituksena on tukea nykytilan hahmottamista ja kehittämisen seurantaa – arvioinnin tärkein hyöty syntyy kuitenkin yhteisestä keskustelusta ja kehittämiskohteiden tunnistamisesta.

9. Laaditaan kehittämissuunnitelma

Arvioinnin tulosten perusteella tunnistetaan tärkeimmät kehittämiskohteet ja sovitaan jatkotoimenpiteistä.

CAF:n tavoitteena ei ole pelkästään arvioida toimintaa, vaan tukea jatkuvaa parantamista ja arvioinnin muuttumista konkreettiseksi kehittämiseksi.

Vinkkejä

CAF kannattaa nähdä kehittämisen välineenä eikä ulkoisena tarkastuksena.

Arvioinnin onnistumista tukevat:

  • johdon sitoutuminen
  • henkilöstön osallistuminen
  • monipuolinen arviointiryhmä
  • olemassa olevan tiedon hyödyntäminen
  • riittävä yhteinen työskentelyaika
  • arviointikriteerien yhteinen ymmärtäminen
  • arvioinnin tulosten yhdistäminen konkreettiseen kehittämiseen.

Mallia voidaan soveltaa organisaation tarpeisiin ja arviointi voidaan kohdentaa koko organisaatioon tai sen osaan.

Työkalun vahvuudet ja heikkoudet

Vahvuudet

  • Kokonaisvaltainen tapa tarkastella organisaation toimintaa ja tuloksia.
  • Luo yhteisen rakenteen organisaation kehittämisestä käytävälle keskustelulle.
  • Osallistaa henkilöstöä kehittämiseen.
  • Auttaa tunnistamaan vahvuuksia ja kehittämiskohteita.
  • Tukee tietoon perustuvaa kehittämistä.
  • Soveltuu jatkuvan kehittämisen ja seurannan välineeksi.
  • Suunniteltu erityisesti julkisen sektorin toimintaympäristöön.
  • Mahdollistaa vertaisoppimisen ja vertailukehittämisen.

Heikkoudet

− Kokonaisvaltainen arviointi vaatii aikaa ja sitoutumista.
− Malliin perehtyminen voi olla raskasta ensimmäisellä käyttökerralla.
− Hyöty jää vähäiseksi, jos arvioinnin tuloksia ei yhdistetä kehittämistoimenpiteisiin.
− Pisteytys voi viedä liikaa huomiota numeroihin, jos perusteluille ja yhteiselle keskustelulle ei anneta riittävästi tilaa.
− Arvioijien yhteinen perehdytys on tärkeää arvioinnin laadun varmistamiseksi.

Kesto

Vaihtelee arvioinnin laajuuden ja organisaation koon mukaan.

Arviointiin tulee varata aikaa sekä taustatietojen kokoamiseen että yhteiseen keskusteluun, pisteytykseen ja kehittämissuunnitelman laatimiseen.

Kuinka monta osallistujaa?

Organisaation eri tasoilta ja toiminnoista koottu monipuolinen arviointiryhmä.

Tarkkaa osallistujamäärää tärkeämpää on, että mukana on riittävästi erilaisia näkökulmia ja arvioitavan toiminnan tuntemusta.

Mitä tarvitaan?

  • CAF 2020 -malli ja arviointikriteerit
  • arviointiryhmä
  • toiminnasta kertovaa taustatietoa ja dokumentaatiota
  • yhteistä työskentelyaikaa
  • arviointiprosessin koordinointia ja fasilitointia
  • sovittu tapa pisteyttää ja dokumentoida arviointi
  • kehittämissuunnitelma arvioinnin tulosten pohjalta.

Lisätietoa ja lähteet

European Institute of Public Administration (EIPA): CAF – Common Assessment Framework

CAF – Common Assessment Framework