Tulokset:
Hankkeessa pilotoitiin toiminnanohjausjärjestelmää suun terveydenhuollon yksikössä osana johtamisen ratkaisujen kehittämistä. Pilotin tavoitteena oli tukea kiireettömän hoidon toteutumista hoitotakuun mukaisesti, edistää kerralla kuntoon -periaatteen toteutumista sekä lyhentää hoitojaksojen kestoa. Järjestelmän avulla kokeiltiin reaaliaikaista potilasvirran ohjausta, hoidon suunnittelua sekä ammattilaisten työajan ja jatkoaikatarpeiden seurantaa.
Asetetut tavoitteet olivat:
- kiireettömän hoidon toteutuminen hoitotakuun mukaisesti suun terveydenhuollossa.
- vähintään 70 % potilaista hoidettu kerralla kuntoon -periaatteella.
- hoitojakson keston lyhentäminen enintään kuuteen viikkoon.
- toiminnanohjausjärjestelmän pilotointi ja käyttöönotto suunnitelluissa yksiköissä.
Toteutumista on seurattu kerralla kuntoon -hoitojen osuudella, hoitojakson kestolla (viikkoina) sekä toiminnan pilotin vaiheiden etenemisen seurannalla.
Pilotointiaikana potilaskäyntejä kertyi yhteensä 2675 kpl, joista 1480 potilaalla (55,33 %) hoito valmistui pilottiaikana yhdellä tai useammalla hoitokäynnillä. Hoidon valmistumista tarkasteltiin myös käyntikertojen määrän perusteella. Ensimmäisellä käynnillä hoito valmistui 1286 potilaalla, mikä vastaa 57,59 prosenttia kaikista niistä 2233 potilaasta, joiden kohdalla hoito päättyi jo ensimmäisellä käyntikerralla. Toisella käynnillä hoito valmistui 148 potilaalla (46,25 % niistä 320 potilaasta, joilla oli vähintään kaksi käyntiä), ja kolmannella tai sitä useammalla käynnillä hoito valmistui 46 potilaalla (37,70 % niistä 122 potilaasta, joilla oli vähintään kolme käyntikertaa).
Kerralla kuntoon hoitojen osuus jäi alle asetetun 70 % tavoitteen, koska alkuperäinen tavoitetaso oli jo lähtökohtaisesti kunnianhimoisen korkea. Toimintamalliin osallistuvan henkilöstön sitoutuminen kerralla kuntoon -periaatteisiin ei ollut hankkeen alkuvaiheessa helppoa, mikä hidasti tavoitellun toimintatavan juurtumista. Lisäksi yhtenä tekijänä oli myös, että pilotoinnissa ei käytetty segmentoituja potilasryhmiä (pienen suusairauden riskin potilaita), sillä tästä olisi seurannut potilaiden eriarvoinen kohtelu ja epätasapuolinen pääsy palveluihin. Potilaiden yhdenvertaisuuden näkökulmasta oli perusteltua, että toimintamallia sovellettiin kaikkiin potilaisiin yhtäläisin perustein, vaikka tämä heijastui kerralla kuntoon -hoitoprosentin toteutumiseen ja piti tulosta lähtökohtaisesti alhaisempana, kuin valikoidussa potilasjoukossa olisi ollut odotettavissa.
Henkilöstörakenteessa tehtiin muutoksia hankkeen aikana, ja nämä toimenpiteet alkoivat näkyä tuloksissa hankkeen loppupuolella: viimeisen kuukauden aikana ensimmäisellä hoitokerralla valmiiksi saatiin jo 61,10 % potilaista. Tämä osoittaa, että toiminnan muutos oli käynnistynyt ja suunta oli selkeästi kohti asetettua tavoitetasoa. Myös potilastyytyväisyys oli erinomaisella tasolla, pilottiaikana kerralla kuntoon -toiminnan NPS luku on 85, joka on erinomainen.
Hoitojakson keston lyhentämistä koskevaa tavoitetta arvioitiin niiden hoitoepisodien perusteella, joiden alku ja loppu sijoittuivat tarkastelujakson sisälle (n = 2 233). Näiden hoitoepisodien kestoa tarkasteltiin kuukausitasolla. Tarkastelujaksolla 848 hoitoepisodia valmistui saman kuukauden aikana ja 62 hoitoepisodia yhden kuukauden kuluessa. Näin ollen valtaosa, noin 97 prosenttia hoitoepisodeista, saatiin päätökseen enintään kuuden viikon tavoiteajassa. Kahden kuukauden pituisia hoitoepisodeja oli 20 ja yli kahden kuukauden pituisia 9. Tulosten perusteella voidaan todeta, että hoitojakson keston lyhentämistä koskeva tavoite toteutui selvästi niiden hoitoepisodien osalta, joiden kesto oli mitattavissa tarkastelujakson aikana.
Koska pilotointi toteutettiin vain yhdessä Oulun yksikössä, ei ollut mahdollista luotettavasti arvioida, oliko kyseisessä yksikössä toteutettu kerralla kuntoon -toimintamalli vaikuttanut koko potilasmäärän hoitojonojen pituuteen. Tulokset kuitenkin osoittavat, että hoidon valmistuminen painottuu vahvasti ensimmäiseen käyntiin, mikä tukee kerralla kuntoon -periaatteen vahvistumista.
Toiminnanohjausjärjestelmän pilotointi eteni suunnitellusti ja pilotin vaiheet saatiin vietyä läpi hankekauden aikana valitussa yksikössä hankekauden aikana. Kerralla kuntoon toimintamalli on parantanut valitun yksikön vastaanoton sujuvuutta ja tuonut reaaliaikaista tietoa päivittäisjohtamisen tueksi. Toiminta on tuonut pilotointiyksikön henkilöstölle sekä esihenkilöille tavoitteen ja tukenut ammattilaisten ajatusta, että voidaan hoitaa kerralla kuntoon. Kerralla kuntoon -periaate on vahvistunut ja hoitojaksojen pituudet ovat lyhentyneet.
Toiminnanohjauksen kehittäminen on tehostanut palvelutuotantoa pilottiyksikössä ja lisännyt tiedolla johtamisen mahdollisuuksia. Järjestelmä on tukenut suun terveydenhuollon ammattilaisten työn suunnittelua, resurssien hallintaa ja asiakasvirtojen ohjausta. Toiminnanohjausjärjestelmää ei oteta Pohteella pysyvään käyttöön, mutta kerralla kuntoon -toimintamallia hyödynnetään jatkossa suun terveydenhuollon yksiköissä ilman erillistä teknistä järjestelmää. Pilotista saadut kokemukset ja opit tiimityön järjestämisestä, työnjaosta ja toimintatavan juurruttamisesta hyödynnetään jatkossa kerralla kuntoon -toiminnan kehittämisessä.
Toimintamalli on dokumentoitu ja julkaistu Innokylässä, josta muiden hyvinvointialueiden on mahdollista hyödyntää sitä omaan käyttöönsä.
