Joka vuosi yli 20% suomalaisista kokee mielenterveyden häiriön ja joka viides sairastuu elämänsä aikana masennukseen (Mieli ry 2021). Koronapandemia on kasvattanut näitä lukuja merkittävästi. Ahdistuksesta ja masennuksesta kärsivien ihmisten määrä kasvoi yli neljänneksellä maailmanlaajuisesti vuoden 2020 aikana. (Lancet 2021.) Tämän hälyttävän tiedon valossa on entistäkin tärkeämpää huomioida mielenterveyskuntoutujien Klubitalojen rooli psykososiaalisten palveluiden täydentäjänä nyt, kun toimintaympäristö muuttuu sosiaali- ja terveyspalveluiden siirtyessä sote-uudistuksessa hyvinvointialueille. Suomen Klubitalot ry:n ja Klubitalojen on pystyttävä raportoimaan toiminnan vaikuttavuutta alueellisesti ja valtakunnallisesti, jotta klubitalotoiminta huomioidaan valtuustojen hyvinvointialuestrategioissa ja talojen osaaminen rakennetaan osaksi alueiden palvelukokonaisuuksia.
Toimintaympäristöön vaikuttaa lisäksi Veikkauksen rahapelituottojen vähentymisen vuoksi tehtävät mahdolliset leikkaukset STEA:n avustusmääriin. Tiedolla johtamisen rakenteita on luotu Suomen Klubitalot ry:lle ja Klubitaloille vuosina 2018–2021 STEA-rahoitteisessa hankkeessa, mutta jatkuakseen yhtä kokonaisvaltaisesti toiminta vaatii jatkuvan rahoituksen. Pystymme onneksemme jatkamaan toimintaamme vuonna 2022 kohdennetulla toiminta-avustuksella.
Tarkastelemme kaikkea toimintaamme jäsen-, alue sekä valtakunnallisella tasolla. Tarpeita kartoitettiin heti hankkeen aluksi sarjassa työpajoja ( = kartoitusviikko) sekä kyselyillä. Lisäksi tarpeita on ilmennyt hankkeen aikana ja niihin on pyritty vastaamaan ketterästi.
Jäsentasolla tunnistettiin mm. tarve tavoitesuunnitelman päivittämiselle: Klubitalotoiminta on tavoitteellista toimintaa, ja Klubitalot tukevat jäseniään tavoitteiden saavuttamisessa monin keinoin, mutta strukturoitujen tavoitekeskustelujen pitäminen on ollut taloilla harvinaisempaa ja keinot hajanaisia. Tarve tavoitekeskustelujen kehittämiselle oli ilmeinen. Tavoitesuunnitelmatyökalun avulla myös talojen toiminnan ketterämpi kehittäminen onnistuu, kun talot saavat kiinni siitä, minkälaisiin jäsenistön tarpeisiin ja tavoitteisiin toiminnan tulisi vastata.
Aluetasolla tunnistettiin tarve Salesforce-jäsentietojärjestelmän uudistamiselle, yhdenmukaistamiselle ja koulutukselle: Vain osa talojen jäsenistä ja henkilökuntajäsenistä osasi käyttää talojen omia Salesforce-tietojärjestelmiä, eikä järjestelmään kirjattua tietoa hyödynnetty niin hyvin, kuin voisi. Klubitalot eivät käyttäneet Salesforcea kaikkien jäsenkohtaamisten hallintaan, vaan käytössä oli myös esim. Excel-taulukoita. Lisäksi Klubitaloilla tarvittiin tukea ja koulutusta mm. viestintään ja vaikuttamistyöhön, sekä talojen oman toiminnan kehittämiseen ja osin myös modernisointiin.
Valtakunnallisella tasolla tunnistettiin tarve verkoston koordinoinnille, yhteiskehittämisen ja vertaisoppimisen mahdollistamiselle, tuelle, ja paremmalle toiminnan vaikutusten todentamiselle. Lähtötilanteessa Suomen Klubitalot ry:llä ei ollut kuitenkaan suoraa pääsyä Klubitalojen Salesforceen, ne olivat kaikki erilaisia ja niitä käytettiin eri tavoin. Tästä aiheutui monia ongelmia: Tietoa oli hankala tai jopa mahdoton koostaa yhteen, eikä aineisto ainakaan ollut keskenään vertailukelpoista. Koska toimintaa oli vaikea arvioida valtakunnallisella tasolla, myös oikea-aikaisen tuen suuntaaminen Klubitaloille oli muita väyliä pitkin tapahtuvan tiedonsaannin varassa. Vertaisoppimiselle ja yhteiskehittämiselle ei ollut entuudestaan rakenteita, mutta ne koettiin yleisesti parhaiksi keinoiksi edistää yhteisiä asioita.
Hankkeen työskentely alkoi kartoitusviikosta, jonka aikana Klubitalot sukelsivat työpajojen avulla toimintansa arviointiin ja kehittämiseen. Tavoitteena oli hyvä alkutilanteen ymmärrys sekä meille että Klubitaloille. Työskentelyn avulla kartoitettiin Klubitalojen osaamista ja koulutustarpeita sekä selvitettiin kehittämisen paikkoja ja yksilöllisen tuen tarvetta. Työskentelyn pohjalta Klubitalot valitsivat, mitä toimenpiteitä he lähtivät paikallisesti edistämään. Kartoitusviikon materiaalien ja siihen liittyneen kyselyn perusteella muodostettiin talojen käyttöön toimintakykytähti, jonka sakarat kuvasivat kunkin talon tilaa seuraavissa, identifioiduissa teemoissa: Resurssit, verkostot, viestintä, vastuullisuus ja tavoitteellisuus. Sakaroiden koko korreloi Klubitalojen osaamista ja lähtötilannetta. Tähtien avulla saimme myös vertailukelpoista tietoa taloista. Kartoitusviikon suoritti 22/23 Klubitaloista.
Strategiaprosessin seuraavassa vaiheessa Klubitalojen jäseniä ja henkilökuntajäseniä kutsuttiin työskentelemään Strategian mallinnus -työpajoihin 3–4 talon ryppäissä. Työpajoissa yhteistä työskentelyä jatkettiin kartoitusviikon teemojen ympärillä. Niissä käytiin keskustelua toimintakykytähdistä ja pohdittiin miten sakarat ovat muuttuneet, eli miten osaaminen on lisääntynyt ja toimintakyky vahvistunut. Lisäksi työpajoissa mallinnettiin Klubitalojen yhteistä strategiaa sekä etsittiin ratkaisuja yhteisiin kehityskohteisiin. Sekä kartoitusviikosta että Strategian mallinnus -työpajoista kerättiin palautetta sekä perinteisesti paperilla että myös erilaisia sovelluksia käyttäen. Kartoitimme lisäksi mietityksen aiheita ja ideoita. Niiden pohjalta jatkotoimenpiteiden – esim. täsmäkoulutuksen tai tarvittavien tukitoimien organisointi on helpottunut.
Kaikki verkoston 23 Klubitaloa ovat olleet mukana Salesforce-kehitystyössä. Prosessin aluksi taloille lähetettiin käyttöönottokysely, jossa selvitettiin lähtötilannetta sekä tulevaisuuden tarpeita. Kyselyyn vastasivat sekä Klubitalojen jäsenet että henkilökuntajäsenet. Varsinkin raportointityökaluihin toivottiin selkeyttä ja siihen olemmekin erityisesti panostaneet uudistuksessa. Uudistus on ollut suuri, joten sitä on tehty iteratiivisissa sykleissä, yhteisen käyttökokemuksen pohjalta edelleen kehittäen. Salesforce-kehitystiimi kokoontuu edelleen n. kerran kuukaudessa ja kaikki parannusehdotukset käydään tiimissä läpi ennen toteuttamista.
Uutta tavoitesuunnitelmatyökalua varten järjestimme työpajoja 2019 & 2020, jotta saimme kattavan kuvan Klubitalojen aiemmista työkaluista, toimintatavoista, toiveista ja puutteista. Oma polkua testattiin ja jatkokehitettiin kahden eri pilottitaloryhmän kanssa syksyn 2021 aikana ennen sen julkistamista koko verkostolle.