Sote-kirjaamisen kehittämistä edistävä verkosto, Etelä-Savon hyvinvointialue (RRP2, P4,I3)
Sote-kirjaamisen kehittämistä edistävä verkosto, Etelä-Savon hyvinvointialue (RRP2, P4,I3)
Etelä-Savon hyvinvointialueen (Eloisa) sote-kirjaamisen kehittämistä edistävä verkosto. Verkosto vastaa kirjaamisen kehittämisen suunnittelusta ja jalkauttamisesta.
Toimintamallin nimi
Etelä-Savon hyvinvointialueen (Eloisa) sote-kirjaamisen kehittämistä edistävä verkosto. Verkosto vastaa kirjaamisen kehittämisen suunnittelusta ja jalkauttamisesta.
Kyseessä on sosiaali- ja terveydenhuollon kirjaamisen laadun hallintamalli / verkosto, jonka tarkoituksena on varmistaa asiakas- ja potilastietojen kirjaamisen laatu, yhtenäisyys ja jatkuva kehittäminen koko hyvinvointialueella. Malli luo rakenteen ja prosessin, jonka avulla kirjaamista kehitetään ja koulutetaan, johdetaan, seurataan ja arvioidaan systemaattisesti. Se sisältää selkeät vastuut ja roolit eri tasoilla (hyvinvointialue, palvelualue, yksikkö, ammattilainen), mittarit laadun seurantaan (kuten auditoinnit) sekä koulutuksen ja tuen ammattilaisille.
Sosiaali- ja terveydenhuollon kirjaamisen kehittämiseen vaikuttavat tällä hetkellä ja tulevaisuudessa useat lainsäädännölliset ja yhteiskunnalliset tekijät. Asiakastietolaki (703/2023) velvoittaa ammattilaisia kirjaamaan riittävät tiedot palvelun ja hoidon järjestämisen, suunnittelun ja seurannan turvaamiseksi. Lisäksi laki edellyttää sosiaalihuollon palveluntuottajien liittymistä Kanta-palveluihin viimeistään syksyllä 2026, mikä tuo mukanaan merkittäviä järjestelmäuudistuksia ja koulutustarpeita.
Hyvinvointialueuudistus ja kansallinen tavoite luoda yhtenäinen ja laadukas tietopohja ohjaavat kehittämistyötä vahvasti. Laadukas kirjaaminen ei ole pelkästään asiakas- ja potilasturvallisuuden edellytys, vaan sillä on myös taloudellinen merkitys: hyvinvointialueiden rahoitus perustuu palvelutarpeeseen, jota mitataan kirjattujen tietojen perusteella. Tämä korostaa yhtenäisten kirjaamiskäytäntöjen ja rakenteisten tietojen merkitystä.
Samalla kehittämiseen vaikuttavat sosiaaliset ja kulttuuriset tekijät, kuten ammattilaisten osaamisen vahvistaminen ja kirjaamiskulttuurin muutos. Digitaalisten ratkaisujen käyttöönotto tukee kestävää toimintaa ja tiedon toisiokäyttöä tutkimuksessa, ohjauksessa ja päätöksenteossa. Kansallinen tahtotila on selkeä: rakentaa yhtenäinen ja luotettava tietopohja, joka palvelee sekä asiakastyötä että tiedolla johtamista.
Kohderyhmänä ovat sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilaiset, erityisesti kirjaamisesta vastaavat ja asiakastyötä tekevät työntekijät. Asiakasymmärrystä on kerrytetty muun muassa kirjaamiskäytäntöjen nykytilan kartoituksilla, henkilöstökyselyillä ja palautteilla, joissa on noussut esiin tarpeet yhtenäisille ohjeille, rakenteiselle kirjaamiselle ja käytännön työn helpottamiselle. Asiakkaita eli palvelujen käyttäjiä on osallistettu välillisesti esimerkiksi asiakaspalautteiden ja palvelukokemusten kautta, jotta kirjaamisen kehittäminen tukee sujuvaa ja turvallista palvelua.
Toimintamallin juurruttaminen edellyttää selkeitä vaiheita ja jatkuvaa työtä. Mallia on jo jalkautettu pitämällä esittelyjä ja keskustelutilaisuuksia, järjestämällä säännöllisesti kokoontuvia kirjaamisen työryhmiä sekä muistuttamalla eri vastuista ja rooleista. Lisäksi on annettu tehtäväksiantoja ydinryhmille ja kirjaamisvastaaville, jotta ohjeet ja käytännöt saadaan arkeen.
Jatkossa tarvitaan resursseja erityisesti ryhmien ylläpitoon – joku vastaa kokousten koordinoinnista ja seurannasta. Palvelutuotannosta on varattava aikaa ja henkilöstöresurssia, jotta kirjaamisvastaavat voivat osallistua tapaamisiin ja hoitaa kirjaamiseen liittyvät tehtävät. Esihenkilöiden sitoutuminen on ratkaisevaa, sillä he mahdollistavat resurssien käytön ja tukevat muutoksen jalkauttamista.
Prosessi etenee vaiheittain:
- Suunnittelu ja ohjeistus – vastuiden määrittely, ohjeiden ja koulutusmallin laatiminen.
- Jalkautus – esittelytilaisuudet, työryhmien toiminta, tehtäväksiannot ja koulutukset.
- Seuranta ja palaute – mittareiden käyttö, auditoinnit ja palautekeskustelut.
- Vakiinnuttaminen – toimintamalli sisällytetään pysyviin prosesseihin ja strategisiin linjauksiin.
Kehittämistyön seurauksena kirjaamisen toimintamalli on osittain vakiintunut, mutta muutokset eivät ole olleet täysin odotetun kaltaisia. Ydinryhmät eivät ole kaikilta osin toimineet suunnitellusti, ja sosiaalipalveluissa pienryhmätoiminta on osoittautunut käytännöllisemmäksi ja tehokkaammaksi. Terveydenhuollossa ydinryhmät jaettiin perusterveydenhuoltoon ja erikoissairaanhoitoon, mutta kirjaamisvastaavien sitouttaminen tapaamisiin on ollut haaste vähäisten resurssien vuoksi. Tämä on yllättävä havainto, joka korostaa tarvetta panostaa jatkossa kirjaamisvastaavien aktiiviseen osallistumiseen.
Kansikuva
