Palvelutietovarannon käyttöönotto Varsinais-Suomen hyvinvointialueen lapsiperhepalveluissa – Työpajaprosessi ja käyttökoulutusmateriaali (RRP, P4, I1, I4)

Luotu 22.11.2023
Palvelutietovarannon käyttöönotto Varsinais-Suomen hyvinvointialueen lapsiperhepalveluissa – Työpajaprosessi ja käyttökoulutusmateriaali (RRP, P4, I1, I4)
Palvelutietovarannon käyttöönotto Varsinais-Suomen hyvinvointialueen lapsiperhepalveluissa – Työpajaprosessi ja käyttökoulutusmateriaali (RRP, P4, I1, I4)

Tiivistelmä

Kehitimme työpajamallin joista saatujen tietojen ja havaintojen avulla laadittiin Palvelutietovarantoon viedyt kuvaukset perhekeskuksen palveluista. Työpajamalli vahvisti lisäksi ammattilaisten osallisuutta ja mahdollisti vertaistuen ja vuoropuhelun yli perhekeskusaluerajojen. 

Ajantasaiset ja asianmukaisesti kuvatut palvelut hyödyttävät koko Varhan alueen asukaskuntaa. Perhekeskuksen palvelut tavoittavat laajasti asukkaita ja on tärkeää, että henkilö löytää tarvitsemansa palvelun pariin huolimatta esim. hänen kielellisistä tai kognitiivisista valmiuksistaan. Laaditut palvelukuvaukset vietiin Palvelutietovarantoon, jonka avulla palvelut nousevat kaikkiin jo olemassa oleviin ja mahdollisiin tuleviin sähköisiin palveluvalikoimiin, esim. Varha.fi ja Omaperhe-sivusto. Tämä auttaa asukasta löytämään palvelut huolimatta siitä mitä kautta hän tietoa lähtee etsimään.

Työskentelymme ensisijaisena tavoitteena oli laatia palvelukuvaukset saavutettavaan muotoon. PTV-kirjoitusohjeet antoivat reunaehdot ja etenimme niitä noudattaen. Palvelukuvauksia laadittaessa kiinnitimme huomiota tekstin luettavuuteen, selkeyteen, puhuttelumuotoon sekä siihen, että henkilö pystyy ymmärtämään jo muutamasta lauseesta, vastaako kyseinen palvelu hänen tarpeitaan.

Kohderyhmä

Ammattilaiset

Arviointi

Toimintamallia ei ole vielä arvioitu.

Palvelutietovarannon käyttöönottokoulutus Varhassa
Logo: Kestävän kasvun ohjelman rahoitus tulee EU:n kertaluonteisesta elpymisvälineestä (Next Generation EU)
Kestävän kasvun ohjelman rahoitus tulee EU:n kertaluonteisesta elpymisvälineestä (Next Generation EU)

Toimintamallin kuvaus

Toimintamallin kohderyhmä ja sen tarpeet

Palvelutietovaranto (PTV) tietojen tuottaminen on lakisääteisiä mm. hyvinvointialueen ja kuntien palveluntuottajille. Kuitenkin kaikki tahot, jotka tuottavat palveluita, hyötyvät selkeästi laadituista palvelukuvauksista, sillä niiden avulla asiakkaat/asukkaat löytävät muutkin, kuin lakisääteiset, hyvinvointialueen ja/tai kuntien tuottamat, palvelut.  Työpajamalli antaa yhden tavan tuottaa asiakasystävällisiä palvelukuvauksia.

Asukasystävälliset palvelukuvaukset auttavat sekä asukkaita että ammattilaisia löytämään oikean tiedon pariin sähköisen perhekeskuksen palveluissa. Moni palveluntuottaja oli uuden asian äärellä palvelutietovarantokuvausten laatimisessa, johon kaivattiin tukea. 

Kohderyhminä olivat perhekeskus palveluiden ammattilaiset.  Työpajoihin kutsuttiin moniammatillinen joukko kunkin alan asiantuntijoita. Työpajoja ennen laadittiin nykytilan analyysi aiempien palvelukuvausten määrästä ja laadusta. Lisäksi tehtiin ehdotelma uudesta Varha-tasoisesta palvelukuvauksesta hyödyntäen mm. aiemmin laadittuja määrittelykortteja sekä palveluun liittyviä säädöksiä ja lakeja.

Työpajoissa tietoa kerättiin Padlet-alustan avulla, chat-kentän keskustelusta sekä osallistumalla asiantuntijoiden keskusteluun ja nostoihin esittämällä tarkentavia kysymyksiä. Työpajaan estyneille, mutta kommentointiin halukkaille mahdollistettiin kommentointi sähköpostitse määräaikaan mennessä.

Toimintamallin keskeiset edellytykset

Sähköisten palveluiden käyttöönotto tapahtuu vaiheittain. Palveluihin liittyvä kehitystyö ja –tarpeet tarkentuvat työskentelyn edetessä ja samaan aikaan tehdään lisäksi hyvinvointi- ja kustannusvaikutusten arviointia.

PTV-projektista on tehty verkkokoulutusvideo ”Palvelutietovarannon käyttöönotto”, joka julkaistiin 04/24, linkki koulutusvideoon liitteenä. Koulutusvideon tavoitteena on auttaa ymmärtämään PTV:n merkitys ja sen tuomat hyödyt, oppia PTV:n käytön perusteet ja lisätä osaamista sekä käytön aloittamiseen, että ylläpitoon. Koulutuksen kohderyhmänä ovat Varhan, kuntien, 3. sektorin, seurakuntien sekä yksityisten sotepalveluiden avainhenkilöt, jotka osallistuvat Palvelutietovarannon käyttöön ja ylläpitoon.

Projektin päättymisestä huolimatta palvelutietovarannon palvelukuvausten laadinnat jatkuvat. Kehittämämme toimintamalli ja koulutusvideo ovat omatoimisesti palveluntuottajien hyödynnettävissä.

Palvelutietovarannon käyttöönottokoulutus

Toimintamallin ydinsisältö

Kehitimme työpajamallin joista saatujen tietojen ja havaintojen avulla laadittiin Palvelutietovarantoon viedyt kuvaukset perhekeskuksen palveluista. Työpajamalli vahvisti lisäksi ammattilaisten osallisuutta ja mahdollisti vertaistuen ja vuoropuhelun yli perhekeskusaluerajojen. 

Ajantasaiset ja asianmukaisesti kuvatut palvelut hyödyttävät koko Varhan alueen asukaskuntaa. Perhekeskuksen palvelut tavoittavat laajasti asukkaita ja on tärkeää, että henkilö löytää tarvitsemansa palvelun pariin huolimatta esim. hänen kielellisistä tai kognitiivisista valmiuksistaan. Laaditut palvelukuvaukset vietiin Palvelutietovarantoon, jonka avulla palvelut nousevat kaikkiin jo olemassa oleviin ja mahdollisiin tuleviin sähköisiin palveluvalikoimiin, esim. Varha.fi ja Omaperhe-sivusto. Tämä auttaa asukasta löytämään palvelut huolimatta siitä mitä kautta hän tietoa lähtee etsimään.

Työskentelymme ensisijaisena tavoitteena oli laatia palvelukuvaukset saavutettavaan muotoon. PTV-kirjoitusohjeet antoivat reunaehdot ja etenimme niitä noudattaen. Palvelukuvauksia laadittaessa kiinnitimme huomiota tekstin luettavuuteen, selkeyteen, puhuttelumuotoon sekä siihen, että henkilö pystyy ymmärtämään jo muutamasta lauseesta, vastaako kyseinen palvelu hänen tarpeitaan.

Varhan lasten, nuorten ja perheiden palvelut

Toimintamallin aikaansaama muutos

Varhan perhekeskuspalveluiden palvelukuvaukset ovat toimineet esimerkkinä ja lisänneet ymmärrystä hyvin laadittujen palvelukuvausten hyödyistä. Olemme saaneet esim. kuntien palveluntuottajilta toiveita tukea heitä heidän omassa PTV-prosessissaan. Tuki voi olla esimerkiksi alustavan palvelukuvausehdotuksen laadinta, työpajan järjestäminen tai sparraustuki PTV-työskentelyn eri vaiheissa.

Käyttöönotossa ja levittämisessä huomioitavaa

Aikaa työskentelyyn kannattaa ehdottomasti varata, ja johdon tuen merkitys on olennaista, sillä palvelukuvausten laadinta saattaa olla pitkäkestoinen prosessi. Palvelukuvausten laadinnassa moniammatillisuuden hyödyntäminen on tarpeellista. Näin toimien saadaan sekä työtä käytännön tasolla tekevän osaaminen, että asioista päättävän näkökulmat samanaikaisesti huomioitua.

Taustatiedot

Maantieteellinen alue
Varsinais-Suomen hyvinvointialue
Kehittäjäorganisaatiot
Varsinais-Suomen hyvinvointialue
Toimintaympäristö
Varsinais-Suomen Tulevaisuuden sote-keskushanke ja Kestävän kasvun Varsinais-Suomi –hanke, Varsinais-Suomen hyvinvointialue
Rahoittaja
Ei erillisrahoitusta
Sosiaali- ja terveysministeriö (STM)