Osastonsihteeri toimii osana tarkkailuosaston hoitotiimiä, toimien kansliassa yhdessä hoitajien kanssa, osallistuen yhteisten potilaiden hoitoon. Uudessa tehtävänkuvassa on enemmän asiakaspalvelutyötä ja yhteistyötä muiden ammattilaisten kanssa. Osastonsihteerin uusi tehtävänkuva ei voi olla enää samanlainen kuin se on ollut vuosia esimerkiksi vuodeosastoilla. Monia tehtäviä on automatisoitu (puheentunnistus) tai ne hoitavat sujuvasti muut ammattilaiset (esim. palveluiden tilaus). Osastonsihteerin uudessa tehtävänkuvassa vapautetaan eri ammattilaisilta ne tehtävät, joita osastonsihteeri voi hoitaa ja jotka sujuvoittavat hoitotyötä. Osastonsihteerin työaika muotoutui tarpeeseen eli klo 9–17/ 7 päivää viikossa, jolloin saatu apu on suurin.
Tehtäväkuva kirjattiin auki Pirhan tehtävänkuvauslomakkeelle. Itse tehtävän osa-alueet jakautuivat viiteen.
1. Potilashallinnolliset tehtävät: Potilaiden sisään ja uloskirjaukset, ruokajakojen koordinointi, potilaskyytien ja kuljetusten tilaaminen, jatkohoitoon siirtyvien tai kotiutuvien potilaiden tarvittavien papereiden tulostus, tavaroiden pakkaaminen yms. pyynnöstä yhteistyössä hoitajien kanssa. Hoitoisuuden resurssikirjaukset. Potilaspalautteiden ja prevalenssien keräyksen koordinointia.
2.Asiakaspalvelua ja puhelinliikenteen ja tiedonhaun hallintaa: Yksikön puhelimeen vastaaminen ja puhelujen välitys, mikrobiologian ilmoittamien veriviljelytulosten ohjaus eteenpäin, sekä tilannekohtainen tiedonhaku (esim. vanhoja tutkimustuloksia, todistukset, lähetteet, potilaan omaisen tietojen selvitys). Erilaisen tiedon koordinointi ja välitys muille ammattilaisille.
3.Tarvike- ja tavaratilaukset, täytöt ja ICT vastuut: Yksikön tarvike- ja tavaratäyttöjä sovitulta osalta tarkistuslistan mukaan sekä tilausten tekeminen, kuten kori-tilaukset sekä korjauspyynnöt Paketin kautta. ICT inventaariot ja päivitykset. ICT asioissa muiden ammattilaisten ohjaus ja avustaminen. Opiskelijatunnusten tilaaminen.
4.Tutkimusten ja kuvantamisten järjestelyt: Laboratoriotutkimusten tilaaminen pyydettäessä, kuvantamispyyntöjen käsittely ja järjestely (esim. MRI ja CT), EEG ajan sopiminen, sekä muualla otettujen tutkimustulosten tilaaminen pyynnöstä. Tarvittaessa erilaisten tutkimusten varaaminen
5. Asiakirjojen ja raporttien hallinta: Tilastojen ja kuukausiraporttien tuottaminen ja hakeminen pyynnöstä, sekä muistioiden kirjaaminen PTO:n osastokokouksissa. Tiedotteiden ja ohjeiden tulostus/laadinta/päivitys, asiakaspalautteiden keräyksen koordinointi, poikkeustilanteiden varustaminen (esim. labrakatkot, kuvantamisen poikkeustilanteet) ja poikkeustilanteista tiedottaminen.
Toimintamallia ei ole vielä arvioitu.
Työkuvien ja tehtävien uudelleen arviointi oli aloitettu Pirkanmaan sairaanhoitopiirissä jo vuonna 2022. Tuolloin jo tunnistettiin tarve osastosihteereiden uudelle työkuvalle. Hankkeessa organisoitiin työjako pilotti, jossa osastonsihteeri siirtyy osaksi päivystyksen tarkkailuosaston tiimiä ja hänelle siirretään tehtäviä, jotka eivät kuulu muiden ammattilaisten ydintehtävään.
Päivystyksen kiire on lisääntynyt vuosien aikana. Samaan aikaan osastonsihteereiltä vapautuu aikaa tekstinkirjoittamisesta puheentunnistuksen myötä. Päivystyksessä puheentunnistus on otettu käyttöön syksyllä 2024. Osastonsihteereillä on erittäin hyvää asiakaspalveluosaamista ja syvällistä osaamista terveydenhuollon organisaatiosta. On tärkeää hyödyntää osastonsihteereiltä vapautuvaa resurssia muiden terveyden huollon ammattilaisten työn tueksi.
Uusilla työjaoilla vapautetaan ammattilaisten työaikaa omaan ydintehtävään ja tehdään työtä sujuvaksi. Päivystyksen ruuhka ja kiireisyys näkyy potilaille, jolloin mahdollisimman sujuva ja nopea asiointi on yhteinen tavoite. Päivystyksessä useita tehtäviä on kasautunut esimerkiksi sairaanhoitajille, jolloin heillä menee aikaa esimerkiksi puhelintyöhön, jonka voisi hoitaa osastonsihteeri.
Potilaspalautteissa on nähtävissä se, että kiire näkyy potilaille. Kun kiirettä on paljon, saattavat tärkeät esimerkiksi kotiutumisen liittyvät asiat jäädä huomiotta tai potilaat odottavat. Tiimin osana osastosihteeri voisi nopeuttaa esimerkiksi kotiuttamista koordinoimalla esimerkiksi kuljetuksia, puheluita ja muita tilanteeseen liittyvää.
Entistä sujuvampi toiminta päivystyksessä ja ammattilaisten työajan vapauttaminen tehtävistä , jotka eivät kuulu heidän ydintehtäväänsä.
Pilotti loka-joulukuun aikana. Pilotin aikana arvioidaan aktiivisesti toimintatapaa henkilöstön kanssa. Ketterä kehittäminen palautteiden mukaan ja tavoitteena uusi ja pysyvä työnkuva viikon 50 jälkeen.
Pilotin aikana nykyisestä osastonsihteeri joukosta kuusi halukasta sitoutui työskentelemään tiiviisti yksikössä uudella mallilla. Jokainen vuorollaan. Koko yksikön henkilöstö eli kaikki ammattilaiset saivat tietoa pilotista. Palautteen jatkuvaa keräämiseen luotiin forms linkki, jota seurattiin aktiivisesti pilotin aikana. Palautteita ei juurikaan sitä kautta saatu vaan työn kehittäminen ja ohjaus sujui pilotin aikana joustavasti. Osastonsihteerin keskeinen ja uusi paikka mahdollistui kansliaan, jolloin tehtävän hyödyntäminen ja kehitys sujui pilotin aikana joustavasti. Kehittämiseen annettiin myös mahdollisimman vapaat kädet, koska oltiin luomassa uutta tarpeeseen vastaavaa toimintamallia. Uusi työnkuva oli pilotissa melko lyhyen ajan loka-joulukuun. Joulukuussa tehtiinkin päätös siitä, että pilottia jatketaan ja uusi työpaikkakokous pidetään vielä tammi-helmikuussa 2025. Kokemukset uudesta työkuvasta olivat kuitenkin lupaavia ja kokeilun kautta lähdettiin tekemään selkeitä ohjeita eri työvaiheisiin. Selkeillä ohjeilla voidaan tehtävään perehdyttää paremmin lisää osastonsihteereitä, jotka kiertävät yksikössä. Mallin ollessa valmiimpi osastonsihteerin uutta työnkuvaa voitaisiin ehkä paremmin laajentaa myös muihin hoitoryhmiin päivystyksessä.
Osastonsihteeri toimii osana tarkkailuosaston hoitotiimiä, toimien kansliassa yhdessä hoitajien kanssa, osallistuen yhteisten potilaiden hoitoon. Uudessa tehtävänkuvassa on enemmän asiakaspalvelutyötä ja yhteistyötä muiden ammattilaisten kanssa. Osastonsihteerin uusi tehtävänkuva ei voi olla enää samanlainen kuin se on ollut vuosia esimerkiksi vuodeosastoilla. Monia tehtäviä on automatisoitu (puheentunnistus) tai ne hoitavat sujuvasti muut ammattilaiset (esim. palveluiden tilaus). Osastonsihteerin uudessa tehtävänkuvassa vapautetaan eri ammattilaisilta ne tehtävät, joita osastonsihteeri voi hoitaa ja jotka sujuvoittavat hoitotyötä. Osastonsihteerin työaika muotoutui tarpeeseen eli klo 9–17/ 7 päivää viikossa, jolloin saatu apu on suurin.
Tehtäväkuva kirjattiin auki Pirhan tehtävänkuvauslomakkeelle. Itse tehtävän osa-alueet jakautuivat viiteen.
1. Potilashallinnolliset tehtävät: Potilaiden sisään ja uloskirjaukset, ruokajakojen koordinointi, potilaskyytien ja kuljetusten tilaaminen, jatkohoitoon siirtyvien tai kotiutuvien potilaiden tarvittavien papereiden tulostus, tavaroiden pakkaaminen yms. pyynnöstä yhteistyössä hoitajien kanssa. Hoitoisuuden resurssikirjaukset. Potilaspalautteiden ja prevalenssien keräyksen koordinointia.
2.Asiakaspalvelua ja puhelinliikenteen ja tiedonhaun hallintaa: Yksikön puhelimeen vastaaminen ja puhelujen välitys, mikrobiologian ilmoittamien veriviljelytulosten ohjaus eteenpäin, sekä tilannekohtainen tiedonhaku (esim. vanhoja tutkimustuloksia, todistukset, lähetteet, potilaan omaisen tietojen selvitys). Erilaisen tiedon koordinointi ja välitys muille ammattilaisille.
3.Tarvike- ja tavaratilaukset, täytöt ja ICT vastuut: Yksikön tarvike- ja tavaratäyttöjä sovitulta osalta tarkistuslistan mukaan sekä tilausten tekeminen, kuten kori-tilaukset sekä korjauspyynnöt Paketin kautta. ICT inventaariot ja päivitykset. ICT asioissa muiden ammattilaisten ohjaus ja avustaminen. Opiskelijatunnusten tilaaminen.
4.Tutkimusten ja kuvantamisten järjestelyt: Laboratoriotutkimusten tilaaminen pyydettäessä, kuvantamispyyntöjen käsittely ja järjestely (esim. MRI ja CT), EEG ajan sopiminen, sekä muualla otettujen tutkimustulosten tilaaminen pyynnöstä. Tarvittaessa erilaisten tutkimusten varaaminen
5. Asiakirjojen ja raporttien hallinta: Tilastojen ja kuukausiraporttien tuottaminen ja hakeminen pyynnöstä, sekä muistioiden kirjaaminen PTO:n osastokokouksissa. Tiedotteiden ja ohjeiden tulostus/laadinta/päivitys, asiakaspalautteiden keräyksen koordinointi, poikkeustilanteiden varustaminen (esim. labrakatkot, kuvantamisen poikkeustilanteet) ja poikkeustilanteista tiedottaminen.
Osastonsihteerien kokemuksen mukaan uusi työnkuva toi paljon uutta ja mielekästä tehtävänkuvaan. Hoitohenkilöstö koki myös että esimerkiksi puhelimeen vastaaminen ja asiakkaiden ohjaus ja valmistelu vapauttaa aikaa heiltä hoitotyöhön. Työkuvaa pitää vielä tarkentaa, jolloin esimerkiksi riittävällä sähköisellä viestinnällä ei tehdä päällekkäistä tai priorisoidaan parhaalla mahdollisella tavalla tehtäviä kiireessä.
Käytävä paljon keskusteluja työyhteisössä, jotta osataan ajatella omaa työtä toisin. Omasta työstä ja vastuista on vaikea luopua vaikka kiirettä ja jaettavaa olisi paljon. Testaa tiimityötaitoja yksikössä. Aktiivinen esihenkilötuki tarpeen varsinkin alkuvaiheessa, jotta palaute saadaan oikea-aikaisesti oikeille ihmisille ja toimintamalli lähtee kehittymään. Erilaiset tarkastuslistat helpottavat uusien tekijöiden perehtymistä.