Tämän tapahtuman rakennetta voi käyttää kuka tahansa järjestäessään laajempaa tilaisuutta. Pohjanmaalla järjestettyyn tilaisuuteen osallistui noin 420 henkilöä, sekä etänä että paikan päällä. Tapahtumapäivien aikana noin 30 edustajalla oli näyttelypöytä aulassa.
Tapahtuman suunnittelun alkuvaiheessa muodostettiin 11 hengen työryhmä, johon osallistui henkilöitä RRP-hankkeesta, Pohjanmaan yhdistyksistä sekä Novian ja Vaasan ammattikorkeakouluista.
Tapahtuma järjestettiin yhteistyössä Pohjanmaan hyvinvointialueen, RRP-hankkeen, Korkeakoulu Novian ja Vaasan ammattikorkeakoulun ja Pohjanmaan yhdistyksen kanssa. Työryhmän kesken jaettiin vastuualueet:
-Ohjelman kokoaminen, jossa sote-henkilöstölle tehdyn verkkokyselyn vastaukset muodostivat perustan molempien tapahtumapäivien sisällölle, puhujien rekrytointi ja palkkaaminen.
-Markkinointi ja rekrytointi Pohjanmaan hyvinvointialueen kunnille, yhdistyksille ja palveluntarjoajille osallistumaan näytteilleasettajaksi aulaan tapahtumapäivien ajaksi. Markkinointi ja rekrytointi toteutettiin sähköpostiyhteyksin ja verkkokyselyn avulla.
-Markkinointi tapahtumasta kunnille, yhdistyksille ja hyvinvointialueelle tapahtui lähettämällä toukokuussa save-the-date-informaatio ja virallinen kutsu lähetettiin elokuun alussa. Markkinointia tehtiin hyvinvointialueen intranetin kautta, sähköpostiketjuilla hyvinvointialueen henkilöstölle, kunnille ja yhdistyksille.
-Ammattikorkeakoulut vastasivat tiloista, kahvin, teknisten laitteiden tilaamisesta ja käytännön avusta tapahtuman aikana.
-Tehtiin kyselylomakkeita varten QR-koodi, jonka kautta saatiin palautetta tapahtuman osallistuneilta.
Materiaali, jota valmistelun aikana kehitettiin, oli työryhmän saatavilla yhteisessä Teams kanavassa.
Tapahtumaa edeltävänä päivänä järjestettiin kaikki tapahtumaa varten. Näyttelypöydän halunneilla oli mahdollisuus tulla paikanpäälle ja pystyttää näyttelypöytänsä tapahtumaa varten joko edeltävänä päivänä tai tapahtuma päivän aamuna. Työryhmä valmisteli pöydät laittamalla nimikyltit valmiiksi jokaiselle näytteilleasettajalle.
Tapahtuman suunnitteluun käytettävä aika oli noin 6kk muun työn ohessa. Tapahtuman toteuttamisen kustannukset koostuivat käytetystä työajasta, kahvitarjoiluista, luennoitsijoiden palkoista ja kiitoslahjoista, markkinointimateriaaleista ja nimilapuista. Tapahtuman jälkeen työryhmälle järjestettiin palautekokous, jossa käsiteltiin saatuja rakentavia palautteita.
Prosessi - uusi kartoitus tehdään ensivuoden puolella, jonka avulla selvitetään mahdollisuudesta järjestää vastaavanlainen tapahtuma syksyllä -25. Palaute tapahtumaan osallistuneilta ja näyttelynasettelijoilta oli hyvin myönteistä.
