Ikääntyneiden kuntouttavat etäryhmäpalvelut, Helsingin kaupunki (RRP, P4, I1)
Etäryhmätoimintaa kehitetään osana seniorikeskusten tavoitteellista kuntouttavaa toimintaa. Tavoitteena on vahvistaa etäryhmien sisältöä, laajentaa etänä osallistumisen mahdollisuuksia sekä kehittää ryhmänohjaajien koulutusta ja tukipalveluita.
Toimintamallin nimi
Etäryhmätoimintaa kehitetään osana seniorikeskusten tavoitteellista kuntouttavaa toimintaa. Tavoitteena on vahvistaa etäryhmien sisältöä, laajentaa etänä osallistumisen mahdollisuuksia sekä kehittää ryhmänohjaajien koulutusta ja tukipalveluita.
Seniorikeskusten palvelukeskukset järjestävät monipuolista maksutonta toimintaa kotona asuville senioreille. Kaikki eivät kuitenkaan pääse osallistumaan palvelukeskuksen lähitoimintaan ja etäryhmät ovat mahdollisuus viedä palvelua asiakkaiden kotiin. Etäryhmät toteutetaan etälaitteella, joka on käytössä mm. etähoidossa. Asiakkaat koostuvat pääasiassa kotihoidon etähoidon, fysioterapian sekä geriatrian poliklinikan asiakkaista, joille on haastavaa osallistua palvelukeskusten lähiryhmiin esimerkiksi liikkumisen haasteiden tai muiden toimintakyvyn rajoitteiden vuoksi.
Kehittämisen kohteena on ollut erityisesti sisäiset prosessit ja osittain asiakkaille näkyvä palvelu. Asiakkaiden osallistuminen kehittämiseen on ollut haasteellista, sillä heidän mahdollisuutensa osallistua kodin ulkopuolella ovat rajalliset. Kehittämisessä on kerätty ja hyödynnetty hiljaista tietoa, jota on kertynyt ilmoittajille ja ryhmänohjaajille. Asiakkailta kerätään käytännön palautetta ryhmissä ja pyritään muokkaamaan ryhmien sisältöä asiakkaiden tarpeita parhaiten palvelevaksi.
Kehittämiseen on osallistunut senioriasiakkaiden kanssa toimivia työntekijöitä ja lisäksi on tehty yhteistyötä kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan kanssa päällekkäisen palvelun vähentämisen ja yhteistyön vahvistamiseksi.
Toimintamallin juurruttaminen ja levittäminen
Etäryhmätoiminnan juurruttaminen osaksi arkea edellyttää suunnitelmallista etenemistä ja selkeitä vastuita. Ensimmäinen vaihe on johdon ja henkilöstön sitouttaminen: päätetään, miten malli liitetään osaksi toimintaa. Käytännön toteutusta varten nimetään vastuuhenkilö tai pieni koordinaatioryhmä, joka huolehtii suunnittelusta, aikataulutuksesta ja tiedottamisesta.
Keskeisiä tehtäviä ovat työntekijöiden perehdyttäminen käytössä olevien teknisten alustojen käyttöön (tässä toimintamallissa Oiva Health ja Elmo ilmoittautuminen) ja etäohjaamisen menetelmiin. Perehdytään siihen, miten osallistujia tavoitetaan ja ohjataan sekä miten toimintaa seurataan ja kehitetään palautteen avulla.
Käyttöönotto vaatii alkuvaiheessa jonkin verran aikaa ja henkilöstöresursseja. Yhden ryhmän suunnittelu vie muutamia työpäiviä, mutta toiminnan vakiintuessa työaikaa kuluu vähemmän. Tarvitaan perusosaamista digivälineiden käytöstä, ryhmänohjaustaitoja ja halua kehittää toimintaa. Mahdollisia kustannuksia syntyy lähinnä mahdollisista ylimääräisistä laitteista (kuulokkeet, mikrofonit, kamerat ja tietokoneet) sekä alustalisensseistä.
Toimintamallin vahvuus on sen joustavuus ja monistettavuus. Se soveltuu eri kohderyhmille ja toimintaympäristöihin, kunhan varmistetaan riittävä tuki, koulutus ja realistinen aikataulu.
Asiakasmäärät ja palaute
Kehittämistyön yksi mittareista on ollut etäryhmien osallistujamäärät ja täyttöaste. Viikoittaisiin etäryhmiin osallistui hankkeen alussa (1/2024) 76 asiakasta täyttöasteen ollessa 54%. Nyt 5/2025 asiakasmäärät ovat nousseet 115 asiakkaaseen täyttöasteen ollessa 87%.
Etäryhmiin osallistuvien asiakkaiden kokemuksia ei ollut ennen hanketta kerätty järjestelmällisesti. Kehittämistyön aikana on kerätty palautetta lähettämällä lyhyt kysely videopuhelualustaa käyttäen asiakkaille etäryhmien jälkeen. Lähetettyjä kyselyitä oli yhteensä 93 (vastausprosentti 33%). Kyselyyn vastanneista asiakkaista 93% koki, että etäryhmään osallistuminen on auttanut heitä suoriutumaan arjen toimista paremmin.
Toimintamallin siirtäminen seniorikeskusten välillä
Toiminnan siirtämisen koordinointi alkoi heti hankkeen alussa ja se toteutettiin 10/2024 osittain hanketyöntekijän tuella. Siirtymävaiheessa esiin nousseet havainnot ja haasteet hyödynnettiin toimintamallin kehittämisessä, jotta jatkossa siirtymä toimisi sujuvasti myös ilman projektityöntekijän tukea.
Yhteinen perusta: luotu yhtenäinen toimintamalli, jota kaikki seniorikeskukset hyödyntävät
Selkeä ohjeistus: laadittu vaiheittainen ohjekirja työntekijöille ryhmien järjestämisestä ja ohjaamisesta
Roolit ja vastuut: määritelty ketkä vastaavat toiminnan käynnistämisestä, ylläpidosta ja teknisestä tuesta
Käyttöönoton tuki: järjestetty perehdytystä ja opastusta uusille keskuksille
Palaute ja kehittäminen: kerätty palautetta osallistujilta ja työntekijöiltä; toimintamallia päivitetty palautteen pohjalta
Joustava siirrettävyys: luotu malli, jossa ryhmän sisältö, materiaalit ja käytännöt voidaan helposti siirtää seniorikeskuksesta toiseen