Ongelma tai haaste, johon toimintamalli vastaa
Seniorikeskusten palvelukeskukset ovat järjestäneet etäryhmiä jo pitkään ja koronapandemian aikana etäryhmien määrä lisääntyi merkittävästi jonka aikana toimintamallit alkoivat eriytymään toisistaan. Etäryhmiä ohjaavia palvelukeskuksia oli yhteensä 15, ja ryhmiä ohjaavien ammattilaisten määrä vaihteli. Ryhmien täyttöaste vaihteli merkittävästi, ja koronapandemian aikana havaittiin, että etäryhmien määrä väheni lähipalveluiden jälleen avautuessa. Optimaalisen etäryhmämäärän ennustaminen osoittautui haastavaksi. Lisäksi ryhmien sisällöt olivat vaihtelevia, ja tarjonnassa esiintyi päällekkäisyyksiä.
Palvelukeskustoiminnassa on tunnistettu tarve yhtenäisille ohjeille ja linjauksille, jotta etäryhmätoiminta voidaan toteuttaa johdonmukaisemmin ja laadukkaammin.
Kehittämisen keskiössä on tavoitteellisen kuntouttavan sisällön vahvistaminen, etäryhmien saavuttavuuden lisääminen sekä ryhmänohjaajien koulutus ja tukeminen.
Etäryhmätoiminta tapahtuu nykyisin keskitetysti ja järjestävät tahot vaihtuvat kahden vuoden välein. Etäryhmien ohjaamisen vastuun siirtämiseen seniorikeskusten välillä luodaan toimintamalli, jota seniorikeskukset käyttävät etäryhmävastuun käyttöönotossa. Toimintamalli sisältää myös etäryhmien ohjaamisen ja sisällön viitekehykset.
Toimintamallin kohderyhmä ja sen tarpeet
Seniorikeskusten palvelukeskukset järjestävät monipuolista maksutonta toimintaa kotona asuville senioreille. Kaikki eivät kuitenkaan pääse osallistumaan palvelukeskuksen lähitoimintaan ja etäryhmät ovat mahdollisuus viedä palvelua asiakkaiden kotiin. Etäryhmät toteutetaan etälaitteella, joka on käytössä mm. etähoidossa. Asiakkaat koostuvat pääasiassa kotihoidon etähoidon, fysioterapian sekä geriatrian poliklinikan asiakkaista, joille on haastavaa osallistua palvelukeskusten lähiryhmiin esimerkiksi liikkumisen haasteiden tai muiden toimintakyvyn rajoitteiden vuoksi.
Toimintamallin taustalla on kotona asuvien ikääntyneiden toimintakyvyn tukeminen sekä koetun yksinäisyyden lieventäminen.
Selkeällä toimintamallilla pyritään ohjaamaan etäryhmätoiminnasta systemaattisempaa, saavutettavampaa ja vaikuttavampaa, varmistaen sen, että kaikilla osallistujilla ja ohjaajilla on yhtenäiset lähtökohdat onnistuneelle ryhmätapaamiselle.
Aiemmin ei ole ollut selkeää toimintamallia etäryhmätoiminnalle, mikä on voinut johtaa hajanaisiin käytäntöihin sekä osallistujien epätasaiseen kokemukseen. Selkeä malli auttaa varmistamaan, että kaikki osallistujat saavat tasalaatuista ja hyvin suunniteltua toimintaa. Tämä voi lisätä heidän kiinnostustaan ja sitoutumistaan etäryhmiin.
Tarkasti määritelty toimintamalli auttaa kohdentamaan resursseja oikein ja välttämään päällekkäistä työtä. Tämä voi säästää aikaa ja varmistaa, että etäryhmätoiminta on kestävää pitkällä aikavälillä.
Kun toiminta perustuu selkeään malliin, se voi mahdollisesti vastata paremmin osallistujien tarpeisiin ja tukea heidän sosiaalista, psyykkistä ja fyysistä hyvinvointiaan.
Kehittämisen kohteena on ollut erityisesti sisäiset prosessit ja osittain asiakkaille näkyvä palvelu. Asiakkaiden osallistuminen kehittämiseen on ollut haasteellista, sillä heidän mahdollisuutensa osallistua kodin ulkopuolella ovat rajalliset. Kehittämisessä on kerätty ja hyödynnetty hiljaista tietoa, jota on kertynyt ilmoittajille ja ryhmänohjaajille. Asiakkailta kerätään käytännön palautetta ryhmissä ja pyritään muokkaamaan ryhmien sisältöä asiakkaiden tarpeita parhaiten palvelevaksi.
Kehittämiseen on osallistunut senioriasiakkaiden kanssa toimivia työntekijöitä ja lisäksi on tehty yhteistyötä kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan kanssa päällekkäisen palvelun vähentämisen ja yhteistyön vahvistamiseksi.
Toimintamallille asetetut tavoitteet
Etäryhmätoiminnan kehittämisessä painotetaan tavoitteellisen ja asiakaslähtöisen kuntouttavan sisällön vahvistamista sekä keskitytään etäryhmiä tuottavien yksiköiden toiminnan suunnitteluun, mallintamiseen ja koordinointiin, jotta palvelu säilyy sujuvana ja vaikuttavana.
Tavoitteena on, että seniorikeskukset omaksuvat tavoitteellisen kuntouttavan otteen etäryhmätoiminnassaan ja vakiinnuttavat sen osaksi Helsingin kaupungin palvelukokonaisuutta. Selkeä ja vakiintunut toimintamalli tukee etäryhmätoiminnan yhtenäistämistä, tehostaa työskentelyä, varmistaa laadun sekä selkeyttää rooleja ja vastuita.
Kohderyhmänä ovat kotona asuvat ikääntyneet, joille lähitoimintaan osallistuminen on haastavaa tai mahdotonta. Tavoitteena on saavuttaa kohderyhmä ja parantaa heidän arjen toimintakykyä sekä kokemaansa yksinäisyyden tunnetta.
Keskeisessä roolissa on myös ammattilaisten ja asiakkaiden tietoisuuden lisääminen etäpalveluista, jotta yhä useampi löytää ja hyödyntää tarjolla olevia palveluja.
Mittarit ja keinot tavoitteiden toteutumisen seurantaan ja arviointiin
Kehitetyn toimintamallin käyttöönotto osaksi seniorikeskusten toimintaa.
Etäryhmien täyttöasteen sekä ilmoittautuneiden määrän kehityksen arviointi kuukausiraporttien sekä seniorikeskusten Palmu tilastojen kautta.
Henkilöstökokemuksen mittarina Forms kysely etäryhmäohjaajille. Kyselynä mukailtu NoMAD-kysely, jonka tuloksia käytetään kohdentamaan kehittämisen suuntaa, toimintamallin käyttöönottoa sekä kartoittamaan ennakkonäkemyksiä ja valmiuksia etäryhmätoimintaa kohtaan. Kyselyä käytetään kohdentamaan ne osa-alueet, joiden kehittäminen edesauttaa implementoinnin onnistumista.
Omalla laitteella osallistuvien asiakkaiden asiakaskokemusta mitataan kohdennetuilla kysymyksillä, jotka arvioivat etätoimintaa Likert-asteikolla sekä avoimilla kysymyksillä. Kyselyssä kartoitetaan etäryhmätoiminnan kokemuksia, mahdollisia teknisiä haasteita sekä yleistä tyytyväisyyttä.
Asiakkailta joilla on etälaite etähoivan kautta kerätään palautetta Oiva Healthin muistutusviesti -toiminnolla, jolla asiakkaat voivat vastata palautekysymykseen suoraan ryhmän päättymisen jälkeen.
Toimintamallin keskeiset edellytykset
Toimintamallin juurruttaminen ja levittäminen
Etäryhmätoiminnan juurruttaminen osaksi arkea edellyttää suunnitelmallista etenemistä ja selkeitä vastuita. Ensimmäinen vaihe on johdon ja henkilöstön sitouttaminen: päätetään, miten malli liitetään osaksi toimintaa. Käytännön toteutusta varten nimetään vastuuhenkilö tai pieni koordinaatioryhmä, joka huolehtii suunnittelusta, aikataulutuksesta ja tiedottamisesta.
Keskeisiä tehtäviä ovat työntekijöiden perehdyttäminen käytössä olevien teknisten alustojen käyttöön (tässä toimintamallissa Oiva Health ja Elmo ilmoittautuminen) ja etäohjaamisen menetelmiin. Perehdytään siihen, miten osallistujia tavoitetaan ja ohjataan sekä miten toimintaa seurataan ja kehitetään palautteen avulla.
Käyttöönotto vaatii alkuvaiheessa jonkin verran aikaa ja henkilöstöresursseja. Yhden ryhmän suunnittelu vie muutamia työpäiviä, mutta toiminnan vakiintuessa työaikaa kuluu vähemmän. Tarvitaan perusosaamista digivälineiden käytöstä, ryhmänohjaustaitoja ja halua kehittää toimintaa. Mahdollisia kustannuksia syntyy lähinnä mahdollisista ylimääräisistä laitteista (kuulokkeet, mikrofonit, kamerat ja tietokoneet) sekä alustalisensseistä.
Toimintamallin vahvuus on sen joustavuus ja monistettavuus. Se soveltuu eri kohderyhmille ja toimintaympäristöihin, kunhan varmistetaan riittävä tuki, koulutus ja realistinen aikataulu.
